Международная академия коучинга (ICA)

ICA— первая международная академия коучинга и бизнес образования в России. Занимается обучением коучингу более 25 лет по стандартам ICF для бизнес-среды и решает задачи компаний через бизнес-образование.

Академия работает по всей России.

https://coacha.ru/

На момент обращения у клиента уже был портал Битрикс24, на котором были выполнены настройки, разработки и интеграции.

На портале работают сотрудники из разных отделов:

• Отдел координации обучения

• Учебный центр

• Отдел продаж

• Отдел маркетинга и рекламы

Число сотрудников, работающих в Битрикс24 – 12.

К нам клиент обратился, имея ряд сложных технических задач, требующих решения и исправления:

1. Исправить ошибки при создании бэкапа портала.

2. Выстроить работу с формами на сайте.

3. Настроить редактируемые шаблоны писем.

4. Устранить засорение Диска вложениями из писем на почте.

5. Настроить CRON для регулярной синхронизации с почтой.

В первую очередь мы развернули тестовый портал и подключили порталы к системе контроля версий git, которая позволяет сохранять контрольные точки проекта и обеспечивает удобство работы для разработчиков. 

Устранили ошибку создания бэкапа портала:

• обновили портал

• исправили структуру баз данных

• исправили права доступа к файлам

• подключили облачный бэкап

Далее разобрались как засоряется Диск вложениями из почты, показали клиенту, как можно безопасно удалять файлы и автоматизировать этот процесс.

Разработки 

Задача 1. Выстроить работу с формами на сайте более продуктивно.

Так как компания предлагает множество разных коучинговых программ, на сайте под каждое предложение подключены разные формы.

Каждая заполненная форма – новый Лид в Битрикс24.

Мы сделали проверку, которая сверяет заполненные данные, а именно телефон и email с уже существующей клиентской базой на предмет совпадения.

Если этот клиент уже есть в базе, то в карточке Лида автоматически назначается ответственным менеджер, который ранее уже работал с этим клиентом.

Если совпадений с базой клиентов не найдено, то идет распределение между менеджерами.

С какими техническими сложностями пришлось столкнуться

Такой алгоритм проверки и присваивания ответственного менеджера есть в Сделках, но его нет на Лидах. Поэтому мы написали php код, который выполняет проверку и назначает менеджера.

Задача 2. Настроить редактируемые шаблоны автоответов на почте.

Академия проводит большое количество мероприятий, у каждого на портале есть свой уникальный код и соответствующая почтовая рассылка. Ранее шаблоны писем были настроены через бизнес-процесс.  Найти нужный код в большой ветке процесса и отредактировать эти шаблоны было сложно. Также не было наглядно видно итоговое письмо.

Мы настроили письма через почтовые шаблоны, благодаря чему интерфейс для сотрудников стал более user-friendly.

Задача 3. Настроить CRON для регулярной синхронизации с почтой.

Благодаря данной разработке, почта проверяется раз в 2 минуты и все письма сразу попадают на портал без задержек.

Отчеты

Для сотрудников отдела маркетинга и рекламы провели демонстрацию и обучение, как пользоваться стандартными инструментами CRM-аналитики, конструктором отчетов и как с помощью фильтров смотреть статистику в CRM.

Работа с решением. Достигнутые результаты

Какая функциональность активнее всего используется?

Так как на сайте для каждого курса, ивента, семинара и других мероприятий создана своя форма, активнее всего работает создание Лидов после заполнения данных форм на сайте. После попадания лида в CRM, запускается процесс проверки клиента и распределения между менеджерами для дальнейшей работы с ним.

Отдел маркетинга использует фильтры и CRM-аналитику для анализа количества лидов и конверсии успешных сделок.

Автоматическое присваивание Лидам ответственных менеджеров, экономит для компании много времени, так как ранее это делалось вручную. 

Менеджеры отмечают, что работать стало легче, так как они сразу получают запрос от своих клиентов и могут связаться с ними для уточнения деталей.

Процесс оценки руководством количественных показателей по продажам с помощью отчетов значительно ускорился. Теперь руководитель отдела в 2 клика может посмотреть точную информацию по количеству Лидов и конверсии.

С помощью применения шаблонов писем значительно упростили процесс корректировки шаблонов автоответов. Теперь не нужно тратить время на поиски нужного письма. В шаблонах легко вносить нужные правки и сразу видно, как будет выглядеть это письмо.

Специалисты компании больше не переживают за возможную потерю данных благодаря тому, что бэкап делается качественно и без ошибок. В случае любого сбоя или перед любой разработкой, все данные будет легко восстановить.

Отзыв заказчика о проделанной работе

Мы продолжаем работать с клиентом в режиме сопровождения портала. 

В данный момент настраиваем автоматизацию работы с шаблонами документов в сделках, что позволит значительно ускорить работу менеджеров и повысить удобство взаимодействия с разными документами.

Комплекс выполненных и планируемых задач позволяет компании использовать все преимущества платформы коробочного Битрикс24, с учетом многообразия поступающих данных у конкретного бизнеса.