Кейс ГК «Благо»: внедрили корпоративный портал с NPS 96% и КЭДО для 3000+ сотрудников

ГК «Благо» — один из ведущих производителей растительных масел в России. Входит в число лидеров масложировой отрасли РФ. Продукция представлена во всех ведущих торговых сетях России и экспортируется в 29 стран.

ГК «Благо» в цифрах:

• 1,4 млн тонн масличных переработано на заводах

• Топ-3 крупнейших переработчиков подсолнечника в РФ

• №1 по экспорту бутилированного подсолнечного масла из РФ за 2023 г.

• 20+ стран приобрели продукцию компании

• 3000+ сотрудников

Ситуация: весь персонал компании можно разделить на 2 категории:

• ~15% — cотрудники бэк-офиса (в основном в Санкт-Петербурге) 

• ~85% — работники производственных площадок (заводов) в регионах

При этом доступом к ПК обладали лишь ~19% работников заводов — это усложняло возможность автоматизации и цифровизации операционных процессов. Дополнительная проблема состояла в том, что производственные площадки находятся в географической удалённости друг от друга: главный офис находится в Санкт-Петербурге, а 7 заводов распределены по 5 регионам в европейской части России и Сибири.

До внедрения портала у заказчика не было централизованного подхода к обмену информацией — чаще всего она распространялась с помощью печатных информационных листов, email-рассылок и из уста в уста. 

Большое влияние оказывал человеческий фактор: всегда был риск не заметить информационный лист или рассылку, получить информацию с опозданием или в искажённом виде, вовсе забыть её передать сотрудникам. 

За распространение информации на производственных площадках отвечали HR-специалисты и руководители подразделений. Из-за наличия дополнительных участников в цепочке коммуникаций уходило ещё больше времени на передачу и возникал эффект «испорченного телефона», поэтому коммуникации внутри компании были малоэффективны.

Отдельной проблемой была разрозненность в управлении проектами: в каждом подразделении использовали своё решение (Teams, Trello или MS Project), что мешало эффективному кросс-функциональному взаимодействию.

Ключевая задача: разработать корпоративный портал на базе «1С-Битрикс24», чтобы сформировать единую информационную среду, автоматизировать HR-процессы и внедрить КЭДО.

Бизнес-требования:

1. Сформировать единый информационно-сервисный ресурс и общую среду для удобства работы, адаптации и развития сотрудников. 

2. Увеличить эффективность работы и вовлеченность сотрудников: повысить уровень информационной открытости, устранить внутренние информационные барьеры, повысить скорость и качество коммуникаций для решения профессиональных и социальных вопросов.

3. Автоматизировать работу с заявками в кадровую службу с помощью внедрения КЭДО. 

4. Обеспечить оперативный доступ и обмен информацией в общедоступном внутрикорпоративном информационном пространстве.

5. Повысить уровень мобильности: сократить потери рабочего времени сотрудников и предоставить доступ к возможностям портала с мобильных устройств.

6. Объединить на одной платформе управление проектами в подразделениях.

ППО и разработка UI-kit

Работу с проектом мы начали с предпроектного обследования и организации серии установочных встреч с заказчиком — по итогам этих интервью зафиксировали бизнес-требования в техническом задании, затем перешли к подготовке интерфейсов. Для заказчика была важна не только широкая функциональность корпоративного портала, но и его внешний вид, который должен был соответствовать фирменному стилю ГК «Благо».

На основе собранных требований от заказчика и корпоративного брендбука мы разработали UI-kit, где регламентировали внешний вид иконок, кнопок, фильтров и многих других элементов — впоследствии это позволило нам быстрее готовить макеты и выпускать новые разделы портала.

Также мы учли, что сотрудники будут пользоваться порталом не только с ПК, но на смартфонах и в инфокиосках на производственных площадках, поэтому дизайн страниц делали адаптивным для всех устройств.

Совместно с заказчиком мы решили, что разделим проект на 3 этапа: в рамках этапа MVP1 внедрили ключевые базовые возможности портала, а на этапах MVP2 и MVP3 продолжим развитие его возможностей — такой подход позволил быстро запустить сотрудников в интранет и дорабатывать систему с учётом их обратной связи.


Внедрение портала (MVP1)

• Личная карточка сотрудника — классический личный профиль с полной контактной информацией и возможностями личного кабинета, в котором можно заказать справку или расчетный лист, перейти к оформлению отпуска, оформить заявку и отслеживать статус ее выполнения.
  
  
  
• Расчётный лист. В данном разделе сотрудник может сформировать расчётный лист в несколько кликов. Для подтверждения личности настроена SMS-авторизация — при запросе листа необходимо указать PIN-код. Сотрудник получит уведомление в «колокольчик», когда документ будет готов к скачиванию. По готовности документ можно открыть или скачать.
  
  
• График отсутствий и остаток отпусков. В этом разделе сотрудники и руководители могут ознакомиться с графиком отсутствий за год и историей ранее оформленных отпусков. График можно посмотреть по конкретному сотруднику или в целом по подразделению.
  
  

• Новости. В разделе публикуются актуальные и важные новости компании. По запросу клиента мы выполнили небольшую доработку: новости, опубликованные на сайте компании, автоматически появляются и на портале. В разделе реализованы необходимые инструменты для вовлечения читателей: новости можно «лайкать» и делиться ссылками на них. Сотрудники могут быть не только читателями, но и авторами — в разделе реализован функционал «Предложить новость». Предложенная новость будет размещена не сразу — перед публикацией её сначала проверит модератор.

• О компании. Помимо классических разделов с историей компании и ключевыми фактами о текущей деятельности, здесь доступна интерактивная карта производственных площадок — в ней можно перейти на страницу конкретного завода, чтобы не только узнать общие факты о площадке, но и посмотреть список сотрудников, получить контакты офис-менеджера или ознакомиться с новостями. Далее есть возможность перейти из карточки сотрудника в его подразделение или в проекты с его участием.
  
  
• Вакансии. На портале сотрудники могут ознакомиться с открытыми вакансиями компании — для поиска релевантных из них предусмотрены удобная фильтрация и поиск. Сотрудник может откликнуться на вакансию от своего имени или порекомендовать кандидата. Менеджерам по подбору персонала доступен весь необходимый функционал управления вакансиями: публикация и редактирование, работа с откликами, перенос в архив и добавление в черновики. Для рекрутеров предусмотрен полноценный функционал управления контентом, который позволяет удобно и быстро публиковать вакансии на портале: удобная форма с разделением по полям, возможность создавать и применять шаблоны вакансий, отправка на модерацию для проверки перед размещением.
  
  
• Новому сотруднику. Для новичков разработан специальный раздел, где им доступны памятка с организационной информацией и полезными материалами, которые пригодятся на этапе адаптации. В отдельной вкладке отображаются цели сотрудника на испытательный срок и прогресс их выполнения — например, в них могут входить запланированные встречи с руководителем и сотрудниками кадровой службы (welcome training, встречи-знакомства с сотрудниками других подразделений, задания и т. д.). 
  
  
  
  
• Организационная структура
• Чаты и центр уведомлений
• Задачи, проекты, рабочие группы
• Страница авторизации и смены пароля
• Интеграции с внешними системами: Active Directory, 1C: ЗУП, Новости с сайта
  
  

Развитие портала (MVP2)

• Сервис КЭДО. До внедрения портала все заявки на получение справок и копий документов отрабатывались через электронную почту. Запросы от сотрудников приходили на почту, Microsoft Teams, через телефон и очное обращение, а отслеживать статус их выполнения было невозможно — это увеличивало срок подготовки документов и повышало вероятности потери заявки.
  
  Мы реализовали интерфейс подачи и обработки запросов в кадровую службу — теперь система оповещает пользователей о поступлении заявки, изменении статуса выполнения и завершении обработки не только с помощью писем на электронную почту, но и в «колокольчике» уведомлений на портале, с помощью SMS-сообщений и уведомлений через телеграм-бота.
  
  Маршруты согласования реализованы на внутренних бизнес-процессах корпоративного портала — процесс подписания и согласования полностью проходит в одной системе как для сотрудника, так и для руководителя, который может быстро согласовать заявление, отправить его на доработку или отклонить. О необходимости подписать документ сотрудники и руководители узнают благодаря уведомлениям в «колокольчике» на портале.
  
  В зависимости от типа заявки для подписания используются:
  
  - ПЭП (только нажатие кнопки на портале)
  - УНЭП (кроме нажатия кнопки, пользователь должен ввести код из SMS)
  - УКЭП (кроме нажатия кнопки, пользователь должен подписать документ через КриптоПро с помощью сертификата)
  
  На основании заявления в 1С:ЗУП автоматически создаётся документ (например, на отсутствие) — кадровому специалисту не приходится повторно вносить данные, вся информация доступна в карточке документа.
  
  
  
  
  
• Заявка на подбор персонала
  
  До внедрения портала процесс оформления заявки на подбор персонала был неудобен и трудно отслеживаемым: нужно было оформлять по шаблону, а затем направлять на почту или приносить в бумажном виде сотруднику отдела подбора персонала, который отбирал подходящих кандидатов и вёл дальнейшую работу на платформе для автоматизации рекрутинговых процессов.
  
  Портал стал внутренним инструментом для сбора и согласования заявок на подбор персонала — для полноценной работы мы настроили интеграцию портала с 1С:ЗУП и сторонней системой КЭДО для двухстороннего подписания всех необходимых документов. Также мы выполнили интеграцию с ПО для автоматизации рекрутинговых процессов — от этой платформы заказчик также решил не отказываться, так как сервис гибко интегрируется с рекрутинговыми сайтами. 
  
  
  
  
• Интеграции: со сторонней системой КЭДО, с ПО для автоматизации рекрутинговых процессов (двусторонняя интеграция по заявкам на подбор), с SMS-шлюзом (для авторизации пользователей)
• Обратная связь
• Избранное
• Полезные телефоны
• База знаний и документы
• Новое на портале
  
  

Развитие портала (MVP3)

На данный момент на корпоративном портале внедрены и автоматизированы ключевые бизнес-процессы — в рамках этапа MVP3 команда дорабатывает ранее реализованный функционал.

Что входит в MVP3:

• Обращения в юридический отдел
• Сервис «Заявки на подбор персонала»: согласование оффера и доработка интеграции в части публикации вакансий
• Развитие КЭДО

Также в будущем планируется решить на портале задачу по автоматизации учёта рабочего времени.

1. Разработали единое пространство для удобной работы и взаимодействия сотрудников. Для всех 3000+ сотрудников ГК «Благо» теперь доступен корпоративный информационно-сервисный ресурс, который обеспечивает оперативный обмен информацией и доступ к корпоративным сервисам.

2. Ускорили операционную деятельность. С помощью портала удалось оцифровать работу с корпоративными сервисами и заявками в кадровую службу — это помогло устранить внутренние информационные барьеры и сократить потери рабочего времени сотрудников на непрофильные задачи.
   

3. Оптимизировали документооборот. Благодаря внедрению КЭДО и интеграциям с внешними системами кадровые вопросы решаются с помощью заявок на портале в пару кликов.

4. Увеличили эффективность работы и вовлеченность сотрудников. Внедрение портала позволило повысить уровень информационной открытости, повысить скорость и качество коммуникаций для решения профессиональных и социальных вопросов.
   

5. Повысили доступность корпоративных сервисов. Работники производственных площадок ГК «Благо» по всей России получили удобный доступ к необходимым возможностям портала не только на персональных компьютерах, но и на смартфонах и инфокиосках.

6. Перенесли управление проектами на единую платформу. Теперь все подразделения ведут свои проекты на корпоративном портале — это позволило повысить эффективность кросс-функционального взаимодействия.

Результаты NPS-опроса

В ноябре 2024 г. заказчик провёл внутренний опрос пользователей корпоративного портала — это позволило выяснить, какие сервисы сотрудники оценивают наиболее высоко, что им нравится или не нравится на портале. В опросе была предусмотрена возможность поделиться идеей для улучшения — обратная связь от сотрудников помогает заказчику придерживаться user-friendly подхода при развитии портала.

По итогам опроса:

✅ 96% респондентов готовы рекомендовать портал;
✅ Средняя оценка сервисов на портале — 4,24 балла из 5.
✅ Самые высоко оцененные сервисы: Справочник сотрудников (4,58 баллов из 5) и КЭДО (4,32).


Менеджер проектов цифровой трансформации управления персоналом: «У нас была задача создать единую общую среду, которая будет способствовать развитию, адаптации и удобной работе сотрудников ГК «Благо». Идея была в том, чтобы каждый сотрудник — независимо от того, работает он в офисе или на заводе — мог быстро найти нужную информацию, заказать справку, узнать новости компании и т. д. Вместе с командой «Эм Си Арт» мы создали удобный многофункциональный портал, который стал незаменимым инструментом в ежедневной работе всех сотрудников. Отдельно отметим, что порталом приятно пользоваться благодаря дружелюбному и яркому дизайну в корпоративных цветах».

Руководитель направления внутренних коммуникаций и работы с вовлеченностью персонала: «Ключевая задача состояла не просто в том, чтобы создать единую информационную среду с доступными цифровыми сервисами, но и реализовать её в user-friendly интерфейсе — таком, чтобы каждому сотруднику было понятно и у него не возникало ситуации “я куда-то ткнул и всё исчезло”. Недавний внутренний опрос показал, что наши совместные усилия с командой “Эм Си Арт” не пропали даром — сотрудники всё активнее знакомятся с возможностями портала».