Как внедрение помогло Social Optics выйти на новый уровень продаж и обслуживания.

Компания SOCIAL OPTICS специализируется на продаже оптических изделий и услуг в крупных городах, в частности, в Москве. Она предлагает широкий ассортимент очков, контактных линз и сопутствующих товаров, а также услуги по проверке зрения и подбору оптики.

Суть бизнеса SOCIAL OPTICS заключается в создании комфортной и дружелюбной атмосферы для клиентов, где каждый может получить качественные услуги и продукцию. Компания ставит себя на место клиентов, понимая их потребности и желания. SOCIAL OPTICS стремится не просто продавать оптику, а строить долгосрочные отношения с клиентами, обеспечивая высокий уровень сервиса и индивидуальный подход к каждому посетителю.

В компании работает 49 сотрудников, каждый из которых является профессионалом в своей области. Команда SOCIAL OPTICS включает оптометристов, консультантов и специалистов по обслуживанию клиентов, что позволяет обеспечить высокий уровень сервиса и быстрое выполнение заказов. Слаженная работа сотрудников способствует созданию комфортной атмосферы для клиентов и повышению их удовлетворенности.

Задачи для внедрения CRM Битрикс24:

1. Оптимизация работы с клиентами:

   • Внедрить единую базу клиентов, доступную всем сотрудникам в режиме реального времени.
   • Автоматизировать фиксацию звонков, чтобы ни один контакт не терялся.

2. Улучшение прозрачности и контроля:

   • Настроить дашборды для владельца и руководителей, чтобы видеть ключевые показатели и прогресс по задачам.
   • Упрощение контроля за выполнением задач и соблюдением дедлайнов.

3. Организация бизнес-процессов:

   • Разработать и внедрить типовые процессы (например, оформление отпусков и заявок).
   • Упростить взаимодействие между отделами через внутренние коммуникационные инструменты.

4. Систематизация рабочих чатов:

   • Перенести все рабочие переписки в корпоративный мессенджер.
   • Убедиться, что вся важная информация и файлы хранятся централизованно и безопасно.

5. Учет и управление задачами:

   • Настроить систему задач с уведомлениями и отчетностью для каждого сотрудника.
   • Исключить возможность потери задач за счет централизованного планирования и контроля.

6. Поддержка роста компании:

   • Автоматизировать рутинные операции, чтобы освободить время сотрудников для выполнения приоритетных задач.
   • Обеспечить масштабируемость процессов и интеграцию новых сотрудников в систему.

Разработка технического задания

На этапе разработки технического задания мы приступили к детальному описанию бизнес-процессов компании. Заказчик уже имел подробное представление о том, как организована работа внутри компании, что значительно упростило нашу задачу.

Мы начали с анализа существующих данных, собранных клиентом ранее. Это позволило нам выявить сильные и слабые стороны текущих процессов. Кроме того, мы провели серию интервью с ключевыми сотрудниками компании, чтобы глубже понять нюансы работы на каждом этапе.

На основании полученной информации мы доработали представленные данные, устранили несоответствия и заполнили пробелы. В результате было сформировано подробное техническое задание, которое включало описание всех необходимых доработок и изменений.

Реализация проекта

Воронка «Лиды»

Для качественного анализа источников входящего трафика была настроена воронка «Лиды». В ее рамках были внедрены роботы и триггеры, которые автоматически обрабатывают поступающие заявки.

Каждому лиду, в зависимости от его источника, присваивается соответствующая метка. Это позволяет собирать данные по каналам привлечения и проводить аналитику эффективности каждого из них.

Воронка «Продажа»

В рамках проекта была разработана воронка «Продажа», в которой осуществляется работа с квалифицированным трафиком. Все обращения клиентов из воронки «Лиды» после прохождения этапов обработки автоматически переходят в эту воронку.

В воронке «Продажа» реализована возможность вести записи о встречах с клиентами, фиксировать заказы, оформлять продажи и, если требуется, вести медицинскую историю клиента. Это позволяет не только учитывать предпочтения клиентов, но и поддерживать высокий уровень сервиса.

Автоматизация ролей и задач

Для упрощения работы сотрудников внутри CRM системы были созданы роли с четко обозначенными зонами ответственности. Каждый сотрудник получает доступ только к тем данным и функциям, которые необходимы для выполнения его задач.

Дополнительно были разработаны автозадачи. Они автоматически назначаются сотрудникам в зависимости от этапа, на котором находится сделка, и подсказывают, какие действия необходимо предпринять.

Бизнес-процессы

Для повышения эффективности работы мы автоматизировали множество рутинных процессов, которые ранее отнимали много времени.

• Согласование документов с руководителем теперь происходит автоматически через CRM.

Обучение сотрудников

Все сотрудники компании, независимо от их должности, прошли обучение работе с новой CRM системой. Это позволило минимизировать стресс от внедрения изменений и повысить эффективность работы.

Для ключевых сотрудников, таких как руководители отделов, были организованы отдельные тренинги. Особое внимание уделили использованию аналитических инструментов, созданию отчетов и работе с данными в CRM.

Результат

Реализация проекта принесла клиенту ощутимые улучшения в работе компании:

1. Сокращение трудозатрат на рутинные процессы на 40%. Автоматизация задач и внедрение ролей в CRM освободили сотрудников от необходимости вручную согласовывать документы и отслеживать статусы сделок.

2. Увеличение скорости обработки лидов на 30%. Благодаря автоматическим триггерам и роботам в воронке «Лиды» заявки обрабатываются быстрее, что помогло сократить время на перевод лида в сделку.

3. Рост конверсии лидов в продажи на 25%. Оптимизация работы с клиентами и переход на новую структуру воронок позволили более эффективно удерживать и конвертировать потенциальных клиентов.

4. Прозрачность бизнес-процессов. Руководители получили полный контроль над происходящим в компании: доступ к аналитическим данным, возможность отслеживать выполнение задач и анализировать эффективность каждого канала привлечения клиентов.

5. Снижение потерь данных до 0%. Теперь вся рабочая информация хранится в системе, что исключает вероятность утери файлов, задач или клиентских данных.

6. Увеличение производительности отдела продаж на 20%. Сотрудники стали меньше отвлекаться на согласование мелких вопросов, а фокусироваться на взаимодействии с клиентами и закрытии сделок.

Главная польза для клиента

Проект позволил систематизировать работу компании, устранить хаос в процессах и обеспечить масштабируемость для дальнейшего роста. Внедрение CRM системы дало компании основу для стабильной и эффективной работы, что стало ключевым преимуществом в конкурентной среде.

При необходимости можно предоставить скриншоты технического задания, интерфейсов настроенных воронок и примеров реализованных бизнес-процессов.

Управляющий сети филиалов:

"Хочу выразить искреннюю благодарность команде Pro-Conversion за потрясающе проделанную работу по внедрению Битрикс24! Благодаря их усилиям, наша компания сделала огромный шаг вперед.

Особую благодарность хочу выразить Сергею Соколову, который курировал весь процесс внедрения. С первого дня было видно, что он настоящий профессионал своего дела! Он смог понять все наши потребности, предложить оптимальные решения и реализовать их с максимальной эффективностью.

Результат превзошел все ожидания — процессы стали четкими и прозрачными, а автоматизация задач значительно сократила время на рутинную работу. Теперь мы можем сосредоточиться на развитии, а не на контроле за каждой мелочью.

Работа с Pro-Conversion — это действительно инвестиция в будущее компании, и я без сомнений рекомендую их всем, кто хочет привести свой бизнес в порядок и вывести его на новый уровень!"