Настройка Битрикс24 для производителя упаковки

1. Краткая информация о клиенте

"Глобал Пак" - производитель пищевых вакуумных и термоусадочных пакетов. Производство находится в Московоской области, г. Павловский Посад. Производственные мощности предприятия позволяют выпускать до 500 тысяч пакетов в сутки и выполнять объемные заказы  за 1-3 дня.

Продукты компании:

1) вакуумные пакеты (основная доля выручки - 80%)

2) гофротара

3) стрейч пленка, скотч, пнд и пвд пакеты

Клиентами являются:

– b2b (пищевые производства);

– b2b (производства);

– физ.лица

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент.

Для стабильного функционирования производства бизнесу нужны заказы и клиенты. Компания имеет сайт, рекламную кампанию на поиске, отдел продаж, который также пополняет клиентскую базу холодным прозвоном.

Сотрудники уже зарегистрировались в Битрикс24 и смогли настроить своими руками воронку отдела продаж. Однако в ней не хватало многих полей (например: дата, способ доставки), поэтому данные заполнялись в какое-либо одно подходящее поле.

Полностью отсутствовала автоматизация в Битрикс24.

Было очень много мусора в лидах, т.к. заявки поступали на е-мейл, а оттуда - в CRM вместе с прочим спамом.

Большое неудобство в работе было связано с выставлением счетов через бухгалтерию на аутсорсе: чтобы выставить счет, менеджеру нужно было собрать реквизиты клиента, заказанные товары, сумму заказа и отправить письмо в бухгалтерию, затем дождаться когда бухгалтер пришлет готовый счет на оплату. Данный процесс занимал очень много времени, впоследствии удалось его оптимизировать, это была одна из задач, возложенных на Битрикс24.

Также клиент обратился к нам с запросом реализовать личный кабинет клиента в “Битрикс24”. Была необходимость, упростить работу с заказами постоянным клиентам. Необходимо было реализовать калькулятор расчета стоимости товара, с возможностью создания новой заявки  и ее подтверждения. Вторая задача была отслеживание активного заказа и история заказов клиента в личном кабинете в Битрикс24.  

Компания из небольшого производства доросла до необходимости масштабироваться и расширяться. Руководитель понимал, что для этого стоит структурировать внутреннюю работу отделов, настроить CRM так, чтобы она значительно помогала в работе.

3. Процесс внедрения, особенности проекта.

Первым шагом к внедрению является аудит бизнес-процессов компании и написание на его базе технического задания, которое определит требования и опишет точный объем работ.

Аудит проводится путем интервьюирования топ-менеджеров и первых лиц компании. По итогам аудита формируется процессно-событийная модель с декомпозицией бизнес-процессов, формируются оптимальные технические решения для настройки Битрикс24.

Согласно ТЗ сначала была выполнена административная настройка: воссоздана структура организации с руководителями и отделами, добавлены роли и права доступа для разных категорий сотрудников.

Далее сделаны интеграции с IP-телефонией, и двумя сайтами Заказчика, где расположены формы сбора заявок. Плюс интеграция номера Whatsapp через приложение Мобилон, для возможности писать клиентам прямо из сделки в Битрикс24.

Добавлена открытая линия на сайт, то есть "онлайн-чат Битрикс24" с автоответчиком в нерабочее время.

Настроены автоматические лиды, приходящие с сайтов или через телефонный звонок (благодаря IP-телефонии), а также создающиеся вручную менеджерами по прозвону.

Настроена воронка отдела продаж, в которую встроен процесс сбора лидов, затем создание сделок на их основе и процесс работы со сделками со всеми необходимыми автозадачами на этапах прохождения сделки (подготовить/отправить КП, согласовать КП/заключить договор, получить подписанный договор, получить обратную связь по отгрузке товара и узнать периодичность закупок, звонок для уточнения повторного заказа).

Созданы дополнительные пользовательские поля для карточек лидов, контактов, компаний, сделок. Они позволяют сохранять специальную информацию о контактах, которая помогает сотрудникам разных отделов видеть все необходимые сведения о клиентах и сделках из карточек Битрикс24 и тем самым оперативнее выполнять задачи, связанные с обработкой заказов.

Настроено формирование счетов для оплаты в Битрикс24 по шаблону, когда сделка заключена.

Также была настроена воронка отдела производства, когда сделка на определенном этапе появляется у сотрудников отдела производства и ее обработка происходит с помощью автозадач сотрудникам производственного отдела, связанных уже с производством и отгрузкой заказов.

Для руководителей добавлены отчеты:

а) по направлениям сделок, где содержится информация:

- об активных сделках в воронке продаж;

- успешные сделки с суммой за периодичность;

- проигранные сделки с суммой за периодичность;

- диаграмма с причинами провалов;

- конверсия сделок с этапа на этапа;

б) по менеджерам, в которых можно видеть:

- все исходящие действия (звонки, визиты, показы, высланные КП);

- количество сделок в работе (по каждому сотруднику, суммам).

в) по клиентам:

- объем сделок по компаниям (общее кол-во сделок, суммы, сделки в работе и завершенные);

- объем сделок по менеджерам (кол-во сделок, сделок в работе).

Также настроили 4 бизнес-процесса в Битрикс24: 

1. "Заявка на производство": При переходе на определенный статус в воронке продаж, создается сделка в производстве и создается список “Заявка на производство”, в котором дублируется вся актуальная информация по производству.

2. "Отправка образцов": Запускается в ручном режиме из сделки. Ответственным менеджером по продажам выбирается позиции для отгрузки образца, после чего процесс уведомляет производство об отгрузке образцов, где ответственный за производство должен указать дату отгрузки. Информация добавляется в список в БП в ленте и меняется статус на отгружено. Менеджеры могут в любой момент отследить где образцы уже отгружены клиенту или еще ждут отгрузки по фильтру.

3. "Бизнес-процесс Реестр Оплаты и Дебиторки": дебиторка формируется автоматически при оплате заказа, после чего менеджер добавляет оплату в ручную при оплате клиентом части заказа. Исходя из суммы оплаты в дебиторке автоматически рассчитывается остаток и приход по сделке. 

4. "Бизнес-процесс “Калькулятор стоимости”: При изменении полей в сделке с размерами бизнес процесс запускается и рассчитывает новую стоимость товара, исходя из параметров в полях, а также скидки (%) в компании. Дополнительно реализован БП создания новой заявки со стоимостью товара и его параметрами, а также БП добавления позиции в существующую сделку. 

4. Работа с решением. Достигнутые результаты.

Чтобы быстрее освоить работу в новой отстроенной системе, нужно использовать ее максимально: все что можно делать в Битрикс24 - надо делать в Битрикс24.

А так как возможности и функции системы широки, то все необходимые инструменты теперь внутри портала и доступны в любой точке, где есть Интернет. Для сотрудников это неоспоримое удобство  - организация работы в одном окне.

Выстроенные процессы продаж, производства и логистики позволили сотрудникам быть более оперативными и продуктивными. Автоматизация рабочих процессов в системе с целью уменьшения рутины также помогает и способствует продуктивности компании.

Одновременно задачи в Битрикс 24 (в том числе автоматические, которые появляются на определенных этапах сделки) позволяют контролировать сроки и придерживаться их.

Клиентская база теперь собирается и хранится в СРМ, причем 50% контактов в ней создаются автоматически из интегрированных сервисов лидогенерации, остается лишь квалифицировать заявки и дополнять нужной информацией.

На 90% снижены показатели пропущенных, не своевременно обработанных заявок и заказов, за счет подключения всего потока обращений со всех каналов и фильтрации почтового спама от заявок с сайта.

Выстроенные процессы в воронке продаж и производства обеспечили оптимальное взаимодействие между отделами - сотрудники включаются в процесс сделки на необходимом этапе, видят всю входящую информацию по сделке и клиенту из карточки, что не вызывает вопросов и недопониманий, чтобы оперативно включиться в работу на текущем этапе.

Руководители с помощью отчетов видят продуктивность и качество работы отдела продаж, вырученные суммы и сделки в процессе.

5. Преимущества от внедрения

Главные и очевидные преимущества - это систематизация и автоматизация бизнес-процессов компании, связанная с нею оптимизация времени сотрудников (удобство формирования документов, сокращение человеческого фактора), удобство расчета, отслеживания активного заказа, а также истории для клиентов. безопасная и наглядная клиентская база с фиксацией всех входящих обращений из разных источников в одной системе, контроль руководства за процессами и сделками, вовремя закрытые задачи у сотрудников, наглядные отчеты для руководства о работе отделов по количеству сделок и суммам. Сюда же можно отнести контроль задолженностей клиента.

Преимуществами Битрикс24 для Глобал-Пак являются:

- Единое пространство для управления процессами в компании - работа из одного окна;

- Системность и прозрачность всех внутренних процессов в отделе продаж и на производстве;

- Автоматический сбор заявок клиентов с различных источников лидогенерации и надежное хранение клиентской базы внутри crm-системы со всей историей взаимодействий.

- Слаженное взаимодействие сотрудников отдела продаж и производства, благодаря выстроенной воронке перетекающей из отдела продаж в производство, где каждый сотрудник видит необходимую информацию по сделке, сроки и задачи.

- Удобный контроль для руководства работы отдела продаж по количеству звонков, обработанных заявок.

- Наглядные отчеты с анализом показателей (количество лидов, конверсия)

- Упрощение коммуникаций внутри компании (между руководителями, сотрудникам, отделами) и с клиентами.

-  Более ускоренный процесс ввода новых сотрудников в полноценную работу (за счет систематизации процессов в Отделе продаж и производстве).

6. Пример использования системы в рабочих ситуациях конкретного отдела/департамента.

Пример работы бизнес-процесса "Отправка образцов"

- при запуске БП автор, который запускает этот бизнес-процесс, заполняет первичные данные, далее запускается ознакомление с заявкой ответственного за производство на отправку образцов. После ознакомления БП запрашивает у ответственного за производство дату отгрузки образцов клиенту. После заполнения даты отгрузки, БП заполняет список с данными и уведомляет менеджера по продажам, что образцы отгружены.

Пример работы бизнес-процесса оплата клиента + "Дебиторская задолженность"

При переходе сделки на статус заказ подтвержден, автоматически создается в реестре дебиторки список с данными, в котором содержится задолженность от клиента, сумма оплаты по сделке и колонка “оплата закрыта” с вариантами “да” или “нет”.  При оплате от клиента менеджер по продажам запускает бизнес-процесс “оплаты”, в котором заполняет сумму и дату оплаты, после чего данные вносятся в реестр оплат и рассчитывается в дебиторке сумма оплаты по сделке от клиента, а также вычитается сумма оплаты из задолженности. После полной оплаты от клиента, дебиторка автоматически меняет статус “оплата закрыта” на “да”, для удобства фильтрования в реестре руководством.

Пример работы бизнес-процесса Калькулятор стоимости

В смарт-процессе созданы списки с 3 разными типами продукции которые нельзя удалить. При изменении параметров продукции (полей), автоматически запускается БП, который рассчитывает новую стоимость продукции и запрашивает % скидки в компании клиента. После чего можно из строки запустить добавление продукции с забитыми параметрами и суммой в определенную сделку или создать новую сделку с данной позицией. В сделке есть список с привязкой к сделке, в который при добавлении вносится продукция из калькулятора, а также рассчитывается новая сумма сделки.

7. Отзыв заказчика о проделанной работе.

Благодарим MMP-Group за корректную настройку нашего корпоративного портала Битрикс24, за профессиональные рекомендации и внедрение полезных и облегчающих работу инструментов в crm-системе, за исчерпывающие консультации в процессе адаптации сотрудников к нововведениям, связанным с работой в Битрикс24.

MMP-Group  - это надежные и компетентные специалисты, в чем мы убедились не раз: когда обращались за разработкой сайтов, настройкой рекламной кампании и, наконец, для настройки CRM и автоматизации внутри Битрикс24.

Мы довольны и предложенными решениями для нашего бизнеса, и их реализацией на базе корпоративного портала Битрикс24. Видим, что появился порядок в работе отделов продаж и производства.

Желаем нашим партнерам процветания и платежеспособных клиентов!