Внедрение корпоративного портала, CRM и разработка модулей ООО «Содействие»
Краткая информация о клиенте:
Компания: ООО Содействие
О компании: ООО Содействие занимается профессиональной организацией похорон. Выполняет все виды ритуальных услуг
Число сотрудников работающих в Битрикс24: 15 человек
Город: Пермь.
В компанию обратился системный администратор компании с большой задачей перехода от самописной crm системы в современную. После детального анализа всех требований, было предложено переходить на коробочную версию Битрикс24
Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?
Были поставлены следующие задачи:
В компании уже имелась система работы с заявками, написанная своими силами. Но задачи компании растут и текущая система не устраивала по большому количеству показателей. Было принято решение переходить на современную систему с возможностью кастомизации.
Предпроектное исследование помогло понять, что коробочная версия Битрикс24 подходит под все задачи. В процессе написания Технического задания (ТЗ) были детально описаны все процессы, подлежащие автоматизации.
Процесс оформления и отслеживания заказов
Данный процесс полностью реализован в модуле CRM. Настроены 4 воронки: Продажа услуг, Эвакуация, Прижизненный договор, Продажа памятников.
Для фиксации телефонных разговоров настроена и интегрирована телефония от компании Мегафон. Теперь все звонки попадают в CRM
Направления сделок в блоке CRM
Т.к. предпродажной услугой является эвакуация умерших, для этих заявок выделено отдельное направление. С эвакуацией работает отдельный сотрудник и после успешной отработки заявки на эвакуацию, сделка автоматически копируется в направление Продажа услуг, где свободный менеджер берет сделку в работу и допродает ритуальные товары и услуги.
В компании работают 6 менеджеров по гибкому графику. Что бы заявка обрабатывалась максимально оперативно, мы создали отдельный чат в который отправляется информация о всех новых заявках. Далее свободный менеджер переходит по ссылке в чате и берет заявку себе в работу.
Чат с новыми заявками для менеджеров
Отдельной задачей была настройка прав доступа. Если менеджер взял заявку в работу, далее ее видит только он и диспетчер. Завершенные сделки не видит ни кто, кроме Администратор и Руководителя
Этапы обработки заявки в направлении «Продажа услуг»
Для ускорения работы менеджеров, подготовлены шаблоны документов «Заказ-наряд» и «Договор». Сотруднику остается только заполнить необходимые данные в сделке и сгенерировать нужный документ.
Работа ведется по предоплате 50%, остальные 50% компания получает после выполнения всех обязательств по договору. Добавлен контроль получения полной оплаты на финальной стадии сделки. Если отметки о полной оплате нет, менеджер не может завершить следку.
На стадии «Выполнение заказа» автоматизирована постановка задач на всех исполнителей: менеджер, кладовщик, диспетчер. Так кладовщик получает задачу подготовить необходимые товары к дате похорон. Ему больше не нужно ждать от менеджера распечатанного заказ-наряда, все данные он видит в сделке, привязанной к задаче.
У заказчика было особенное требование к выбору товаров и услуг из каталога. Т.к. продажа происходит непосредственно в присутствии заказчика, товары должны отображаться с большими иллюстрациями. Мы разработали собственный товарный каталог и корзину.
Товарный каталог выглядит как карточки в интернет магазине с возможностью просмотра картинки в виде галереи, дополнительно выведен список категорий товаров с отметкой, что в этой категории уже есть выбранные товары или услуги.
Внешний вид формы добавления товаров
Внешний вид формы добавления товаров (выбор конкретного товара)
Корзина дополнена возможностью делать общую скидку по всем товарам или индивидуальную по конкретному товару. Добавлено разделение по категориям (товар или услуга) с фиксацией отдельной суммы по разделу и итоговой по всей сделке.
Корзина в сделке
Процесс управления ресурсами залов прощаний
Для реализации данной задачи был разработан собственный модуль бронирования залов. Менеджер в сделке, переходит во вкладку «Залы прощаний», выбирает нужную дату. Система автоматически подсвечивает время, забронированное на эту дату. Есть возможность забронировать свободный слот. Если система увидит пересечение времени бронирования, появится запрещающее уведомление
Форма бронирования залов прощаний
Автоматизация бизнес-процесса мониторинг эксплуатации автотранспорта
Для реализации данной задачи был разработан собственный модуль бронирования транспорта. Модуль состоит из двух частей: Форма для менеджера, Форма для диспетчера.
Форма для менеджера встроена в форму сделки. Менеджер переходит во вкладку «Транспорт», ему стразу видно какой транспорт и на какое время уже забронирован. Можно забронировать подходящий свободный транспорт на нужное время. Если свободного транспорта нет, можно указать интересующую модель подрядного транспорта, а диспетчер дальше договориться с подрядчиком на нужное время
Форма бронирования транспорта в сделке
Предусмотрена возможность выбора длины маршрута и добавление дополнительного километража. При необходимости менеджер может откорректировать стоимость одного километра пути. В форме бронирования транспорта, сразу отображается сумма бронирования, для согласования с клиентом.
Форма для диспетчера выполнена в виде отдельного пункта в левом меню.
Диспетчер контролирует загрузку автопарка. При необходимости может забронировать транспорт на сутки, на случай ремонта или сервисного обслуживания. Здесь же, диспетчер назначает водителя который поедет по маршруту и работает с подрядным транспортом
Форма бронирования транспорта в модуле диспетчера
Форма бронирования транспорта в модуле диспетчера (информация о заявке)
Автоматизация форм отчетных документов
Отчет по финансовым показателям. Для каждого сотрудника предусмотрен индивидуальный финансовый отчет. В отчете отображается информация о количестве новых заявок, выездов и успешных сделок за выбранный период. Дополнительно в отчет показаны сумма выигранных сделок и доход. Доход рассчитывается по сложной формуле в зависимости от проданных товаров или услуг.
Финансовый отчет сотрудника.
Для руководителя компании доступен отчет с финансовыми показателями по всем сотрудникам
Финансовый отчет по менеджерам
Дополнительно разработаны отчеты:
Отчет «Отпевание и повиновение усопших»
Отчет «Копка могил и захоронение»
Отчет «Бронирование залов прощаний»
Отчет «Распределение нарядов»
Обеспечение оперативного взаимодействия между участниками организации похорон
Для оперативного взаимодействия между участниками организации похорон внедрены стандартные функции корпоративного портала. Сотрудники активно пользуются чатами Битрикс24 и модулем «Задачи и проекты». Основная работа заключалась в обучении сотрудников правильной и эффективной работе с чатами и задачами.
Дополнительно разработан модуль «Статус менеджера», который позволяет, в оперативном режим отслеживать занятость сотрудника
Форма «Статус менеджера»
Результат внедрения Бизнес процессов оказался следующим:
Руководитель остался доволен выполненной работой по настройке бизнес-процессов, разработке собственных модулей, организации работы сотрудников в рамках корпоративного портала и качественному обучению
Компания: ООО Содействие
О компании: ООО Содействие занимается профессиональной организацией похорон. Выполняет все виды ритуальных услуг
Число сотрудников работающих в Битрикс24: 15 человек
Город: Пермь.
В компанию обратился системный администратор компании с большой задачей перехода от самописной crm системы в современную. После детального анализа всех требований, было предложено переходить на коробочную версию Битрикс24
Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?
Были поставлены следующие задачи:
- Автоматизация бизнес-процесса оформление и отслеживание заказов,
- Автоматизация бизнес-процесса управление ресурсами залов прощания,
- Автоматизация бизнес-процесса мониторинг эксплуатации автотранспорта
- Обеспечение оперативного взаимодействия между участниками организации похорон
- Автоматизация формирования отчетных документов
В компании уже имелась система работы с заявками, написанная своими силами. Но задачи компании растут и текущая система не устраивала по большому количеству показателей. Было принято решение переходить на современную систему с возможностью кастомизации.
Предпроектное исследование помогло понять, что коробочная версия Битрикс24 подходит под все задачи. В процессе написания Технического задания (ТЗ) были детально описаны все процессы, подлежащие автоматизации.
Процесс оформления и отслеживания заказов
Данный процесс полностью реализован в модуле CRM. Настроены 4 воронки: Продажа услуг, Эвакуация, Прижизненный договор, Продажа памятников.
Для фиксации телефонных разговоров настроена и интегрирована телефония от компании Мегафон. Теперь все звонки попадают в CRM
Направления сделок в блоке CRM
Т.к. предпродажной услугой является эвакуация умерших, для этих заявок выделено отдельное направление. С эвакуацией работает отдельный сотрудник и после успешной отработки заявки на эвакуацию, сделка автоматически копируется в направление Продажа услуг, где свободный менеджер берет сделку в работу и допродает ритуальные товары и услуги.
В компании работают 6 менеджеров по гибкому графику. Что бы заявка обрабатывалась максимально оперативно, мы создали отдельный чат в который отправляется информация о всех новых заявках. Далее свободный менеджер переходит по ссылке в чате и берет заявку себе в работу.
Чат с новыми заявками для менеджеров
Отдельной задачей была настройка прав доступа. Если менеджер взял заявку в работу, далее ее видит только он и диспетчер. Завершенные сделки не видит ни кто, кроме Администратор и Руководителя
Этапы обработки заявки в направлении «Продажа услуг»
Для ускорения работы менеджеров, подготовлены шаблоны документов «Заказ-наряд» и «Договор». Сотруднику остается только заполнить необходимые данные в сделке и сгенерировать нужный документ.
Работа ведется по предоплате 50%, остальные 50% компания получает после выполнения всех обязательств по договору. Добавлен контроль получения полной оплаты на финальной стадии сделки. Если отметки о полной оплате нет, менеджер не может завершить следку.
На стадии «Выполнение заказа» автоматизирована постановка задач на всех исполнителей: менеджер, кладовщик, диспетчер. Так кладовщик получает задачу подготовить необходимые товары к дате похорон. Ему больше не нужно ждать от менеджера распечатанного заказ-наряда, все данные он видит в сделке, привязанной к задаче.
У заказчика было особенное требование к выбору товаров и услуг из каталога. Т.к. продажа происходит непосредственно в присутствии заказчика, товары должны отображаться с большими иллюстрациями. Мы разработали собственный товарный каталог и корзину.
Товарный каталог выглядит как карточки в интернет магазине с возможностью просмотра картинки в виде галереи, дополнительно выведен список категорий товаров с отметкой, что в этой категории уже есть выбранные товары или услуги.
Внешний вид формы добавления товаров
Внешний вид формы добавления товаров (выбор конкретного товара)
Корзина дополнена возможностью делать общую скидку по всем товарам или индивидуальную по конкретному товару. Добавлено разделение по категориям (товар или услуга) с фиксацией отдельной суммы по разделу и итоговой по всей сделке.
Корзина в сделке
Процесс управления ресурсами залов прощаний
Для реализации данной задачи был разработан собственный модуль бронирования залов. Менеджер в сделке, переходит во вкладку «Залы прощаний», выбирает нужную дату. Система автоматически подсвечивает время, забронированное на эту дату. Есть возможность забронировать свободный слот. Если система увидит пересечение времени бронирования, появится запрещающее уведомление
Форма бронирования залов прощаний
Автоматизация бизнес-процесса мониторинг эксплуатации автотранспорта
Для реализации данной задачи был разработан собственный модуль бронирования транспорта. Модуль состоит из двух частей: Форма для менеджера, Форма для диспетчера.
Форма для менеджера встроена в форму сделки. Менеджер переходит во вкладку «Транспорт», ему стразу видно какой транспорт и на какое время уже забронирован. Можно забронировать подходящий свободный транспорт на нужное время. Если свободного транспорта нет, можно указать интересующую модель подрядного транспорта, а диспетчер дальше договориться с подрядчиком на нужное время
Форма бронирования транспорта в сделке
Предусмотрена возможность выбора длины маршрута и добавление дополнительного километража. При необходимости менеджер может откорректировать стоимость одного километра пути. В форме бронирования транспорта, сразу отображается сумма бронирования, для согласования с клиентом.
Форма для диспетчера выполнена в виде отдельного пункта в левом меню.
Диспетчер контролирует загрузку автопарка. При необходимости может забронировать транспорт на сутки, на случай ремонта или сервисного обслуживания. Здесь же, диспетчер назначает водителя который поедет по маршруту и работает с подрядным транспортом
Форма бронирования транспорта в модуле диспетчера
Форма бронирования транспорта в модуле диспетчера (информация о заявке)
Автоматизация форм отчетных документов
Отчет по финансовым показателям. Для каждого сотрудника предусмотрен индивидуальный финансовый отчет. В отчете отображается информация о количестве новых заявок, выездов и успешных сделок за выбранный период. Дополнительно в отчет показаны сумма выигранных сделок и доход. Доход рассчитывается по сложной формуле в зависимости от проданных товаров или услуг.
Финансовый отчет сотрудника.
Для руководителя компании доступен отчет с финансовыми показателями по всем сотрудникам
Финансовый отчет по менеджерам
Дополнительно разработаны отчеты:
- Отпевание и поминовение усопших
- Поминальная трапеза
- Постмортальная обработка
- Копка могил и захоронение
- Бронирование залов прощания
- Распределение нарядов.
Отчет «Отпевание и повиновение усопших»
Отчет «Копка могил и захоронение»
Отчет «Бронирование залов прощаний»
Отчет «Распределение нарядов»
Обеспечение оперативного взаимодействия между участниками организации похорон
Для оперативного взаимодействия между участниками организации похорон внедрены стандартные функции корпоративного портала. Сотрудники активно пользуются чатами Битрикс24 и модулем «Задачи и проекты». Основная работа заключалась в обучении сотрудников правильной и эффективной работе с чатами и задачами.
Дополнительно разработан модуль «Статус менеджера», который позволяет, в оперативном режим отслеживать занятость сотрудника
Форма «Статус менеджера»
Результат внедрения Бизнес процессов оказался следующим:
- В компании появился продукт в котором можно полноценно проводить работу и коммуницировать между сотрудниками.
- Благодаря грамотно настроенному блоку CRM сотрудники компании получили полноценную систему оперативной обработки заявок. Доработанный каталог товаров упрощает процесс заказа товаров и услуг.
- Формы бронирования транспорта и залов прощаний заметно сокращают количество коммуникаций между сотрудниками, больше не нужно звонить и уточнять какая машина свободна или на какое время свободен зал прощаний. В целом работа менеджеров стала эффективнее и понятнее
- Индивидуальный финансовый отчет, доступный сотруднику в любой момент времени, мотивирует его выполнять заказы вовремя, получать постоплату и закрывать сделки.
- Для руководителя доступны необходимые аналитические отчеты для принятия управленческих решений.
- Благодаря автоматизации ключевых процессов компании, работа сотрудников стала понятной и структурированной
Руководитель остался доволен выполненной работой по настройке бизнес-процессов, разработке собственных модулей, организации работы сотрудников в рамках корпоративного портала и качественному обучению
Название проекта
Внедрение корпоративного портала, CRM и разработка модулей ООО «Содействие»
Проект партнера
WebMens
Сфера бизнеса
Ритуальные услуги
Тип проекта
Коробочная версия
Год публикации
2022
Узнать стоимость внедрения
