ИП Рахманова Дарья Юрьевна

О компании
Компания profecoffee специализируется на предоставлении кофейного оборудования в аренду для баров, кофеен и ресторанов. Задача компании — обеспечить кофейни и рестораны всем необходимым для создания идеального кофе. У компании широкий выбор оборудования от ведущих мировых производителей, таких как La Marzocco, Nuova Simonelli, Victoria Arduino и другие. Также, компания занимается полным техническим и гарантийным обслуживанием. 

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами пришел клиент
Первой задачей было настроить процесс для техников компании. В процессе обслуживания клиентов необходимо оптимизировать работу техников, чтобы они могли быстро реагировать на заявки. 
Вторая задача состояла в подключении телефонии. Компания profecoffee часто общается с клиентами по телефону, поэтому включение функции телефонии в систему Битрикс24 стало важным шагом. Требовалось, чтобы все звонки записывались и сохранялись в системе, что позволило бы контролировать качество обслуживания и анализировать данные для повышения эффективности работы колл-центра.
Третья задача заключалась в переносе базы данных из Excel. Компания profecoffee ранее использовала Excel для хранения информации о клиентах, заказах и контактных данных. Это было неудобно и затратно в плане времени.

Процесс внедрения, особенности проекта
Наш аналитик провел встречу с клиентом profecoffee, согласовали важные бизнес-процессы компании, и мы приступили к внедрению Битрикс24.
Сначала мы сделали разворот тестового и боевого портала, согласовали структуру компании, настроили ее, выдали права доступа и пригласили сотрудников на портал.
Для улучшения коммуникации с клиентами мы подключили Unisender GO, что позволило нам эффективно управлять и автоматизировать рассылку информации.
Одним из ключевых моментов процесса внедрения была настройка CRM. Мы определили стадии лидов и сделок, что помогло нам структурировать и отслеживать весь цикл продажи.
Для оптимизации обслуживания клиентов мы настроили смарт-процесс "Обслуживание". В нем указали нужные стадии, согласованные с клиентом.
Чтобы упростить учет оборудования, мы добавили список базы оборудования и автоматизировали его с помощью создания бизнес-процесса. 
Первым шагом в БП является запрос информации сотруднику, ответственному за заявку на обслуживание. В этом запросе указываются тема и текст сообщения, в котором требуется от сотрудника назначить сроки и исполнителя для обслуживания. Также в этом запросе присутствуют следующие поля: Техник, Дата начала и Дата завершения.
После заполнения этой информации создается задача, в которой указывается тема, связанная с ремонтом, имя исполнителя и адрес, где нужно выполнить ремонт. Если заполнено поле "Дата вывоза", то указывается "Мастерская", в противном случае указывается сам адрес. Также в задаче присутствует описание проблемы, отвечающее на вопрос "Что нужно отремонтировать?". Ответственный за сделку и постановщик также указываются в задаче. Для задачи также устанавливается крайний срок выполнения, который соответствует заполненной дате завершения.
После выполнения задачи происходит утверждение на ответственного за сделку. В этом утверждении указывается тема и текст сообщения, в котором спрашивается, решена ли проблема. Также в сообщении присутствует ссылка на созданную задачу в данном цикле. Ответственный за сделку должен подтвердить или отклонить решение проблемы.
Если ответственный за сделку подтверждает, что проблема решена, то процесс завершается. Если же проблема не решена, то процесс начинается заново, и повторный цикл не передает никакую информацию.
Для улучшения оперативности решения проблем и ремонта, мы создали шаблоны документов и бизнес-процессы, которые автоматически запускаются при достижении определенной стадии сделки. Эти процессы позволяют назначить ответственного за ремонт, установить сроки и отправить уведомления о задачах, связанных с ремонтом.
Также мы создали бизнес-процесс для ручного запуска, который позволяет выставить счет на оплату компании. Этот процесс упрощает процедуру выставления счетов и помогает следить за финансовыми операциями.
Важным этапом внедрения было обучение сотрудников. Мы провели обучение, чтобы они могли эффективно использовать новые функциональные возможности Битрикс24 и получить максимальную пользу от системы.

Работа с решением. Достигнутые результаты
Внедрение Битрикс24 существенно повлияло на результаты компании profecoffee. Благодаря настройке CRM и автоматизации бизнес-процессов, компания стала более организованной и эффективной в управлении клиентами и сделками. Коммуникация с клиентами стала более эффективной благодаря интеграции с Unisender GO. Все это привело к увеличению продуктивности и улучшению обслуживания клиентов.

Преимущества от внедрения
Автоматизация рабочих процессов с помощью Битрикс24 позволила значительно ускорить и оптимизировать процесс сдачи в аренду. Благодаря автоматизации, сотрудники могут эффективно обмениваться информацией, назначать исполнителей и контролировать выполнение задач. Это помогает снизить время, затрачиваемое на решение проблем, и улучшает общую эффективность работы организации.