Организация работв Юридической компании

1. Краткая информация о клиенте

·         Юридическая компания ООО «Александра Анфиногентова и Партнеры» оказывает услуги в сфере гражданских и административных споров, банкротства физических лиц, а так же юридическое сопровождение.

·         Штат сотрудников насчитывает 7 человек: 6 юристов, 1 секретарь, (7 работают в Битрикс)

·         Офис компании расположен в г. Самара, к открытию готовится второй филиал.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к нам пришел клиент?

·        До внедрения Битрикс24 компания не использовала CRM – систему, клиентская база не велась. Так же не была систематизирована работа отдела продаж – оценить работу секретаря при первичном приеме заявок оценить было сложно. Так же было сложно оценить общую ситуацию по продвижению работы с клиентами у 6 юристов. Компания готовится к масштабированию – открытие второго филиала, найм сотрудников. Для контроля удаленного по территории филиала, а так же для оценки эффективности маркетинговых инструментов так же необходима CRM

·        По результатам нашего анализа бизнес-задач был выбран Битрикс24, тариф «Стандартный», по соотношению функционала/цены это оптимальный вариант.

·        Нашу компанию клиент выбрал после нескольких консультаций: на первой мы провели интервью, рассмотрели процессы клиента, на второй встрече, через 5 дней было готово предложение с предварительным техническим описанием предлагаемого проекта. Клиента соотношение цены/сроков/списка работ устроило и мы начали процесс внедрения.

3. Процесс внедрения, особенности проекта

·        В первую очередь был детально описан процесс обработки первичных обращений клиентов в компанию – реализован с помощью функционала CRM – лиды. Так же был определен список интегрируемых сервисов для коммуникации: ip-телефония Mango, сервис интеграции сообщений Wazzup.

·        Для обучения пользователей было создана подробная инструкция по работе в CRM в текстовом и видео форматах, производили zoom встречи, на которых на примерах разбирали путь клиента от звонка/заявки до закрытия сделки, рассматривали на каких стадиях/что необходимо сделать

·        В процессе внедрения были небольшие сложности ввиду отсутствия опыта использования CRM у сотрудников и руководства – справились с помощью технической поддержки. После сдачи проекта 1 месяц мы бесплатно поддерживаем клиента/при необходимости вносим доработки

4. Работа с решением. Достигнутые результаты

·        С Битрикс24 были интегрированы сервисы ip-телефонии и сервиса отправки сообщений wazzup: активно используются для обработки обращений в отделе продаж

·        С помощью CRM системы решена проблема формирования клиентской базы, обеспечена прозрачность работы отдела продаж, юридического отдела, процессы продаж и ведения дел клиентов выстроены в crm согласно бизнес-процессам клиента

·        В карточках сделок настроен раздел «Документы», где предусмотрены поля типа «файл» для быстрого доступа к документам по каждой сделке, настроена обязательность полей, которая обеспечивает своевременную загрузку файлов: например, без загруженного скана договора система не даст перейти на следующую стадию и предложит его загрузить.

               В лидах созданы стадии: «Новый лид(Звонок)», «Новый лид(Сайт/сообщение)», «Пропущенный звонок», настроена автоматизация триггерами для распределения по стадиям в зависимости от источника обращения для удобства обработки заявок.

                 Процесс заключения договора с клиентом предполагает проведение встречи: она может быть проведена как в офисе компании, так и дистанционно. В разделе лиды предусмотрены стадии для назначения и проведения встреч, настроена автоматическая отправка сообщений на Whatsapp клиенту при перемещении лида на стадию «Встреча запланирована», в зависимости от выбранного значения в поле «Формат встречи»(В офисе/дистанционно) клиенту отправляется нужный шаблон сообщения с датой/временем встречи.

               В сделках реализована работа юридического отдела, автоматизация постановки задач реализована функционалом роботы: например, для того, что бы начать работу с клиентом необходим подписанный договор и доверенность. На стадии заключение договора дополнительно ставится задача ответственному получить доверенность, после закрытия которой сделка переходит в статус «Договор активирован», в случае, если в поле «Договор» загружен файл.

·        На данный момент клиент только начал работу в CRM, мы всесторонне поддерживаем, оперативно подсказываем в рабочих чатах в случае, если возникают трудности

5. Преимущества от внедрения

·         Посредством внедрения CRM обеспечена прозрачность и эффективность в отделе продаж: все коммуникации ведутся из CRM и сохраняются в ней, систематизирован процесс обработки заявок

·         Обеспечен быстрый доступ к информации по всем делам в юридическом отделе, настроена обязательность полей: система сама подсказывает на каком этапе какой документ необходимо загрузить

6. Отзыв заказчика о проделанной работе

Андрей очень внимательно изучил наши процессы и с командой автоматизировал их на Битрикс24. Мы продолжаем работать. Были составлены подробные инструкции и проводится обучение. Всн отлично. Спаибо!