ТК-Эделис

Внедрение Битрикс24 для компании Эделис 

Краткая информация о клиенте

Транспортная компания Эделис осуществляет перевозки по России для физических и юридических лиц. Основное направление деятельности компании — перевозка вещей в другой город. География заказов выходит за границы России.

В компании 37 сотрудников работают в CRM-системе.

Необходимость внедрения Битрикс24

У клиента была настроена работа call-центра, которые обрабатывали круглосуточно заявки входящие на переезд, но не было системы в отделе логистов. Подтвержденные заявки на переезд передавались логистам на бумаге. Это приводило часто к потерям заявок в отделе логистики, срыву сроков, и, как следствие, потере клиентов и денег.

Нужно было описать бизнес-процесс и оцифровать, так как не было готовых регламентов. На основе аудита, поставили ряд задач:

• стандартизировать работу сотрудников отдела логистики;

• объединить всех сотрудников в едином корпоративном портале;

• упростить работу по учету переездов и передаче денежных средств.

У клиента был запрос на хранение информации о перевозчиках, с которыми они сотрудничают. Без этой информации специалисту по АТИ приходилось тратить дополнительное время на просмотр заявившихся компаний на перевозку, смотреть отзывы и спрашивать у логистов, было ли уже сотрудничество с ними и какой результат.

Процесс внедрения, особенности проекта

Для работы была выбрана облачная версия Битрикс24. В первую очередь необходимо было внедрить корпоративный портал, сделать основные настройки и особе внимание уделить автоматизации работы логистов. Мы провели следующие работы в проекте на основе анализа БП:

• Были реализованы базовые настройки карточек: лида, сделки, контакта и компании. Организовали две взаимосвязанные воронки: call-центр и отдел логистики. Разграничили доступ специалистов к Сделкам в разных воронках.

• Настроены автоматизации, напоминающие сотрудникам call-центра о задачах по клиенту, задержках по каким-либо стадиям воронки, чтобы ускорить процесс по принятию решения. 

• Настроены автоматизации для руководителя отдела логистики для оперативного извещения о новой заявке на переезд. Он распределяет заявки на группы логистов.

• Настроены автоматизации для логистов, специалистов по АТИ и финансового отдела, чтобы каждый член команды знал свои задачи, сроки исполнения и качественно проводил работу с клиентом. 

Наша команда организовала работу компании-заказчика в рамках корпоративного портала и провела обучение сотрудников.

Работа с решением. Достигнутые результаты

После внедрения и настройки корпортала, взаимное сотрудничество внутри команды, а также работа отдела логистики наладилась:

• У заказчика появилась прозрачная система по учету заявок и денег, поэтому стало проще планировать затраты на рекламу, выплаты партнерам по перевозкам и загрузке отдела логистики.

• Каждый логист видит, сколько переездов у него совершается в течение дня. Это позволяет не пропустить контроль партнера-перевозчика по доставке груза и оплаты со стороны клиента.

• В процесс работы отдела логистики стало проще вводить новых сотрудников, т.к. автоматизации позволяли видеть, что и когда нужно делать. 

• В Битрикс24 был добавлен шаблон договора, в который подтягивалась информация из карточки Сделки. Специалистам не нужно было тратить время на бумажную работу.

Преимущества от внедрения

Благодаря внедрению у клиента появилось единое пространство для работы всех отделов компании. Главным достижением стало внедрение системы в работе отдела логистики, прозрачность по загрузке специалистов. За счет системы удалось снизить процент потерянных заявок, готовых к переезду, ввести трекинг по выезду подрядчика - перевозчика и доставке в финальную точку маршрута. Благодаря работе в едином пространстве Заказчик смог прогнозировать прибыль и затраты за счет этого удается избежать кассовых разрывов. 

Примеры использования системы в рабочих ситуациях

Call-центр получает новую заявку на переезд, заносит её в Битрикс24, квалифицирует клиента и заполняет обязательную информацию для организации переезда. После этого передает Руководителю логистов заявку путем перевода на определенную стадию по воронке. Руководитель логистов распределяет заявки по группам. Далее подключается Руководитель группы логистов и распределяет заявки среди специалистов команды. Назначенный логист связывается с клиентом, оформляет договор и отслеживает факт переезда - доставки груза. По факту доставки отправляет счет или реквизиты для оплаты клиенту, передает заявку в финансовый отдел и ждет подтверждения оплаты. После отметки в истории сделки о приходе денежных средств успешно завершает сделку.