ВИНТ Сервис (Ремонт и обслуживание винтовых компрессорных станций)

Винт Сервис - Ремонт винтовых компрессорных блоков
Сфера бизнеса: Ремонт винтовых компрессорных блоков
Тип проекта: Облако
Редакция продукта: Стандарт
Подключены отделы: административный, отдел сервиса, в скором времени отдел продаж
Роли: Руководитель, технический специалист
Число сотрудников, которые работают в CRM: 5 человек
Количество офисов/филиалов: 1 в г. Санкт-Петербург

Для компании «Винт Сервис» это внедрение было первичным, до этого всю отчетность они вели в Excel, а все коммуникации происходили через What'sApp, что усложняло работу компании
Ключевую роль при выборе Битрикс24 играли такие составляющие как: возможность централизации потока клиентов и таким образом увеличение конверсии благодаря тому, что ни один клиент не будет утерян (организация процесса сервисного обслуживания), а также возможность хранения и управления базами данных
«Винт Сервис» узнали о нас из рекламы и после качественно проведенного аудита решили с нами работать и решать все задачи по внедрению

- Перед настройкой портала Битрикс24 наш бизнес-аналитик выявил следующие проблемы:
- Не организована система хранения документов
- Не организованы внутренние коммуникации между сотрудниками
- Не организованы коммуникации с клиентами 
- Нет интеграции Бэкофис и 1С
Так же с клиентом в чате могли общаться все менеджеры. Из-за этого могла потеряться суть диалога и доверие от клиента. Так же, после первого контакта, не отправлялась визитка и клиент просто терялся
После настройки портала Битрикс24
Все документы теперь хранятся в одном месте, так как мы загрузили их на облачный диск Битрикс24. Документация ведётся в едином месте, а назначенные лица могут изменять или передавать документы онлайн, что сократило время на лишние коммуникации
Данные клиентов остаются в Битрикс24 без риска утери благодаря автоматическому попаданию всех клиентов в CRM
С помощью воронки в отделе продаж у клиента появляется собственный менеджер, с которым выстраивается коммуникация, таким образом у клиента повышается доверие к компании
Поручения и важные задания теперь происходят через задачи, где назначается ответственный, наблюдатель для контроля исполнения. А коммуникация происходит только на портале Битрикс24
В процессе настройки Битрикс24 мы столкнулись со сложностью интеграции Битрикс24 с 1С. Необходимо было, чтобы при ведении сделки в Битрикс24, можно было создать документ в 1С и он автоматически подгрузился бы в сделку. Решение данной задачи будет описано ниже в «Примеры использования системы в рабочих ситуациях» 
Для обучения и вовлечения сотрудников в работу на каждом этапе мы проводили встречу с руководителем, чтобы показать, как работать с инструментами Битрикс24
После внедрения руководитель компании «Винт Сервис» полностью перешел на работу в Битрикс24 и использует весь полученный функционал, так как там есть все для комфортной работы и контроля сотрудников
Сложностей во внедрении не возникло, так как процесс настройки был хорошо нам знаком, а пользователей было всего 4

CRM и воронки продаж
Автоматическое отправление визитки менеджера клиенту в вотсап в лиде на стадии (с уточнением отправить точно или нет) - менеджер провел квалификацию, понял, что будет дальше общаться с клиентом, переносит лид на стадию «Отправить клиенту визитку в WhatsApp» 
Распределение звонков между менеджерами - настроили очередь в телефонии, телефоны звонят сразу у всех менеджеров, и кто успел взять трубку, тот и консультирует клиента, таким образом у менеджеров повышается мотивация к работе
Распределение лидов между менеджерами - роботы, в зависимости от источника сквозной аналитики, по очереди распределяются лиды менеджерам. Например, есть 2 менеджера, которые отвечают за заявки из рекламы, и система им по очереди распределяет заявки, которые приходят с этого источника 
Автоматизация после ремонта - через 3 недели после завершения ремонта клиенту автоматически приходит сообщение о предложении оставить отзыв
Автоматическое формирование названия сделки - Название сделки теперь формируется из двух составляющих: компания и название товара, который ремонтируется
Лиды
Отдельная стадия в лидах для чатов и CRM-форм (приоритетных обращений)
Есть воронка лидов, куда по умолчанию попадают лиды, а есть горячие обращения (заполнение CRM-формы или клиент обратился в чат), автоматизация такие обращения фиксирует в отдельный столбец Автоматизация документооборота
С помощью интеграции Битрикс24 и 1С мы наладили документооборот, теперь выставлять счета стало удобнее. Нет необходимости заходить отдельно в 1С в браузере, теперь программу можно открыть прямо из сделки, что значительно сократило временные затраты Маркетинг
Способ коммуникации как для новых клиентов, так и для текущих: WhatsApp,  Авито, Форма на сайте, Виджет на сайте с открытой линией, IP-телефония
Сквозная аналитика – настроили штатную сквозную аналитику в Битрикс24 для отслеживания первичной аналитики
IP-телефония – подключен телефония Мегафона, распределение звонков
Обучение
Обучение проходило офлайн, онлайн и были сделаны наглядные инструкции
Для обучения и вовлечения в работу сотрудников на каждом этапе мы проводили встречу с руководителем, чтобы показать, как работает новый функционал. После завершения всех работ проводили повторное обучение уже по всем внедренным настройкам Битрикс24

После внедрения Битрикс24 активнее всего используется интеграция с 1С для выставления счетов, задачи и проекты для внутренних коммуникаций
Примеры использования системы в рабочих ситуациях
Рассмотрим автоматизацию создания документов на диске Битрикс24
Менеджер создает сделку - идет автоматическая проверка папок с документами (если в системе есть папки, относящиеся к этой компании, они автоматически прикрепляются к сделке - если нет папок к компании, то система предлагает создать папку на диске, прикрепить ее к сделке и карточке компании) - далее менеджер заполняет данные для договора (товар, ООО или ИП, должность подписанта, список работ для договора, обслуживание) - дальше сделку перемещают на следующий этап “Договор” - автоматически создается договор со всеми данными, которые заполнили на предыдущем этапе - после согласования и подписания договора менеджер создает счет внутри сделки (он автоматически создается в 1С) - перемещает сделку на стадию “Оценка проведена/счет” - автоматически создается счет для компании с номером как в 1С 
После оплаты сделка перемещается на стадию “Оплачено” и передается в технический отдел - когда все работы сделаны, то внутри технический специалист создает акт о выполненных работах
При создании всех документов внутри сделки, они автоматически выгружаются в папку компании
Таким образом, не надо тратить время на то, чтобы открыть 1С в браузере, все происходит автоматически без лишних временных затрат

- Минимизировали количество использования сторонних программ и сервисов. Стало проще формировать документы прямо из Битрикс24
- Скорость принятие заявок увеличилась за счёт подключенных каналов к CRM
- Процесс работы стал прозрачным, система сама подсказывает что необходимо сделать на определённом этапе
- Появилась возможность оперативно найти информацию как по клиентам так и по внутренним процессам
- Все обращения от клиентов (звонки, авито, заявки с сайта, почта) попадают в CRM
- Автоматизирован документооборот и внедрены шаблоны, менеджеры не теряют времени благодаря готовым шаблонам
- Полное устранение хауса в обработке лидов
- Руководитель видит конверсию отдела продаж внутри Битрикс24
- Объединили компанию в единую информационную среду

Работать стало удобнее, меньше времени затрачивается на рутинные задачи. Руководитель компании «Винт Сервис» доволен проделанной работой нашей компании. В следствии чего планирует дальнейшее сотрудничество 
Мы продолжаем модернизировать компанию «Винт Сервис». В ближайшее время планируется сделать автоматические формирование договора в Битрикс24, автоматизировать воронки продаж