Коробочная CRM для аутстаффинга

Внедрение для компании ЦЕНТРМИГ 

Краткая информация о клиенте

ЦЕНТРМИГ – аутстаффинговая компания, оказывающее полный спектр услуг по предоставлению внештатных сотрудников и законному трудоустройству иностранцев.

С какими задачами пришел клиент

Еще на старте работ клиент четко сформулировал нам свою основную потребность: перевести отдел продаж с работы «по старинке» на полное ведение клиентов в CRM-системе. Четкость формулировки подкреплялась наличием уже составленного технического задания на настройку.

По ходу всего проекта нашим основным контактным лицом, помощник и товарищем был руководитель IT-департамента компании. В связке с ним мы общались с отделом продаж для уточнения требований, переносили данные о клиентах и настраивал разнообразные интеграции.

Процесс внедрения: 

1. Собрали требования

Несмотря на наличие описания необходимых настроек, мы запросили проведение стандартного предпроектного интервью для выявления требований. Мы всегда стараемся начинать проект именно с этого, кроме случаев, когда настройка по готовому ТЗ является обязательным условием проекта. Если текстовое описание или схема процесса уже есть, то мы просто меняем формат на совместное чтение-обсуждение.

Здесь мы сразу же столкнулись с препятствием: клиент отклонил наш запрос на проведение предпроектного интервью с руководством и представителями отдела продаж. После обсуждения мы сошлись на текстовом обсуждении и согласовании схемы процесса, которую нужно было реализовать на базе предоставленного технического задания, причем в процессе участвовали, со стороны заказчика, только IT-директор и один менеджер отдела продаж.

Хотя это и сократило трудозатраты на проектирование как для заказчика, так и для нас, в конечном итоге такой подход вернулся нам позже в виде негатива со стороны отдела продаж: менеджеры раскритиковали некоторые части процесса, посчитав их недостаточно продуманными, и нам пришлось вносить коррективы уже на ходу после запуска в эксплуатацию.

Мы не рекомендуем отказываться от проведения предпроектного интервью. Даже если процесс уже описан, формат совместного обсуждения и мозгового штурма позволяет выявить максимальное количество шероховатостей и убедиться, что все стороны понимают написанное одинаково. Кроме того, при обсуждении часто прямо на ходу формулируются дополнительные пожелания или требования, которые иначе вовсе не были бы озвучены – сам формат встречи подталкивает к высказыванию новых идей.

2. Подключили почту, сайт и телефонию

В рамках проекта мы развернули коробочный дистрибутив Битрикс24 Корпоративный портал на виртуальном выделенном сервере, а также интегрировали его с телефонией UIS и корпоративной почтой – в последнем случае понадобилось серьезно «поколдовать» с настройками Яндекса.

Звонки отображаются в мессенджере Битрикс24 с дальнейшей возможностью двумя нажатиями сохранить их в виде карточки CRM, а заявки с формы на сайте сразу же попадают в систему в виде лидов для обработки.

Все возникшие сложности оперативно решались благодаря вовлеченности руководителя IT-департамента; некоторые настройки он даже забирал на себя :) (например, самостоятельно установил виджет на сайт).

3. Перенесли базы соискателей и действующих и потенциальных клиентов

В отличии от некоторых других проектов, в этот раз импорт данных не стал источником существенных сложностей, несмотря на большой объем. Основным нюансом стало разделение клиентов по типам – за время работы у компании сформировалась достаточно сложная система категорий.

4. Построили воронки лидов и сделок

По результатам текстового обсуждения мы внесли корректировки в описанный в ТЗ список стадии, сформировали схему и согласовали её с клиентом. Воронка лидов прошла тест временем и обсуждением с менеджерами отдела продаж, а вот воронка сделок в процессе работы существенно изменилась.

Схема работы в системе в нотации BPMN. Самый главный артефакт практически любого проекта.

Достигнутые результаты

Мы получили большое удовольствие от работы с ЦЕНТРМИГ: взвешенная и своевременная реакция на наши запросы и прозрачная коммуникация по проблемным моментам скрасили наш новогодний сезон 2022-2023.

Важным бонусом проекта стало активное использование функционала Битрикс24 для совместной работы: в частности, чатов и задач. Несмотря на то, что наше участие в этих аспектах было минимальным, мы всегда радуемся, когда видим, что любимый нами продукт принес пользу и органично встроился в жизнь компании.

Преимущества от внедрения

✅ Перенесены базы клиентов и персонала;
✅ Подключены почта и телефония;
✅ Отдел продаж перешел на Битрикс24;
✅ Совместная работа всей команды ведется в Битрикс24.