CRM Academy для ООО Бизнес-ЗП: время, затрачиваемое на создание задачи, сократилось на 20%

Компания Maxard предлагает широкий спектр юридических услуг, среди которых:

• оспаривание и снижение кадастровой стоимости объектов недвижимости;

• анализ рыночной стоимости недвижимости;

• защита прав на земельные участки;

• налоговый консалтинг.

До внедрения Битрикс24 компания использовала amoCRM. Однако вскоре стало ясно, что помимо автоматизации задач отдела продаж, необходимо оптимизировать работу и других подразделений.

Решение Битрикс24 оказалось оптимальным, так как позволяло автоматизировать деятельность любого отдела и даже объединять в одном портале несколько направлений бизнеса. Поэтому компания приняла решение перейти в Битрикс24.

Компания самостоятельно осуществляла переход из двух систем: amoCRM и БИС (Бухгалтерская информационная система). В БИС уже была настроена работающая система с контрагентами, включающая два процесса: для входящей и исходящей документации. Она функционировала успешно, и одним из ее преимуществ было то, что пользователь не мог отправить какой-либо документ без согласования. Однако при переходе эта система была нарушена, и ее требовалось восстановить.

Сотрудники компании самостоятельно установили коробочную версию системы на физических серверах, настроили почтовые ящики для каждого отдела и интегрировали ее с сайтом и лид-формами. Кроме того, была выполнена интеграция с WhatsApp, Telegram и Roistat, что позволило отслеживать показатели маркетинга как в Битрикс24, так и в Roistat. Воронки продаж уже были настроены в CRM-системе.

Когда компания только начала работу с Битрикс24, руководство поставило задачу пройти полный курс обучения для всех сотрудников. В ходе обучения сотрудники получали задачи, а их действия и результаты контролировались. После обучения не возникало вопросов по использованию базового функционала Битрикс24, а в случае необходимости всегда можно было обратиться к базе знаний. Компания осваивала Битрикс24 самостоятельно. 

Нам было необходимо:

• провести аудит настроенной CRM-системы;

• донастроить документооборот внутри компании и с внешними контрагентами;

• создать регламент работы с задачами и проектами;

• проанализировать текущие настройки сервиса сквозной аналитики в Битрикс24.

Мы подробно обсудили и изучили процесс создания полей и стадий в воронке продаж, а также рассмотрели общие вопросы и требования к системе. Особое внимание было уделено получению аналитических данных из сущности лида с помощью фильтра. Кроме того, рассмотрели возможности WhatsApp и сервиса Pact. Также изучили работу с фильтрами и представлениями списка и канбана, а также различные виды отчетов в Битрикс24.

Нами был настроен процесс работы с входящими документами и доработан существующий процесс согласования договоров.

Был разработан регламент, определяющий порядок работы с задачами и проектами в компании.

Проанализировали данные отчетов сквозной аналитики и изучили информацию от клиента по лидам с некорректными данными по источнику сквозной аналитики.

Разобрались в основных настройках сквозной аналитики и получили техническую и методологическую поддержку. В качестве самостоятельной работы нам было предложено установить код сквозной аналитики и сопоставить ютьюб-метки.

В рамках первого этапа проекта была оказана всесторонняя техническая и методологическая поддержка клиенту в работе с CRM-системой Битрикс24 и инструментом сквозной аналитики. Ключевой целью было обеспечить уверенное использование данных инструментов и помочь клиенту максимально эффективно использовать их для достижения бизнес-целей.

Также было проведено обучение сотрудников клиента работе с задачами и проектами в Битрикс24, что позволило им освоить функционал для организации и контроля рабочих процессов.

В настоящее время проект приостановлен по инициативе клиента. Несмотря на это, клиент выразил удовлетворение качеством выполненной работы и планирует возобновить сотрудничество в дальнейшем.

В результате первого этапа клиент получил:

• квалифицированную техническую и методологическую поддержку в использовании CRM и сквозной аналитики;

• обученных сотрудников, которые уверенно работают с задачами и проектами в Битрикс24. Благодаря этому время, затрачиваемое на создание задачи, сокращается на 20%;

• глубокое понимание возможностей системы и детальный план дальнейшего развития использования Битрикс24 для оптимизации бизнес-процессов. В результате количество используемых функций CRM возрастает на 30%.