Автоматизация бизнес-процессов и организация работы над проектами на базе Битрикс24 в юридической фирме

О ЗАКАЗЧИКЕ

Компания «Нартекс» осуществляет юридическую поддержку физических и юридических лиц. Юристы оказывают помощь в суде и другие различные юридические услуги.

Более 29 лет Нартекс защищает интересы своих клиентов в судах общей юрисдикции (по уголовным делам и гражданско-правовым спорам) и арбитражных судах, успешно представляет интересы клиентов во взаимоотношениях с государственными органами (налоговыми, таможенными, органами прокуратуры, подразделениях следственных управлений города и области).

ЗАДАЧА ПРОЕКТА

Специфика работы заказчика связана с ведением проектной деятельности. Основная задача внедрения Битрикс24 заключалась именно в организации удобного и эффективного рабочего пространства и набора инструментов ведения проектов, постановки задач и организации встреч по проекту.

Одним из обязательных требований к внедрению была возможность создания нескольких календарей, привязанных к разным типам проектов и возможность наслоения и фильтрации встреч в этих календарях.

Проще говоря, требовалось настроить систему внутренней работы сотрудников по проектам с использованием инструментов Битрикс24: CRM, Задачи, Встречи, Календари, Бизнес-процессы.

РЕАЛИЗАЦИЯ

Так как у заказчика было несколько направлений по проектам со своими стадиями, задачами и другими особенностями, мы решили реализовать необходимые заказчику функции на блоке CRM.

В разделе «Клиенты» заказчик будет вести клиентскую базу как Физических, так и Юридических лиц, в нужном направлении Сделок создавать проект, заполнять информацию в полях и двигать проект по стадиям.

Сделка (проект) содержит отдельный блок с сотрудниками.

Только сотрудники, прикрепленные к проекту, могут получать задачи и участвовать во встречах по этому проекту.

Работает это следующим образом. Создавать проекты может один из ответственных партнеров. В случае, если проект создает партнер с бОльшими правами, он может самостоятельно прикрепить Юристов к карточке проекта, выбрав их в соответствующих полях. Если проект создает партнер с меньшими правами, то он из карточки проекта запускает бизнес-процесс, в котором отмечает тех сотрудников, которые должны участвовать в проекте, а другой партнер должен согласовать данный запрос. И, соответственно, от результатов согласования сотрудники будут или не будут прикреплены к данному проекту.

Если задача в проекте поставлена сотруднику, который в нем не участвует, то она будет автоматически удалена.

В каждом направлении настроены свои обязательные поля.

Дополнительно мы настроили следующую автоматизацию:

Например, если проект находится в стадии «1 инстанция», и результат судебного акта заполнен отрицательно, то стадия проекта меняется на «Апелляция» и для участников проекта создается задача для подготовки жалобы в соответствующий орган. И так на каждом этапе.

Требования по календарям и встречам были решены следующим образом: при заполнении определенного поля в карточке проекта создается встреча, которая крепится в один из календарей.

Тип календаря определяется направлением сделки. Также событие отражается и в личном календаре сотрудника. Т.е. получается, что в календаре «Судебные проекты» отображены встречи всех сотрудников по всем судебным проектам, а в личных календарях только те, в которых они принимают участие.

Можно открыть один календарь для просмотра встреч соответствующего типа проектов или наслаивать календари друг на друга и смотреть встречи по нескольким типам проектов.

Дополнительно настроены автоматические задачи, которые создаются при заполнении определенного поля в сделке и возобновляются до тех пор, пока в другом поле не будет поставлена нужная отметка. Например, задачу по оплате штрафа нельзя закрыть, пока в поле «Штраф уплачен» не стоит «Да».

Одно из главных требований заказчика заключалось в том, чтобы во всех задачах сотрудники обязательно отмечали затраченное на выполнение время.

Мы написали внешний скрипт, который проверяет закрывающуюся задачу и возобновляет ее, если в ней не отмечено время.

ИТОГИ ВНЕДРЕНИЯ

После внедрения Битрикс24 Заказчик получил рабочий инструмент, который помогает видеть реальную картину всех текущих проектов в одном месте, а также удобный планировщик всех дел с клиентами.

Эффективность работы сотрудников выросла, а сам рабочий процесс стал гораздо более прозрачным и структурированным. Кроме того, у руководства появились новые возможности контроля выполнения задач.