Микпром

1. Краткая информация о клиенте.

Сфера деятельности. ООО "МИКПРОМ" лидер в производстве мясоперерабатывающей продукции из мяса птицы. Основным видом деятельности компании ООО "МИКПРОМ" является "Производство продукции из мяса убойных животных и мяса птицы". 

Число сотрудников. На портале работает 52 сотрудника. 

Адрес: Саратовская область, Энгельсский р-н, р.п. Приволжский, ул.Гагарина 1/1

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к нам пришел клиент?

Основные потребности до внедрения были в оптимизации документооборота внутри компании. Так как много документов, у сотрудников уходило много времени именно на согласование. Так же была потребность в четкой и ясной системе контроля постановки и исполнения задач. И самый главный и основной запрос был связан с отделом продаж. Много сделок, сотрудники постоянно забывали что-то записать и теряли информацию, пропускали звонки с клиентом. Нужно было все систематизировать, собрать в одно место, сделать максимально прозрачной и видной для руководства. 

Битрикс24 соответствовал запросу и задачам которые нужно реализовать. 

А сотрудники нашей компании смогли донести всю информацию до клиента. И простым языком объяснить, что сделаем и что в итоге будет. Какие потребности закроем.

3. Процесс внедрения, особенности проекта.

Проблемы какого отдела/отделов решались в первую очередь?

В первую очередь перед была задача решить проблему отдела продаж. А так же создать БП для документооборота внутри отделов компании. Так как сотрудники тратят много времени на согласование. Для этого были созданы: воронка продаж, задачи на каждом этапе воронки, и бизнес процессы для согласования «Контроль оплаты и Закрывающие документы», «Согласование Счёта», «Согласование Договора», «Служебная записка». 

После настроенных процессов, были проведены обучения. Для поэтапного ввода сотрудников в процесс работы. Так же было предоставлено домашнее задание с фиксированным сроком выполнения. Это делалось для того чтобы сотрудники понимали сроки. 

А руководящему составу в целом понравилась система постановки задач и отслеживания их выполнения. А так же прозрачность процессов. 

4. Работа с решением. Достигнутые результаты.

Как итог, ведение сделок в блоке CRM упростило работу сотрудником и процесс отслеживания деятельности руководителям;

Благодаря внедренным бизнес-процессам ускорился процесс документооборота;

Подробнее о бизнес-процессах: 

Бизнес-процесс “Контроль оплаты и Закрывающие документы”

После отгрузки и закрытия задачи в группе «СГП» сделка переходит на этап «Контроль оплаты» и автоматически формируются 2 задачи (здесь и далее в этом пункте реализация либо через задачи, либо задания БП) бухгалтеру

- подтвердить получение оплаты

- подтвердить получение закрывающих документов

Когда закрывается одна из задач, которая подтверждает, например, оплату, ставится метка, что по сделке оплата получена, проверяется метка получены ли документы, если да, то сделка закрывается как успешная, если нет переходит на этап «Закрывающие документы»

Когда закрывается задача по контролю за документами, так же ставится метка о получении документов и идёт проверка метки об оплате. Если оплата не поступила сделка остаётся на стадии «Контроль оплаты» если поступила, сделка закрывается как успешная.

Для стандартизированного наименования карточек сделок реализуется бизнес-процесс, который при смене статуса Сделки на «В рекламе» автоматически меняет название вида <номер заказа (IDсделки)> <Контрагент> <дата заявки>

Бизнес-процесс “Согласование Счёта”

Инициатор запускает БП согласования счёта. Заполняет необходимые параметры для запуска процесса.

Система проверяет если инициатор является руководителем подразделения, то сразу идет согласование на Коммерческого директора, если нет, то на непосредственного руководителя инициатора. При отклонении уходит задание инициатору на корректировку.

При согласовании, задание получит Коммерческий директор, а далее Генеральный директор. При отклонении любым из согласующих, задание уходит инициатору на корректировку.

После согласования всеми участниками, Главный бухгалтер получает задание выбрать исполнителя по оплате счёта. Далее выбранный бухгалтер производит оплату и отмечает в задании БП дату оплаты.

После подтверждения оплаты, автоматически отправляется уведомление инициатору об оплате счёта и данные записываются в реестр оплат (Дата оплаты, сумма, Контрагент, Инициатор, Файл счёта).

Бизнес-процесс “Согласование Договора”

Инициатор запускает БП согласования договора. Заполняет необходимые параметры для запуска процесса.

Система проверяет если инициатор является руководителем подразделения, то сразу идет согласование на Коммерческого директора, если нет, то на непосредственного руководителя инициатора. При отклонении уходит задание инициатору на корректировку.

При согласовании, задание получит Юрист, затем Коммерческий директор, а далее Генеральный директор. При отклонении любым из согласующих, задание уходит инициатору на корректировку.

Исходя из перечисленных выше пунктов уменьшилась рутинная часть процессов и ускорились все процессы согласования в целом;

Если взять отдел продаж, то убрали человеческий фактор. Те места, где менеджеры забывали - стали активно помогать роботы с задачами и напоминаниями. Так же легче стало контролировать сроки исполнения. 

5. Преимущества от внедрения

Как итог, какие преимущества от внедрения: 

• Освобождение времени работы сотрудников, у персонала появилось больше времени для выполнения более важных задач.

• Информация о каждом клиенте стала доступна прозрачна и информативна;

• Теперь все коммуникации с клиентом фиксируются на портале;

• Задачи, которые ставятся сотрудникам, хранятся в одном месте;

• Ясность и понимание у менеджеров, каждый клиент / заказ - закреплен за своим менеджером, теперь нет путаницы, где чей заказ;

• Минимизация просрочек при изготовлении. Процесс отслеживается, начиная от создания заказа, и заканчивая окончанием производства. У отдела производства есть своя группа, где приходят новые задания, запуск которых происходит автоматически из сделки. 

6. Отзыв заказчика о проделанной работе

Внедрение прошло успешно. Самый важный вопрос с документооборотом был решен, что позволило освободить время сотрудников для реализации важных задач. Так же настройка блока СРМ помогла фиксировать все важные аспекты каждого заказа и не упускать передачу документации.