Внедрение CRM и оптимизация Бизнес-процессов «ООО ТПК НПО МАКСИМАЛ»

Краткая информация о клиенте: 

Компания: ООО ТПК НПО "МАКСИМАЛ" 

О компании: Торгово-промышленная компания, основным направлением является оптово-розничная торговля кабельной, проводниковой и электротехнической продукцией.

Город: Чебоксары

Количество сотрудников: 75-100 

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами обратился клиент?

Компания «Максимал» активно развивается. Поставлена цель – выйти на региональный уровень. Появилась острая необходимость сделать работу компании прозрачной, автоматизировать рутинную операционную деятельность, чтобы освободить время для решения стратегически важных задач. Одним из основных шагов на пути к расширению бизнеса стало внедрение CRM Битрикс24. 

Первоначальный список необходимого функционала: 

1. Учет всех обращений клиентов в одной системе; 
2. Контроль качества выполнения задач; 
3. Чаты и обмен данными в единой CRM; 
4. Контроль сроков выполнения задач; 
5. Показатели эффективности сотрудников; 
6. Оцифровка деятельности компании. 

Изначально переживали, что подрядчику не хватит опыта для такого проекта. Подбирали партнёра очень тщательно. 

Процесс внедрения, особенности проекта:

Состав рабочей группы со стороны заказчика: 

• Генеральный директор 
• Директор по IT 
• Два руководителя продаж 

Вся команда принимала активное участие в проекте: описывали структуру бизнеса, ход процессов, вносили корректировки и принимали финальные настройки. 

Было важно сделать процессы компании прозрачными, обеспечить хранение информации в одном месте, а также настроить эффективную работу с существующей клиентской базой. 

С каким сложностями столкнулись на этапе внедрения: 

Поначалу было сложно донести до сотрудников важность внедрения CRM, убедить, что их работа станет проще, быстрее и понятнее, будут видны ошибки, а также результаты работы. Но, после обучения и демонстрации преимуществ удобства работы в Битрикс24, подчинённые перестали сопротивляться новому. 

Работа с решением. Достигнутые результаты:

Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить и начать работать с самыми необходимыми инструментами Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы. 

Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого. 
В рамках MVP было принято решение реализовать следующий функционал: 

Стандартные модули Битрикс24: 

1. CRM: 

1.1. Настроена воронка лидов. 

Позволяет оперативно выполнять квалификацию обращений, не пропускать новые заявки и отслеживать конверсию. 

1.2. Настроена воронки продаж.

Все потенциальные сделки фиксируются в направлении «Пресейл» и проходят от этапа определения поставщика до перевода на стадию «Успешно». 

Если поступила частичная оплата, то фиксируется дата и формируется элемент смарт-процесса для контроля оплаты по сделке. 

Далее следует воронка «Исполнение», по окончании которой, формируется повторная сделка в воронке «Повторные продажи». На некоторых стадиях присутствуют бизнес-процессы, упрощающие взаимодействие и отслеживание по утверждениям/согласованиям между сотрудниками.

Сделки на воронке «Тендер» проходят от этапа «Новая заявка» до победы на аукционе, с дальнейшей работой в воронке «Исполнение». 

Некоторые стадии, для перехода по ним, требуют заполненные поля, чтобы менеджерам было удобно обрабатывать данные по клиенту и вести сделку к успешной стадии.

1.3. Настроены смарт-процессы

Настроены смарт-процессы в направлении «Контроль оплаты» от ожидания оплаты до контроля работы бухгалтерии, а также в направлении «Контроль отгрузки» от ОМТС до подписания документов по сделке. 

2. Контакт-центр: 

2.1. Настроен виджет на сайт, который позволяет автоматически собирать новые обращения с сайта и формировать из них лиды в Битрикс24. 

3. Бизнес-процесс: 

3.1. Согласование тендера. 

В результате согласования сделка может перейти на следующий этап или быть забракованной в воронке «Тендер». 

4. Облачное хранение данных: 

4.1. Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо. 

5. Чат и видеозвонки: 

5.1. Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров. 

5.2. Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24. 

Результат от внедрения: 

• Общение с клиентами из разных мессенджеров проходит в Битрикс24; 
• Сохраняется история работы со сделками, а также звонки и переписки; 
• Руководителям доступны инструменты управления загрузкой сотрудников; 
• Подчинённые видят свои показатели KPI; 
• Выполнение рутинных задач автоматизировано. 

Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе: 

• Доступность обучения; 
• Позитивный стиль общения команды; 
• Понятность объяснений от бизнес-аналитика; 
• Выполнение обещанных работ в полном объёме.