ГБУ «МосТрансПроект»

О компании
ГБУ МосТрансПроект – это ведущая компания в области проектирования и строительства транспортной инфраструктуры Москвы.

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами пришел клиент
ГБУ МосТрансПроект обратилась к нам с важной задачей - настройкой корпоративного портала Битрикс24. Исходно они использовали облачную версию, однако приняли решение перейти на коробочное решение. В рамках этого проекта перед нами стояли следующие задачи:
Переезд из облака в коробку с сохранением сущностей и связей;
Интеграция с Active Directory;
Интеграция Битрикс24 с хранилищем данных;
Синхронизация календаря MS Exchange;
Автоматизировать процессы 

Процесс внедрения, особенности проекта
Для начала мы выполнили переезд из облачной в коробочную версию Битрикс24, оставив все сущности и связи, что позволило сохранить целостность данных и обеспечить бесперебойную работу корпоративного портала. Для этого мы провели тщательный анализ и разработали миграционный план, который позволил безопасно перенести все необходимые элементы в новую коробочную версию.
Интеграция с Active Directory была необходима для обеспечения единого доступа пользователей к информации в рамках корпоративного портала. Мы настроили синхронизацию данных между Bitrix24 и Active Directory, что позволило автоматически синхронизировать аккаунты пользователей и их учетные данные.
Для обеспечения безопасности и надежности хранения данных мы произвели интеграцию с хранилищем данных. Теперь все документы и файлы, загруженные в Bitrix24, сохраняются в централизованном хранилище, что облегчает доступ и поиск необходимой информации.
Синхронизация календаря MS Exchange с Bitrix24 позволяет пользователям быть в курсе всех важных событий и встреч. Теперь все встречи и события, добавленные в одной из систем, автоматически отображаются и в другой, что значительно упрощает планирование и согласование рабочих процессов.
Чтобы сотрудники могли более эффективно организовывать свою работу и сократить время на управление задачами мы настроили автоматический запуск головной задачи при начале выполнения подзадачи. Теперь при начале выполнения подзадачи, система автоматически запускает головную задачу, обеспечивая более плавный и структурированный рабочий процесс.
Другой важной функцией, которую мы реализовали, является автоматическое уведомление постановщика задачи в случае, если исполнитель не выполнил задачу в назначенные сроки. Это помогает контролировать соблюдение сроков и своевременное выполнение задач, а также позволяет своевременно реагировать на возможные задержки.
Также мы внедрили возможность формирования гиперссылок на внутреннее хранилище организации для прямого перехода по ссылкам для доступа к документам. Это существенно упрощает доступ к необходимым документам и ускоряет процесс работы с ними.
Кроме автоматизации, мы также настроили отчетность в Битрикс24, чтобы предоставить ГБУ МосТрансПроект полную информацию о ходе выполнения задач и занятости сотрудников. Благодаря отчету, выделяющему и просматривающему задачи, которые выполняются смежными подразделениями, организация может лучше координировать свои проекты и ресурсы.
Еще один важный отчет позволяет оценить занятость сотрудников с разбивкой по проектам. Это позволяет оптимизировать загрузку сотрудников и распределять задачи более эффективно.
Отчет, формирующий список проектов и задач с нарушением сроков, является ценным инструментом для контроля выполнения задач. Он позволяет оперативно реагировать на просроченные задачи и принимать соответствующие меры.
Наконец, мы настроили отчет, который позволяет определить, какие задачи выполнены сотрудниками за отчетный период. Благодаря возможности сортировки по проектам и дополнительным фильтрам, организация может быстро получить необходимую информацию о выполненных задачах.
Наша команда успешно реализовала автоматизацию процессов в разных подразделениях организации, включая отдел закупок, IT, АХО, бухгалтерию и отдел безопасности.
Мы успешно реализовали автоматизацию процессов в системе для следующих отделов: закупки, IT, АХО, бухгалтерия и безопасности.
Отдел закупки
Для отдела закупок мы разработали функционал, который позволяет формировать заявки на закупку и уведомлять пользователей о задачах на согласование. Также была реализована гибкая система уровня доступа к функционалу и возможность изменять стадийность процесса в соответствии с бизнес-требованиями организации.
Для отдела IT мы создали возможность формирования запросов на закупку со стороны сотрудников организации. Функционал позволяет любому пользователю портала, имеющему доступ к данному разделу, формировать запросы и отслеживать их выполнение на доске "Канбан". Также была настроена система распределения заявок на ответственных специалистов в зависимости от типа запроса. Для удобства пользователей были разработаны шаблоны заполнения заявок и возможность указания сроков выполнения. Функционал также предусматривает уведомления пользователей о задачах на согласование и гибкий уровень доступа.
Отдел АХО получил возможность формирования запросов на закупку и уведомления пользователей о задачах на согласование, аналогично предыдущим отделам. Для удобства была реализована система отображения заявок на доске "Канбан" и шаблоны заполнения по типам запросов. Функционал также предусматривает гибкий уровень доступа и возможность изменения стадийности процесса.
Бухгалтерия
Для отдела бухгалтерии мы реализовали возможность запроса сотрудниками портала различных документов внутри организации, таких как справка 2-НДФЛ и расчетный лист. Пользователи могут выбрать тип запроса и заполнить шаблон соответствующей заявки. Также была разработана система распределения заявок на ответственных сотрудников бухгалтерии и возможность прикрепления сформированных документов в электронном виде. Функционал также предусматривает уведомления пользователей о готовности запрошенных документов, гибкий уровень доступа и возможность изменения стадийности процесса.
Отдел безопасности получил функционал для получения пропусков на вход посетителей и ведения журнала отсутствий. Заявка на получение пропуска должна проходить последовательное согласование, начиная с руководителя пользователя, запустившего согласование. В случае отсутствия доступности руководителя, заявка уходит на согласование сотруднику отдела безопасности. После получения согласования, формируется пропуск на территорию. В журнале отсутствий сотрудник указывает причину и место, куда он уходит. Руководителю приходит уведомление о заявке на отсутствие.

Работа с решением. Достигнутые результаты
Компания смогла обеспечить безопасное хранение данных, ускорить рабочие процессы, благодаря автоматизации и повысить прозрачность задач.

Преимущества от внедрения
Внедрение корпоративного портала Битрикс24 и автоматизация процессов в ГБУ МосТрансПроект принесли ряд значительных преимуществ. Отделы стали работать более эффективно и оперативно. Сотрудники получили удобные инструменты для работы и возможность отслеживать статусы заявок и документов в режиме реального времени. Все это позволило существенно упростить и ускорить работу внутри организации.