ТехноИнфо (Поставщик аналитического, лабораторного и технического оборудования в России и СНГ)
Внедрение Битрикс24 для компании ТехноИнфо
1. Краткая информация о клиенте
ТехноИнфо –ведущий поставщик аналитического, лабораторного и технологического оборудования в России и СНГ
Сфера бизнеса: медицинское оборудование и техника
Тип проекта: Облачный Битрикс24
Редакция продукта: Тариф "Профессиональный"
Подключены отделы: несколько отделов продаж, логистика, бухгалтерия, отдел сервиса и маркетинга
Роли: менеджеры по продажам, несколько РОП, бухгалтер, инженеры, логисты
Число сотрудников, которые работают в CRM: 19
2.Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами обратился клиент
Для компании «ТехноИнфо» это было первичное внедрение Битрикс24. У них большое количество направлений продаж, у каждого направления есть свои РОПы, менеджеры и инженеры. Каждая сделка имеет длинный цикл, поэтому нельзя терять клиентов
Когда-то «ТехноИнфо» работали в CRM-системе, в которой было тяжело изменять настройки, поэтому работали там частично
При выборе Битрикс24 ключевыми критериями были: гибкость настроек в интерфейсе, возможность наладить взаимодействие между отделами, настроить уведомления
«ТехноИнфо» обратились к компании «ТОЛК» за получением услуг, так как у нас есть опыт в реализации подобных проектов, так же им понравился подход к внедрению и поэтапность взаимодействия. После качественно проведенного аудита мы приступили к работе
3.Процесс внедрения, особенности проекта
Перед настройкой портала Битрикс24 в компании «ТехноИнфо» не было налажено взаимодействие между отделами и с поставщиками, отсутствовали какие-либо уведомления. Процессы работы в компании не были связаны, что увеличивало временные затраты на решение текущих задач
После поставки оборудования гарантийное обслуживание и его сроки нигде не фиксировались
В ходе настройки Битрикс24 мы столкнулись с проблемой автоматического формирования коммерческих предложений с разделением по направлению (услуги, товары). В Битрикс24 нет такой возможности, поэтому мы нашли приложение в Битрикс24.Маркет, где можно было реализовать данную задачу
Так же сложность возникла с реализацией сквозной нумерации сделок (привязка сделки к проекту, оборудованию, поставке, отгрузке) – для решения задачи мы настроили автоматизацию, которая позволяет определить сделку по номеру заявки в поставку отгрузку, запросы поставщику и т.д.
Для обучения и вовлечения пользователей мы проводили онлайн обучения с домашними заданиями по нескольким модулям. Все сотрудники легко начали работать в Битрикс24
Руководитель компании «ТехноИнфо» максимально вовлечен в процесс работы и использует все возможности Битрикс24. Контролирует работу сотрудников, следит за сделками, согласовывает документы
В процессе внедрения мы столкнулись со следующей проблемой: из-за большого количества процессов, пересечений (связей) необходимо было много взаимодействовать и искать множество различных решений и вариаций для реализации процессов
Какие сценарии автоматизировали
- Обработка новых заявок
- Обработка текущих заявок
- Сценарий тендерного процесса
- Сценарий гарантии
- «Актуально позже»
- Проведение расчетов проекта
- Поставка из-за рубежа и на внутреннем рынке
- Установка оборудования
- Гарантийное обслуживание
Какие решения использовали
- Роботы
- Триггеры
- Смарт-процессы
- Воронки в сделках
- Бизнес-процессы
CRM
Проведение расчетов проекта – каждый отдел проводит расчеты по своим работам, менеджер готовит расчет, согласовывает его с руководителем
Поставка из-за рубежа и на внутреннем рынке – оставляют заявку поставщику, он присылает счет, его оплачивают, и поставщик доставляет до склада товар
Сценарий гарантии – введение в эксплуатацию оборудования, проведение запуска оборудования, фиксирование сроков и гарантий, за месяц до окончания срока гарантии приходит уведомление, что заканчивается срок гарантийного обслуживания
Гарантийное обслуживание - в случае возникновения неполадок по гарантии, компания принимает заявки по устранению, закупает комплектующие по необходимости
Воронка «Актуально позже» - если клиент не готов сейчас купить продукцию, то менеджер откладывает его на определённую дату. Тем самым мы не упускаем возможность продать продукцию заинтересованному лицу
4. Работа с решением. Достигнутые результаты от внедрения Битрикс24
Сейчас в компании активно пользуются всем внедренным функционалом Битрикс24. Особенно тендерным процессом, проведением расчетов и взаимодействием с поставщиками
5. Примеры использования системы в рабочих ситуациях
Приходит заявка / прорабатывается запрос с клиентом -> проводят первичный расчет (подключают инженера, логиста, связываются с поставщиками, получают от поставщика КП) -> менеджер готовит КП и согласовывает со своим руководителем -> согласовывает КП с клиентом -> определяет формат заключения договора (прямой/конкурс) -> если конкурс, то проводится участие в торгах / если прямой, то заключается договор на поставку -> после заключения договора оставляют заявку поставщику, либо производят свою продукцию -> поставляют продукцию на свой склад -> отгружают клиенту -> проводят установку -> ставят на гарантию -> готовят закрывающие документы для финализации проекта
6.Преимущества от внедрения Битрикс24
- Налажено взаимодействие и коммуникации между отделами компании
- У каждого руководителя появилась возможность контролировать работу отдела и каждого сотрудника
- Всем сотрудникам приходят уведомления по сделкам и происходящим процессам
- Появилась возможность оперативно найти информацию как по клиентам, так и по внутренним процессам
- Процесс работы стал прозрачным, система сама подсказывает что необходимо сделать на определённом этапе
- Сократилось время на рутинные задачи
- Коллектив стал сплоченее
- Объединили компанию в единую информационную среду
7.Отзыв заказчика о проделанной работе
Организовано взаимодействие всех отделов компании. Теперь они ведут работу и коммуницируют в одном месте. Настроены уведомления, которые не позволяют терять информацию по сделкам
Привели все отделы к еденному регламенту, где каждый подчиненный и руководитель точно знает, что им делать в рамках определённой ситуации
Руководитель «ТехноИнфо» доволен проделанной работой нашей компании, так как все процессы в компании стали налажены и автоматизированы, что способствовало увеличению эффективности работы сотрудников
1. Краткая информация о клиенте
ТехноИнфо –ведущий поставщик аналитического, лабораторного и технологического оборудования в России и СНГ
Сфера бизнеса: медицинское оборудование и техника
Тип проекта: Облачный Битрикс24
Редакция продукта: Тариф "Профессиональный"
Подключены отделы: несколько отделов продаж, логистика, бухгалтерия, отдел сервиса и маркетинга
Роли: менеджеры по продажам, несколько РОП, бухгалтер, инженеры, логисты
Число сотрудников, которые работают в CRM: 19
2.Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами обратился клиент
Для компании «ТехноИнфо» это было первичное внедрение Битрикс24. У них большое количество направлений продаж, у каждого направления есть свои РОПы, менеджеры и инженеры. Каждая сделка имеет длинный цикл, поэтому нельзя терять клиентов
Когда-то «ТехноИнфо» работали в CRM-системе, в которой было тяжело изменять настройки, поэтому работали там частично
При выборе Битрикс24 ключевыми критериями были: гибкость настроек в интерфейсе, возможность наладить взаимодействие между отделами, настроить уведомления
«ТехноИнфо» обратились к компании «ТОЛК» за получением услуг, так как у нас есть опыт в реализации подобных проектов, так же им понравился подход к внедрению и поэтапность взаимодействия. После качественно проведенного аудита мы приступили к работе
3.Процесс внедрения, особенности проекта
Перед настройкой портала Битрикс24 в компании «ТехноИнфо» не было налажено взаимодействие между отделами и с поставщиками, отсутствовали какие-либо уведомления. Процессы работы в компании не были связаны, что увеличивало временные затраты на решение текущих задач
После поставки оборудования гарантийное обслуживание и его сроки нигде не фиксировались
После настройки портала Битрикс24:
- Мы решили главную задачу - наладили процессы взаимодействия между отделами, теперь передача клиентов и информации происходит гораздо быстрее. Все процессы в компании стали связаны и автоматизированы, что сократило время на рутинные задачи и коммуникации
- Все сотрудники получают уведомления, благодаря чему не теряются клиенты, что очень важно при длинном цикле сделки
- Информация о гарантийном обслуживании фиксируется в Битрикс24, а также настроены уведомления об окончании гарантийного обслуживания, что помогает менеджерам отслеживать сроки и предлагать дополнительные услуги клиентам
- Взаимодействие с поставщиками налажено благодаря настроенным воронкам и бизнес-процессам. Теперь от заявки поставщику до отгрузки товара есть выстроенный регламентированный процесс
В ходе настройки Битрикс24 мы столкнулись с проблемой автоматического формирования коммерческих предложений с разделением по направлению (услуги, товары). В Битрикс24 нет такой возможности, поэтому мы нашли приложение в Битрикс24.Маркет, где можно было реализовать данную задачу
Так же сложность возникла с реализацией сквозной нумерации сделок (привязка сделки к проекту, оборудованию, поставке, отгрузке) – для решения задачи мы настроили автоматизацию, которая позволяет определить сделку по номеру заявки в поставку отгрузку, запросы поставщику и т.д.
Для обучения и вовлечения пользователей мы проводили онлайн обучения с домашними заданиями по нескольким модулям. Все сотрудники легко начали работать в Битрикс24
Руководитель компании «ТехноИнфо» максимально вовлечен в процесс работы и использует все возможности Битрикс24. Контролирует работу сотрудников, следит за сделками, согласовывает документы
В процессе внедрения мы столкнулись со следующей проблемой: из-за большого количества процессов, пересечений (связей) необходимо было много взаимодействовать и искать множество различных решений и вариаций для реализации процессов
Какие сценарии автоматизировали
- Обработка новых заявок
- Обработка текущих заявок
- Сценарий тендерного процесса
- Сценарий гарантии
- «Актуально позже»
- Проведение расчетов проекта
- Поставка из-за рубежа и на внутреннем рынке
- Установка оборудования
- Гарантийное обслуживание
Какие решения использовали
- Роботы
- Триггеры
- Смарт-процессы
- Воронки в сделках
- Бизнес-процессы
CRM
Сценарий тендерного процесса – мониторинг запросов на тендерных площадках, подача заявок на участие в конкурсах, контроль сроков подачи заявок, участие в торгах – все это фиксируется и ведется в Битрикс24, подробное описание тендерного процесса можно прочитать в кейсе компании «ЮАХ»
Проведение расчетов проекта – каждый отдел проводит расчеты по своим работам, менеджер готовит расчет, согласовывает его с руководителем
Поставка из-за рубежа и на внутреннем рынке – оставляют заявку поставщику, он присылает счет, его оплачивают, и поставщик доставляет до склада товар
Сценарий гарантии – введение в эксплуатацию оборудования, проведение запуска оборудования, фиксирование сроков и гарантий, за месяц до окончания срока гарантии приходит уведомление, что заканчивается срок гарантийного обслуживания
Гарантийное обслуживание - в случае возникновения неполадок по гарантии, компания принимает заявки по устранению, закупает комплектующие по необходимости
Воронка «Актуально позже» - если клиент не готов сейчас купить продукцию, то менеджер откладывает его на определённую дату. Тем самым мы не упускаем возможность продать продукцию заинтересованному лицу
Обучение
Для обучения и вовлечения пользователей мы проводили онлайн обучения с домашними заданиями по нескольким модулям: работа с проектами и задачами, ведение сделок, организация планирования в CRM. Во время обучения трудностей не возникло
4. Работа с решением. Достигнутые результаты от внедрения Битрикс24
Сейчас в компании активно пользуются всем внедренным функционалом Битрикс24. Особенно тендерным процессом, проведением расчетов и взаимодействием с поставщиками
5. Примеры использования системы в рабочих ситуациях
Приходит заявка / прорабатывается запрос с клиентом -> проводят первичный расчет (подключают инженера, логиста, связываются с поставщиками, получают от поставщика КП) -> менеджер готовит КП и согласовывает со своим руководителем -> согласовывает КП с клиентом -> определяет формат заключения договора (прямой/конкурс) -> если конкурс, то проводится участие в торгах / если прямой, то заключается договор на поставку -> после заключения договора оставляют заявку поставщику, либо производят свою продукцию -> поставляют продукцию на свой склад -> отгружают клиенту -> проводят установку -> ставят на гарантию -> готовят закрывающие документы для финализации проекта
6.Преимущества от внедрения Битрикс24
- Налажено взаимодействие и коммуникации между отделами компании
- У каждого руководителя появилась возможность контролировать работу отдела и каждого сотрудника
- Всем сотрудникам приходят уведомления по сделкам и происходящим процессам
- Появилась возможность оперативно найти информацию как по клиентам, так и по внутренним процессам
- Процесс работы стал прозрачным, система сама подсказывает что необходимо сделать на определённом этапе
- Сократилось время на рутинные задачи
- Коллектив стал сплоченее
- Объединили компанию в единую информационную среду
7.Отзыв заказчика о проделанной работе
Организовано взаимодействие всех отделов компании. Теперь они ведут работу и коммуницируют в одном месте. Настроены уведомления, которые не позволяют терять информацию по сделкам
Привели все отделы к еденному регламенту, где каждый подчиненный и руководитель точно знает, что им делать в рамках определённой ситуации
Руководитель «ТехноИнфо» доволен проделанной работой нашей компании, так как все процессы в компании стали налажены и автоматизированы, что способствовало увеличению эффективности работы сотрудников
Название проекта
ТехноИнфо (Поставщик аналитического, лабораторного и технического оборудования в России и СНГ)
Проект партнера
ТОЛК
Сфера бизнеса
Оборудование, техника
Тип проекта
Облачный Битрикс24
Год публикации
2022
Узнать стоимость внедрения
