No Stress IT

No Stress IT -оптовая закупка из-за границы и поставка в розничные сети по России компьютерного оборудования Dell, Huawei и др.

Компания работает с небольшим кругом клиентов, но от каждого клиента одновременно может поступать до 10 заказов на разную продукцию. При этом цикл сделки может достигать 1 месяца.
До внедрения Битрикс24 менеджеры обрабатывали заявки через эл.почту, а заказы и все данные фиксировали в Excel.
Было принято решение расширять и автоматизировать работу с помощью Битрикс24, компания обратилась к нам. Мы провели аналитику внутренних процессов и составили дорожную карту, по которой двигались в процессе внедрения

В начале работы мы добавили сотрудников на портал и настроили структуру компании, отдел продаж. 
Далее организовали работу с лидами. Подключили через Wazzup 1 телефонный номер, на который пишут новые клиенты.
Через почту лиды не создаются, менеджеры заводят заказы сразу в виде сделок.

Основная воронка. В ней работают менеджеры по продажам.
Здесь мы настроили разные стадии и поля. 
В процессе ведения сделки создается ряд документов, которые нужно добавлять на разных стадиях. Для каждого документа мы предусмотрели отдельное поле и настройки. Менеджер не может перейти на другую стадию сделки, пока не будет загружен документ из предыдущей стадии, например КП, квитанции, счет, акт, накладная и др. Документы по данной сделке сразу содержат счета и для Поставщиков, и для Заказчика, что делает работу по заказу максимально удобной.
В этой воронке есть стадия “Запрос на скидку”. Когда клиент запрашивает спец.условия, менеджер переводит сделку на эту стадию. Срабатывает автоматическое перенаправление сделки в другое направление (воронку) Нестандартный запрос. В этой сделке автоматически становится ответственным Генеральный директор, который принимает решение о скидках и согласовывает условия.
Третья воронка Отложенные сделки – если из Основной воронки сделка задержалась на какой-либо стадии больше 3х недель, она попадает в это направление, и Руководитель проектов берет ее в работу.
Настроили списочную форму отображения сделок с информативным интерфейсом привычным менеджерам.

С помощью роботов мы настроили автоматическую смену Ответственных в сделках, а также добавили ряд уведомлений для работы с клиентами.
Настроили отображение карточек в канбане, чтобы было видно не только кто создатель, но и кто Ответственный по сделке

Мы создали разработку на php – нумератор, который, согласно определенной логике, автоматически присваивает номер заказа в сделке, которую создал менеджер.
Этот же номер идет в документы (накладные, счета, закрывающие документы)

Менеджеры общаются с клиентами и получают заказы через эл.почту. От одного клиента (с одного мейла) за один день может поступить несколько заказов на разное оборудование. В Битрикс24 нельзя разделить цепочку входящих писем от 1 контакта на разные сделки, чтобы письмо с одной темой попадало в одну сделку, а с другой в другую. Вся переписка дублируется в первую активную сделку. 
Так как сделки долгосрочные, мы отключили почту от генерации лидов и менеджер вручную заводит сделки, когда поступает заказ. А разработанный нумератор позволяет вести каждый заказ отдельно, имея всю необходимую информацию.

На данный момент, на портале работает 8 сотрудников: менеджеры отдела продаж, отдела маркетинга и руководители.
Они активно пользуются CRM. Видят на какой стадии находятся сделки и имеют удобный доступ к документам. Ставят себе напоминания на созвоны с клиентами.
Автоматизация в случае нестандартных запросов и перенаправление сделки на руководителя для согласования скидки очень ускорила работу  с заказами.
Маркетологи пользуясь шаблонами e-mail писем и сегментами клиентской базы выполняют рекламные рассылки с целью привлечения новых лидов.

В компании появилась удобная и прозрачная система работы как с клиентами так и между менеджерами и руководителями.
Все долгосрочные сделки ведутся в одной системе, что значительно увеличило скорость принятия решений.
Заказы не теряются, а руководители контролируют процесс.
Появилось удобство контроля статуса сделки с учетом сложности воронки (много этапов) и хранения документов в каждой сделке.

За время работы, решили перейти со Стандартного на Профессиональный тариф, что позволит провести еще больше автоматизаций и расширить возможности. 
Профессиональная команда менеджеров, очень вовлечена в работу и активно используют портал, интересуются разными функциями, задают вопросы.
Мы проактивно предлагаем клиенту решения для автоматизации документооборота и CRM-системы, с учетом специфики их бизнеса. Клиент выбирает заинтересовавшие его кейсы, которые мы реализовываем.