Цифровой профсоюз Московской областной организации профсоюза работников здравоохранения РФ

Множество организаций сейчас конкурирует за внимание людей. Как современному профсоюзу существовать в условиях такой конкуренции и привлекать все большее количество людей?

Необходимо донести до людей ценность членства в профсоюзе и улучшить сервис, а это невозможно без внутренних преобразований. Внедрение цифровых инструментов во внутреннюю работу организации существенно влияет и на взаимодействие с существующими и потенциальными членами профсоюза. Почему? Увеличивается скорость обработки документов, обращений, процесс коммуникации становится прозрачным и упорядоченным, снижается риск человеческого фактора и увеличивается количество инструментов информирования, агитации и привлечения в профсоюз. 

Московская областная организация профсоюза работников здравоохранения РФ обратилась к нам чтобы оцифровать внутренние процессы организации и выстроить систему электронного документооборота, решающую множество проблем со скоростью обработки и контролем передвижения документов среди ответственных.

Цель:

Создание комфортной онлайн среды для совместной работы, создание единого центра коммуникаций и взаимодействия с членами профсоюза.

Задачи:

• создать единую рабочую среду для сотрудников, которая облегчит процесс контроля рабочих задач и коммуникации;

• автоматизировать повторяющиеся процессы и снять эту нагрузку с сотрудников, освободив их время на решение других задач;

• разработать систему электронного документооборота на основе уже существующего порядка обработки документов;

• создать пространство для хранения информации;

Цифровизация происходит повсеместно и сейчас мы все переходим в цифровую реальность. Так что и профсоюзам стоит обратить свое внимание не только на старые и привычные способы работы, но и на внедрение новых технологий и инструментов в работу.

Цифровые инструменты позволяют сделать проще и быстрее те процессы, которые в старом формате отнимали большое количество времени и ресурсов. К таким процессам можно отнести обработку документов. В классическом виде это может быть довольно длительным процессом, где велика вероятность потери или задержки документов, которая возрастает при большом потоке входящих, исходящих и внутренних документов.

Услышаны будут все

Перед внедрением мы изучаем какие потребности есть как у организации, так и у сотрудников, которые непосредственно будут работать в системе и с электронным документооборотом. Цифровизация профсоюза нужна не для галочки и не для того, чтобы усложнить работу сотрудникам. Это наоборот инструмент, помогающий людям работать в привычном режиме, но при этом облегчить нагрузку на них.

Подготовка основы

Для внедрения была выбрана коробочная версия Битрикс24 и пакет ПРОФ+, разработанный для средних профсоюзных организаций. Перед приглашением на портал сотрудников мы произвели базовые настройки, чтобы после приглашения люди уже смогли легче ориентироваться в системе. 

Для настройки прав доступа мы настроили структуру организации. Это нужно для того, чтобы сотрудники могли работать только с теми данными, которые им необходимы, а также ради обеспечения безопасности для важной информации.

Прием и обработка обращений

Мы настроили карточки обращений и контактов, которые можно также фильтровать в дальнейшем. Все обращения попадают в единую систему коммуникаций, где не просто удобно отвечать. Вся история сообщений остается внутри Битрикс24, где затем можно просмотреть всю интересующую информацию.

Плюс единый центр коммуникаций позволяет ускорить обработку обращений, что повышает лояльность к организации и мотивирует взаимодействовать с ней и дальше. 

Чтобы принимать обращения к системе должны быть подключены каналы коммуникации, такие как социальные сети, мессенджеры и чаты. Были подключены Вконтакте и Telegram, где обычно люди оставляют свои обращения. Была подключена CRM-форма для сайта, где также человек оставляет свое обращение и все данные автоматически попадут в CRM.

Электронный документооборот для профсоюза

Мы провели интервьюирование тех, кто непосредственно участвует в работе с документами в организации. Это нужно для того, чтобы понять как правильно оцифровать документооборот организации и сделать его максимально удобным и понятным каждому участнику.

На основе бизнес-процессов были разработаны процессы для входящих, исходящих и внутренних документов. 

Первое с чего мы начинаем - определяем роли участвующих тех, кто участвует в процессе. В данном случае это:

• Делопроизводитель. Обладает самыми высокими правами доступа, может запускать процессы и смотреть на каком этапе находятся процессы.

• Председатель. Имеет доступ ко всем процессам и документам вне зависимости от их стадии. Может просматривать, скачивать или удалять документы.

• Заместитель председателя. Может работать со своими процессами, просматривать и скачивать, а также удалять документы из своих процессов.

• Начальник отдела. Может только просматривать свои процессы.

• Сотрудник отдела. Может только просматривать свои процессы.

Таким образом мы создаем четкую иерархию и обеспечиваем безопасность данных. На каждом этапе процесса свой ответственный и свои регламентированные действия. Ответственный должен заполнить соответствующие стадии поля с информацией и так как они являются обязательными, без их заполнения документ не пойдет дальше. Это очень важный пункт при работе с документами, так как именно от четкого исполнения регламента зависит то, с какой скоростью будет обработан документ.

У входящих и исходящих документов есть разница в полях карточки. Во входящих документах это:

• Дата поступления

• Название документа

• Источник документа

• Дата документа

• Номер документа

• Описание документа

• Контрагент

• Файл документа

• Роль руководителя

• Руководитель

А для исходящих:

• Название документа

• Исходящий номер

• Дата исходящего документа

• Описание документа

• Получатель (компания)

• Получатель (контакт)

• Тип отправки

Большая часть этих полей является обязательными и документ начинает двигаться по этапам только когда все заполнено. 

Процесс на входящие и исходящие документы запускается из новостной ленты. Передвижение документа по стадиям начинается с того, что делопроизводитель заполняет карточку документа и выбирает ответственного к которому дальше направится документ. Это может быть председатель, заместитель председателя или начальник отдела.

• Если документ отправляется к председателю, то он ознакамливается с ним и назначает следующего ответственного - заместителя председателя или начальника отдела.

• Если документ отправляется к заместителю председателя, то он также ознакамливается с ним и назначает ответственного сотрудника, а также указывает нужен ли в наблюдателях председатель.

• Если документ отправляется к начальнику отдела, то он может выбрать в качестве ответственного себя или сотрудника отдела.

Далее начальник отдела или исполнитель начинают работать с документом. В ходе работы может выясниться, что имеющейся информации недостаточно. Тогда сотрудник может сделать дополнительный запрос, который будет идти по схеме исходящего документа. 

После того, как все нужные операции были выполнены документ автоматически направляется к руководителю исполнителя, который с ним ознакамливается. Далее документ направляется к заместителю председателя, который выбирает - направить документ председателю или делопроизводителю.

Также на стадиях ознакомления с документом у ответственного есть возможность вернуть документ на доработку.

Итоги внедрения:

В результате внедрения Московская областная организация профсоюза работников здравоохранения РФ получила инструментарий для организации и автоматизации работы.

Что дало внедрение Битрикс24 профсоюзной организации:

• электронный документооборот, облегчающий и упрощающий процесс работы с документами, был сокращен срок согласования документов;

• возможность собрать в одном месте все коммуникации, возможность в дальнейшем быстро находить нужную информацию в истории внутренних и внешних коммуникаций;

• возможность организовать совместную работу над задачами и проектами, создавать рабочие группы и разграничивать по уровням доступа информацию и доступный функционал;

• инструменты для информирования и агитации с использованием различных каналов (сайты, письма, сообщения, рассылки в мессенджерах и социальных сетях);

• увеличение вовлеченности сотрудников благодаря внутренней рабочей социальной сети.