О компании
Московский экспортный центр (АНО «МЭЦ») продвигает продукцию столичных производителей на зарубежные рынки. Выступает в качестве «единого окна» для оказания финансовой и нефинансовой поддержки экспортноориентированными компаниям города. МЭЦ работает над увеличением числа экспортеров и реализует проекты по эффективному развитию их внешнеэкономической деятельности.
Число сотрудников: 200
Тип лицензии Битрикс24: Корпоративный портал 250

Необходимость внедрения Битрикс24 
Ранее заказчик использовал другую платформу CRM. В связи с внешнеэкономической и политической ситуаций, а также с целью оптимизации расходов на развитие CRM, клиентом было принято решение о переходе на Битрикс24. Кроме того, Заказчик ранее использовал 1С-Битрикс Корпоративный портал, однако функционал системы не был настроен должным образом для работы организации.
Поставленные задачи
Нам необходимо было осуществить перенос данных и настроенного функционала из BPMSoft CRM (ex. Terrasoft Creatio) в CRM систему Битрикс24, а также добавить новые возможности для работы сотрудников.
Настроенный функционал должен включать в себя все коммуникации (чаты, телефония и почта), настроенные воронки лидов и сделок, бизнес-процессы, интеграции с внешними системами (такими как реестры МСП, Mindbox, Контур Фокус, ИС РПП, Внешний контакт-центр).

Работа над проектом. Выполненные задачи
Кратко о том, что мы сделали.
1. Выполнили базовую настройку Битрикс24 на 250 пользователей.
2. Произвели миграцию данных из BPMSoft.
В рамках миграции мы выполнили анализ структуры данных существующего решения. Также, произвели сопоставление полей и сущностей с новой CRM Битрикс24 и согласовали с заказчиком. В качестве подготовительных работ осуществили предварительную настройку справочников и технических полей для указания взаимосвязей между ними. 
В общей сложности мы перенесли более 1 000 000 объектов. Осуществили миграцию лидов, контактов, компаний, звонков, заключенных контрактов, наименований продуктов, файлов лидов. Это сложный процесс, включающий в себя не только перенос самих сущностей, но и связей между ними.
3. Перенесли настроенный функционал из существующей CRM системы.
Заказчику было важно сохранить существующую логику процессов. Поэтому мы настроили этапы лидов, воронок продаж и объектов. Настроили интеграции форм с web-ресурсов с CRM-системой или внешними системами. Настроили поиск реквизитов компании по наименованию. Расскажем подробнее.
Процесс работ
Базовая настройка Битрикс24. Итак, для начала мы обновили до последней версии коробочную версию Битрикс24 на сервере клиента. Далее, согласно предоставленным спискам подразделений и руководителей создали организационную структуру компании внутри CRM-системы на 250 пользователей. Настроили права групп, а также резервное копирование и восстановление системы.
Миграция данных. Здесь мы перенесли данные из BPMsoft в CRM-систему Битрикс24. Миграция была осуществлена в соответствии с данными, которые предоставил заказчик. А они, в свою очередь, включали в себя справочники и отметки о взаимосвязи между объектами, что необходимо для качественного переноса данных. Потому что для дальнейшей работы клиента нам было важно сохранить взаимосвязи между объектами системы.
Перенос настроенного функционала из существующей CRM системы. Один из важнейших этапов проекта — корректный перенос всего настроенного в другой системе функционала. Важно было не только сохранить логику, но и оставить его привычным и понятным для сотрудников. В рамках этой задачи были перенесены следующие процессы:

• взаимодействие с формами лендингов, внешними системами, личным кабинетом заявителя; 
• базовый интерфейс пользователей CRM (лиды, карточки контакта, компании, заключенные контракты, вкладки, справочники, разделы, детали, поля); 
• взаимодействие с системами обогащения данными, реестром МСП, Контур фокус и DaData; 
• взаимодействие с телефонией внешнего контактного центра (предоставление API методов); 
• взаимодействие с ИС РПП по заявкам и документам; 
• взаимодействие со СМЭВ; 
• взаимодействие с личными кабинетами и мобильным приложением полуавтоматическая дедупликация данных лида (обращения); 
• частично настроенные аналитические дашборды в части ключевых показателей; ведение базы клиентов и контактов.

Мы, в свою очередь перенесли функции из прошлой CRM и выполнили следующие мероприятия по настройке CRM системы:

• настроили карточки сущностей, воронки лидов, воронки сделки, автоматизацию бизнес-процессов (более 40 бизнес-процессов); 
• оптимизировали внешний вид карточек лида, контакта, сделки (мы оставили только необходимые поля, которые составили 800 штук); 
• настроили типовые фильтры лидов, сделок, дел; 
• настроили стадии лидов и сделок, в соответствии с пожеланиями клиента; 
• импортировали имеющиеся лиды, сделки, компании, товары, заключенные контракты и звонки из предоставленных нам файлов и настроили связи; 
• разработали процессы согласования на этапах сделок в CRM-системы; 
• добавили авто обновление статуса компаний в реестре МСП раз в месяц;
• наполнили базу знаний по добавленным функциям.

Также осуществили интеграцию с системой «Манго телефония» на 200 пользователей. Это удобная многоканальная связь, которая не зависит ни от расстояния, ни от типа связи. Это в свою очередь дает возможность подключить номера любого типа и бесплатно общаться внутри единой рабочей сети, а так же прослушивать звонки с клиентами из сделок и быстрее находить клиентов при входящем звонке.
Для интеграции мы проделали следующую работу:

• изучили настройки телефонии, логики маршрутизации и определили доступность телефонии вне локальной сети, продиагностировали совместимости; 
• настроили звонок клиенту в один клик из CRM-системы; 
• настроили всплывающую карточку с информацией о клиенте при входящем звонке; 
• настроили запись разговоров и прослушивания записи в карточке клиента; 
• настроили автоматическое распределение звонков клиентов на ответственных сотрудников; 
• настроили получение информации о пропущенных вызовах в области уведомлений CRM-системы; 
• настроили работу со скриптами в интерфейсе CRM-системы; 
• настроили видимость из какого канала и рекламной кампании обратился клиент интеграции со сквозной аналитики в CRM-систему; 
• настроили статистику и анализ количества потерянных звонков при ожидании и в голосовом меню; 
• настроили правила распределения с учетом данных из карточки клиента или сделки.

Интеграции
Важным этапом было обеспечить удобный доступ к привычным сервисам. Мы выполнили пять масштабных интеграций: с внешним контакт-центром, с сервисом по автоматизации маркетинга MindBox для удобной работы маркетологов в двух сервисах в режиме одного окна и с информационной системой развития предпринимательства и промышленности.
Также, провели интеграцию с Личными кабинетами МЭЦ и с сервисом Контур Фокус.
Все эти интеграции помогают в автоматизации повседневных задач, сокращают время на переключение между окнами и в принципе ускоряют рабочие процессы.

Преимущества от внедрения 
Главное преимущество от внедрения – это то, что в условиях непредвиденной ситуации, компания смогла продолжить работу в CRM-системе с привычным функционалом. Каждый отдел, работающий с Битрикс24 оценил удобство системы. Руководитель колл-центра видит всю информацию по звонкам от внешнего контакт-центра в Битрикс24. Маркетологи могут сегментировать базу более точечно, ведь настроена интеграция с MindBox