“Бесшовная” замена CRM-системы

“Бесшовная” замена CRM-системы: кейс Региональной сбытовой компании

РСК — Региональная сбытовая компания, независимый коммерческий поставщик электроснабжения для бизнеса по всей России. Компании необходимо было полностью сменить CRM, которая использовалась в компании, на новую - Битрикс24. 

Предыдущая система:

• не позволяла бизнесу настроить интеграцию с телефонией для учета всех звонков и подведения статистики, электронной почтой, 1С и пр. 

• она была сложной в настройке, участвовала единая регламентная система заполнения карточек о ведении клиента

• не было доступа к аналитике, сложно было понять с чем именно работает конкретный менеджер в данный момент

• не было единого пространства для работы с документами, их приходилось скачивать на личные компьютеры

• не давала возможность анализировать длинные сделки от начала и до завершения, понимать причины сбоев и заминок

Заменить одну систему на другую нужно было таким образом, чтобы сотрудники могли при этом безостановочно продолжать свою работу. 

Задачи были следующие

• перенести в новую CRM данные, накопленные в предыдущей системе,

• создать схожую организацию базы данных. 

Сложности проекта

В самом начале работы выяснилось, что многие элементы структуры (поля) старой системы сотрудниками не использовались и переносить их не было смысла. Нужно было выяснить, какие именно элементы сотрудникам реально необходимы и спроектировать их в новой системе.

Также сотрудники в новой системе не нашли некоторый привычный функционал и его пришлось создавать.

Плюс возникли трудности с переносом данных. Изначально планировалось сделать перенос в данных в Excel-таблицу, а потом загрузить их в Битрикс24. Однако выяснилось, что менеджеры ведут базу по-разному и одни и те же контрагенты записаны не одинаково. Поэтому пришлось привлекать программистов и создавать код для переноса и автоматически переносить информацию о нужных полях.

Результаты

Глобальный проект еще не завершен. Однако на данном этапе компания уже получила возможность работать в другой системе и адаптироваться к ней. Помимо основных работ, были внедрены дополнительные функции. Так, база данных теперь построена более логично. Можно делать разные выборки и сегментировать клиентов, проследить весь их путь от лида до завершения сделки. Доступна информация о том, с кем и над чем сейчас работает конкретный менеджер. Существует четкое разделение, какой филиал с клиентом работаем, поля заполняются корректно.

Также реализовали модуль генерации Excel-документов: они генерируются и их можно редактировать внутри системы. 

Кроме того, сотрудники прошли обучение и теперь используют новую систему для организации всех коммуникаций вместо использования разных чатов.