Автоматизация производственного предприятия

Завод Гефест занимает лидирующие позиции в сфере производства и поставки, комплектующих для виноградников. Производит шпалерную опору из оцинкованной стали, поставку комплектующих собственного и импортного производства. Оказывает услуги проектирования и установки шпалерных систем, посадки саженцев. В 2020г предприятие получило статус «Лучшее предприятие отрасли». Продукция поставляется по всем регионам России и Евразийского Экономического Союза.

Производственная база ООО «Завод Гефест» расположена в пгт. Афипском Северского р-на Краснодарского края.

В корпоративном портале Битрикс24 работает 10 человек.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к нам пришел клиент?

Классический пример, когда компания долгое время успешно работает без какой-либо автоматизации используя таблицы MS Excel и все её устраивает. Но проходит время, растут объемы, растет клиентская база и вот компания уже не может пользоваться теми инструментами, которые её устраивали долгое время. В этот момент компания и обратилась к нам за помощью в автоматизации производственных и сбытовых процессов.

Почему обратились к нам. 

Дело в том, что у нас огромный опыт работы с «производством», и некоторое время назад мы автоматизировали стремительно развивающееся производственное предприятие, владелец которого и порекомендовал к нам обратиться.

Задачи, которые сформулировал клиент:

1.      Видеть из каких источников приходят клиенты. Контролировать время «подхвата» в работу потенциальных заявок. Разработать соответствующий отчет по источникам.

2.      Видеть всех Клиентов в активной работе, т.е. кто находится на стадии согласования Заявки или, когда ожидать Заявку, кто на стадии подписания договора, а кто уже в производстве и что уже отгружено.

3.      Так как Сделки «длинные» нужно контролировать, чтобы менеджеры на начальных этапах работы с клиентом заполняли обязательную информацию о предполагаемом Заказе, и планировали работу по ним, получали необходимые уведомления и напоминания.

4.      Видеть дебиторскую задолженность, понимать сколько денег «придет» на следующей неделе/месяце и т.д.

5.      Видеть производственную программу, понимать сколько и у кого необходимо закупить сырья и материалов под неё.

6.      Необходимо на каждом этапе логистики фиксировать фотоматериалы и хранить в Сделке.

7.      Разработать воронку продаж. Подключить телефонию и т.д.

3. Процесс внедрения, особенности проекта.

Процесс внедрения начался по классической проектной технологии. Мы начали с предпроектного обследования или так называемого этапа постановки «задачи на автоматизацию». Поговорив с ключевыми сотрудниками. Мы проанализировали и нарисовали/описали бизнес-процессы как есть. Изучили таблицы с которыми работает заказчик. Параллельно мы настраивали демо-примеры в Битрикс24, чтобы заказчик понимал - как будет выглядеть сделка, воронка, как будет выглядеть задание на производство, и т.д.

Одной из целью автоматизации было использовать стандартный функционал, т.е. стоимость владения – сделать равной стоимости аренды тарифа Битрикс24.

После того как согласовали «задание на автоматизацию», и мы одинаково понимали результаты работ, приступили к этапу настройки/макетирования портала Битрикс24.

Основная сложность заключалась в том, что в Битрик24 нет производственного учета, такие понятия как подготовка производства, технологические карты и многое другое, отсутствуют.

Нам пришлось придумать отдельный раздел для конкретной задачи, его таблицы и структуру. Реализовали мы это на Смарт-процессах и связали со Сделками. Нами было предложено ввести в терминологию компании новый термин «нормативная карта», в которой учитываются расход сырья и материалов на конкретный вид продукции. Разработали реестры заданий на производство, выпуска готовой продукции и отгрузок. Учета сопутствующих отходов, брака и других производственных показателей.

Настройка модуля CRM Битрикс24, при наличии максимального тарифа все поставленные задачи реализовали на роботах и бизнес-процессах, создали необходимое кол-во дополнительных полей, подключили шаблоны договоров и других документов.

Обучение/внедрение проходило в формате «деловой игры» т.е. прогнали демо пример по всем этапам от появления клиента в системе, до завершения работы по сделке.

Потом начали вносить информацию по всем сделкам которые есть в работе, а также по новым.

4. Работа с решением. Достигнутые результаты.

1. Мы импортировали в Битрикс24 всех поставщиков и клиентов компании, справочники готовой продукции, сырья и материалов. Это существенно облегчило первоначальную работу сотрудников.

2. В Битрикс24 сразу стали поступать запросы в Лиды с учетом всех необходимых источников. Соответствующий отчет показывает их кол-во и распределение.

3. Сразу начали работать с текущими сделками. Менеджеры внесли необходимую информацию по сделкам и распределили их по стадиям. Менеджер вносит в сделку поступившие платежи и дату следующего платежа, автоматически рассчитывается дебиторская задолженность.

4. Как только сделка попадает на стадию «производство», автоматически запускается БП формирования задания на производство. Формируется спецификация для сотрудников производства, что необходимо произвести. По нормативным картам формируется задание на обеспечение производства сырьем и материалами и если всего достаточно на складе, задание поступает на производство.

5. Каждый день/смену из цеха на склад выходит какое-то количество ГП, которое фиксируется в соответствующем реестре, туда же попадает информация об отходах и браке.

6. Так же фиксируется и какая продукция, в каком количестве и куда уехала.

5. Преимущества от внедрения

Самое большое, наверное, преимущество, заказчик получил комплексную, законченную систему.

Видно откуда и в каком кол-ве приходят заявки, контролируется время реакции менеджеров на эти запросы.

На начальных стадиях воронки т.к. фиксируются предполагаемые объемы руководство видит потенциал этих сделок, может расставлять приоритеты. Видит, как менеджер планирует работу по клиенту.

Автоматическое формирование заданий на производство, на закупку сырья и материалов. По каждой сделке руководство видит сколько произвели/осталось произвести, отгрузили, производственные показатели по браку/деловым отходам, затратам на логистику, автоматически считается маржинальная прибыль по сделке.

Руководство может планировать поступление финансовых средств.