АО Город: от бизнес-процессов до почтовых сообщений

Свою историю компания ведёт с момента основания Московского государственного треста по строительству транспортных и гидротехнических сооружений в Москве. За это время команда инженеров и линейных работников успешно реализовала множество сложных и значимых для города проектов.

Компания выполняет работы на различных объектах Московского метрополитена, дорожной инфраструктуры и жилищного строительства. В ее распоряжении есть вся необходимая современная техника и механизмы, а также офисные, производственные и складские помещения в Москве.

Благодаря накопленному опыту, коллектив компании является одним из ведущих специалистов по строительству инфраструктурных объектов водоснабжения и водоотведения в Московском регионе.

До того как обратиться к нам, компания уже пользовалась системой Битрикс24. Наша задача состояла в том, чтобы создать определенный бизнес-процесс и решить проблему с отправкой почтовых сообщений. Письма не уходили.

После онлайн-аудита с клиентом выстроили следующий алгоритм:

• проверка работы почты с портала Битрикс24. Это было необходимо не только для лучшего погружения в процесс работы, но и для устранения потенциальных ошибок в работе системы;

• устранение проблемы невозможности отправки писем. Письма не уходили адресату;

• создание бизнес-процесса «Закупка»;

• создание связки между платежами;

• проработка бизнес-процесса «Внести поступления»;

• наладить бизнес-процесс «платеж».

Сначала мы проверили работу почты на портале Битрикс24. После получения всех необходимых доступов проанализировали проблему, которая решилась дублированием почты. Выполнив это простое действие, решили проблему с отправкой почтовых сообщений.

Затем создали бизнес-процесс «Закупка». Сделали так, чтобы при предоплате, с предоплатой и перепродажей, а также при отсрочке платежа и перепродаже связанная подзаявка переходила в статус «Закупки созданы частично». Стадии процесса закупки при предоплате и с предоплатой и перепродажей автоматически изменялись в зависимости от прохождения стадий процесса платежа. Речь идёт о стадиях «Счет отправлен в оплату» и «Счет оплачен», которые соответствовали стадиям «Передан в финансовый отдел» и «Оплачен» в процессе платежа. Если платеж отклонен, возвращалась стадия «Согласован».

В процессе закупки типа «Закупка» в соответствующих полях автоматически появлялись данные о сотруднике и субподрядчике. Добавили параметр «Сумма счета», чтобы он отображался в списке и в карточке.

Далее мы создали связь между счетами от поставщика и платежами. В списке счетов мы отобразили ссылки на связанные бизнес-процессы «Платежи», а в списке платежей — ссылку на связанные счета.

Создали бизнес-процесс «Поступление», чтобы значение «Поставка в кредит» из заявки на закупку не переносилось в создаваемый документ. Настроили автоматическую подгрузку данных в поля «Получатель — сотрудник» и «Получатель — субподрядчик» из связанной заявки (Заказчик — сотрудник и Заказчик — субподрядчик). При этом оставили возможность ручной корректировки.

Наладили бизнес-процесс «Платёж». Теперь во вкладке «Заявка» есть ссылка на подзаявку с закупкой. Всё отображается в виде списка для более удобного экспорта.

Ранее существовавшие проблемы с отправкой и получением электронных писем полностью решены. Теперь письма отправляются и доставляются без каких-либо задержек или ошибок. Это изменение привело к значительному улучшению рабочего процесса в компании. Сотрудники больше не тратят время на беспокойство о своевременной передаче информации своим коллегам или клиентам. Вместо этого они могут сосредоточиться на более важных аспектах своей работы, таких как разработка новых продуктов или обслуживание клиентов.

Эта новая система также позволила повысить эффективность бизнес-процессов, что привело к сокращению времени, необходимого для создания и контроля сделок. В результате все сотрудники могут уделять больше времени выполнению своих основных обязанностей, что способствует общему росту и развитию компании.