ООО «Строительная фирма «ИРОН»

Строительная фирма «ИРОН»: как автоматизировать проектную деятельность с Битрикс24?

Краткая информация о клиенте:

Клиент: ООО «Строительная фирма «ИРОН»

Город: Санкт-Петербург

Направление деятельности: проектирование, строительство и ремонт

Web: https://ironcompany.ru/

Тариф Битрикс24: Профессиональный

Количество сотрудников: 20-50

ООО «Строительная фирма «ИРОН» создана в 1991 году. Более 30 лет компания работает на строительном рынке Санкт-Петербурга. За эти годы успешно реализованы проекты по строительству, капитальному ремонту и сносу (демонтажу) зданий на объектах жилищного, гражданского и промышленного назначения.

«ИРОН» обладает собственным парком специализированной техники для проведения сноса. Это позволяет ощутимо сокращать бюджет на любом проекте и принимать участие в любых тендерах, в том числе проводимых правительством Санкт-Петербурга или районными администрациями города.

Какие задачи хотела решить компания с помощью Битрикс24?

Управляющий директор строительной фирмы «ИРОН» Максим Рот хочет, чтобы для него функционирование компании было как на ладони: со всеми показателями, сроками и движением финансов. 

У такой большой строительной фирмы данные по проектам постоянно циркулируют между отделами. К сожалению, были нередки случаи, когда какие-то суммы или расходы вводились неверно из-за человеческого фактора: сотрудник устал или был невнимателен. 

С помощью Битрикс24 Максим хотел оцифровать бизнес-процессы, чтобы сотрудники не могли сказать, что забыли, пропустили или не поняли задание, повысить их прозрачность и снизить количество ошибок. 

Первоначальный список необходимого функционала:

• Единый портал для работы всех сотрудников. 

• Четкая структура и порядок выполнения задач. 

• Показатели: насколько хорошо идут дела компании. 

• Показатели эффективности сотрудников. 

Максим Рот и Дмитрий Акулов, основатель INVO Group, состоят в клубе для бизнесменов Club500. 

INVO Group уже не раз выполняла проекты по внедрению для членов этого клуба. Поэтому когда управляющий директор фирмы «ИРОН» решил, что будет внедрять именно Битрикс24, он сразу обратился в INVO Group.  

Вот как Максим объяснил, почему он не стал перебирать других подрядчиков, а сразу остановил выбор на INVO Group: «У меня была потребность, и я получил крутой турбоофер. Я понял, что это судьба».

Состав рабочей группы со стороны заказчика:

Управляющий директор был руководителем проектной команды со стороны клиента. Он совместно с коллегами предоставлял информацию для проектирования бизнес-процессов, участвовал в их корректировке и принимал готовые работы. 

С какими сложностями столкнулись на этапе внедрения:

Было технически непросто придумать лаконичное решение в Битрикс24, которое позволило бы безошибочно и быстро закреплять технику за строительными объектами и фиксировать регулярно появляющиеся затраты. Но в итоге бизнес-аналитик INVO Group решил эту задачу.

Что было сделано во время реализации проекта:

Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить самые необходимые инструменты Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.

Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

В рамках MVP было принято решение реализовать следующий функционал:

Стандартные модули Битрикс24:

1. CRM: 

1.1 Настроена воронка коммерческого предложения. 

Процесс обсуждения коммерческого предложения с клиентом может идти месяцами. По сути он представляет собой продажу и заключение договора. 

Так как у каждого менеджера своя уникальная манера работы, то ведение сделок шло несистемно. Никто в компании четко не понимал, сколько времени должен занимать каждый этап и какой результат необходимо достичь.

Настроенная воронка позволяет соблюдать четкую этапность каждой сделки, контролировать состояние документов и самого клиента. 

Благодаря полученной из Битрикс24 аналитике по каждой воронке руководители могут вовремя выявлять провалы в сделке и неэффективные действия менеджеров, и таким образом минимизировать затраты.

1.2 Настроена воронка реализации, которая работает по принципу воронки коммерческого предложения. В ней специалисты ПТО (проектно-технической организации) рассчитывают расходы на строительную технику и прибыль от её использования. 

2. Бизнес-процессы:

2.1 Настроен бизнес-процесс по формированию актов. 

В строительной фирме акт может понадобиться на любом этапе сделки, кроме того в компании есть несколько видов этого документа.  

При нажатии на кнопку запуска процесса перед сотрудником всплывает окно, в котором он должен ввести определенные параметры. После этого автоматически заполняется нужный шаблон акта. За пару минут документ полностью готов. Бизнес-процесс минимизирует количество ошибок при составлении документа и делает процесс моментальным.

3. Контакт-центр:

3.1 Подключена телефония, которая позволяет принимать и совершать звонки в Битрикс24, записывать разговоры и прослушивать записи. 

4. Списки:

4.1 Реестр затрат.

4.2 Реестр документов. 

4.3 Реестр оплат. 

4.4 Реестр техники, находящейся на объекте. 

Настроено 4 реестра, которые выполняют функции хранения и анализа данных. Сотрудники вручную заносят информацию в списки, но необходимые руководителям цифры считаются автоматически. 

5. Работа с документами:

Настроено 5 шаблонов актов, которые используются в бизнес-процессе.

5.1 Акт выполненных работ на объекте.

5.2 Акт необходимости.

5.3 Акт необходимости на объекте.

5.4 Акт приема-передачи под монтаж.

5.5 Акт приема-передачи под демонтаж на объекте.

6. Облачное хранение данных:

6.1 Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.

7. Чат и видеозвонки:

7.1 Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.

7.2 Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24. 

Результат от внедрения:

1. Все сотрудники работают, коммуницируют и обмениваются данными на едином портале. 

2. Каждый оцифрованный в Битрикс24 процесс выполняется в соответствии с единым стандартом компании.

3. Руководителям больше не нужно держать большой объем данных и цифр в голове. Вся аналитика собирается на портале. Остается только посмотреть на нее и сделать управленческие выводы. 

Сотрудники строительной фирмы сейчас активно пользуются порталом и заносят туда данные по процессам. Директор отмечает, что работать уже становится удобнее. 

Конечно, такой эффект возможен благодаря глубокой погруженности управляющего директора и его команды внедрения в проект. Если руководитель является амбассадором нововведений в компании, то можно не сомневаться, что продвинутые технологии в скором времени приживутся.

Оценка сотрудничества с INVO Group по 10-балльной шкале: 10

Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:

• Специалисты хорошо знают предмет своей деятельности.

• Проектная команда (бизнес-аналитики, эксперт, координатор) очень хочет заинтересовать клиента изучением портала и погрузить в работу в нем.

• Проектной команде интересен результат клиента. 

«Хочу, чтобы мои сотрудники так же увлеченно и упорно добивались крутого результата, а мне как директору не приходилось стоять за спиной и контролировать работу. Желаю INVO Group успехов и развития. Быть настолько классными уже неприлично», — Максим Рот, управляющий директор строительной фирмы «ИРОН».