ГК "Челябторгтехника"

1. Краткая информация о клиенте.

Сфера деятельности: ГК «Челябторгтехника» - группа компаний, объединяющая функции производства, проектирования, комплексных поставок и сервисного обслуживания оборудования на объектах общественного питания и торговли.
Число сотрудников – 50 сотрудников (работает с битрикс – 44 сотрудников).
Количество офисов/филиалов, география - Расположен в г. Челябинск.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?

Основной запрос: требуется развернуть коробочную версию Битрикс24 с дальнейшим устранением ошибок, для стабильной работы системы. Приглашение сотрудников на портал Битрикс24 с дальнейшей разработкой и внедрением организационной структуры компании. Жесткое разграничение прав доступа к блоку CRM в зависимости от должности, либо отдела компании. Организовать работу в Битрикс24 посредствам получения обращений с сайтов компаний, а также обращений с телефонных звонков. Автоматизация процессов.

До работы в CRM системе Битрикс24 вся работа велась посредствам использования электронной почты, а также эксель таблиц, где заполнялись поля по всем поступающим заявкам. Проблем возникало множество. Сотрудники просто забывали про входящие обращения со стороны клиентов так, как поток их очень велик, что в свою очередь приводило к огромным потерям денежных средств компании. Невозможность контроля сделок, и не ясность на каком этапе она находится. Невозможность контроля сотрудников. Сложность коммуникации между отделами – все велось в мессенджерах и при помощи телефонной связи.

Основные критерии, которые играли ключевую роль при выборе в пользу Битрикс24 — это широкий спектр возможностей CRM системы, позволяющий полностью закрыть потребность клиента в контроле и коммуникации с сотрудниками, а также видеть всю текущую информацию по сделкам и обращениям.
Клиент выбрал именно нашу компания из-за того, что мы имеем огромный опыт настройки коробочных версий Битрикс24 и бизнес-процессов. Также клиент выбрал нас из-за большого опыта интеграций со сторонними приложениями.

3. Процесс внедрения, особенности проекта.

Изначально была проведена первая встреча с руководством компании, нашим бизнес-аналитиком и техническим специалистом. В ходе первой встречи были выявлены основные пожелания клиента по внедрению Битрикс24 в процессы компании. Также были проговорены основные этапы бизнес-процесса компании, что в свою очередь дало ясность в решении поставленной задачи.

Далее усилиями технических специалистов нашей компании была развернута коробочная версия Битрикс24. Затем специалисты нашей компании принялись к устранению ошибок, для оптимальной и эффективной работы системы. Затем были настроены воронки лидов и сделок, а также применена автоматизации за счет роботов и бизнес-процессов Битрикс24.

В первую очередь решались проблемы отдела продаж, поскольку основные бизнес-процессы компании велись посредствам использования электронной почты. Специалисты нашей компании произвели настройку воронки лидов, для обработки входящих обращений. На этом же этапе был разработан бизнес-процесс «приветственного письма», в котором при создании лида запускается БП. В зависимости от источника поступления заявки отправляется конкретное письмо на почту (если указана почта), если указан телефон, то отправляем смс на WhatsApp. Если нет WhatsApp, то только тогда отправляем смс-сообщение. Также в воронке лидов был реализован еще 1 бизнес-процесс «подсчет качества лида», в котором каждому заполненному полю в карточке лида назначается конкретная оценка. Также в воронке лидов были созданы роботы, для уведомления сотрудников компании.

Далее были созданы воронки сделок и наложена автоматизация на них, в виде роботов. К созданным воронкам относятся: воронка для продаж оборудования (напрямую и через дилера), для раздачи питания refettorio, продажа индукционных плит "Новая энергия", подключение крупных сетей, обратная связь, рекламации, а также воронка для подключения новых дилеров. Затем производилась настройка карточек сделок, контактов и компаний.

Затем усилиями наших специалистов были произведены интеграции с сервисами телефонии Манго и Билайн. Следующим этапом была интеграция и настройка сервиса Wazzup. После этого произвели интеграция с сервисом рассылок электронной почти dashmail. За счет опыта разворота коробочных версий Битрикс24, а также настройки структуры воронок, мы сократили время настройки портала клиента.

Для обучения и вовлечения пользователей проводились онлайн встречи, на которых было проведено обучение сотрудников основным инструментам Битрикс24 «Пользователь портала», а затем даны простые задания для закрепления полученной информации. Затем было проведено обучение блоку «СРМ». После этого, сотрудники приступили к работе. В течении недели мы собирали фидбэки, и дорабатывали воронку, чтобы клиенту и его сотрудникам было максимально удобно работать в Битрикс24.

4. Работа с решением. Достигнутые результаты.

Наиболее активно используется блок CRM, в котором сотрудники видят входящие заявки, а также ведут свои сделки. Благодаря автоматизации, сотрудники перестали терять обращения от клиентов, что в свою очередь увеличило количество положительных отзывов клиентов, обратившихся в компанию подрядчика.

За счет того, что руководители своих отделов видят по каждому сотруднику его сделки и на какой стадии они находятся, стало проще распределять нагрузку, что в свою очередь увеличило эффективность работы персонала. Бизнес-процесс «подсчета качества лида» позволяет более стремительно принимать решения по тому или иному обращению. Коммуникация через Битрикс24 облегчило общение между отделами, что в свою очередь увеличило скорость ответа на появившееся вопросы.

Благодаря статистике закрытых лидов и сделок, упростился процесс начисления премий, а также взысканий, по количеству полученной выручке. Также руководитель может отслеживать количество новых обращений на подключение новых дилеров.

5. Преимущества от внедрения.

Компания начала активно пользоваться Битрикс24. Посмотреть информацию о клиенте стало гораздо проще, чем раньше, поскольку сейчас все указано в карточке клиента.

Были решены проблемы сотрудников компании, которые теряли большое количество потенциальных клиентов. Вследствие проделанной работы в компании автоматизировали основные этапы работы с клиентами, а также решения по новым заявкам, за счет внедрения автоматизации в бизнес-процессы компании. Сотрудники фиксируют в CRM все запросы клиентов и условия для их выполнения. За счет интеграции с различными сервисами (Wazzup, Билайн, Манго, Dashmail), разгрузились большие силы сотрудников, которые теперь направлены на принесение прибыли компании.

Руководство теперь ставит задания, а также планы по продажам сотрудникам не через мессенджеры и телефоны, а в CRM. За счет этого контролировать результаты проще, а сотрудникам удобнее выстраивать расписание дня и работать максимально эффективно.

6. Отзыв заказчика о проделанной работе.

Настройка Битрикс24, обучение и интеграция осуществлены успешно. Сотрудники смогли быстро разобраться с функционалом и использовать его в работе.  Процессы стали более прозрачными, что в свою очередь облегчило контроль по всем сотрудникам и их этапов работы.