Аренда и продажа опалубки и опалубочных систем "Мир опалубки"

О компании

Компания «Мир опалубки» - на рынке с 2016 года, сдает в аренду и продает стеновую опалубку: щитовую и алюминиевую опалубку, опалубку перекрытий, опалубку колонн, объемную опалубку, а также все виды комплектующих.

На сегодняшний день в компании работает 150 человек, арендный парк опалубки 150 тыс. м². Работают в Краснодаре и имеют несколько филиалов: В Москве и Крыму.

У компании «Мир опалубки» также есть несколько своих направлений:

• ООО «Фасад Прокат» —компания, предоставляющая в аренду большой ассортимент фасадных лесов;

• «Паллет Сервис» — группа компаний по производству деревянных поддонов для различных отраслей. Специализируется на производстве паллетов, которые доступны в стандартных и нестандартных размерах и разработки с учетом конкретного применения.

Необходимость внедрения Битрикс24

Когда компания обратилась к нам, у неё уже был частично настроен Битрикс24. Портал необходим для автоматизации работы менеджеров и корректной работы всех направлений компании в одной CRM-системе. 

За последнее время в компании увеличился штат сотрудников, следовательно выросло количество обращений и потенциальных клиентов, поэтому стали накапливаться проблемы, ошибки и недостаток функционала. Было принято решение плотно заняться настройкой CRM-системы.

Процесс внедрения, особенности проекта

Для начала мы настроили необходимые инструменты Битрикс24, чтобы менеджеры могли работать более продуктивно.

Настроенный функционал: 

1. Модуль CRM:

• Настроена воронка лидов;

• Настроена карточка лида;

• Настроены 7 воронок продаж, где каждая воронка – отдельное направление компании;

• Настроены права доступа: менеджеры видят только свои воронки и свои сделки;

• Настроены роботы для каждой воронки.

2. Автоматизация:

• Интегрировали WhatsApp и почту;

• Корректно интегрировали Битрикс24 с аналитикой «CoMagic»;

• Интегрировали 3 сайта, сделанные на Wordpress, кодом, для корректного распределения заявок по воронкам: каждый менеджер видит только своё направление, то есть только свою воронку и свои заявки, которые приходят с определенного сайта;

• Реализовано автоматическое формирование договоров, которые подгружаются в отдельный “Реестр договоров” с определенными полями;

• С помощью бизнес-процесса была настроена работа по согласованию служебных записок:

Это отдельный бизнес-процесс, который предлагает во всплывающем окне заполнить все необходимые поля для той или иной служебной записки. С помощью комментария выводится предпоказ записки для того, чтобы сотрудник удостоверился в корректном заполнении документа. Затем служебная записка автоматически отправляется на утверждение всем ответственным лицам, согласно заданному маршруту данной записки, например, к начальнику отдела, от него заместителю директора и т.д. 

Если служебную записку согласовывают и утверждают, то всем лицам, которые задействованы в маршруте, приходит уведомление об успешном согласовании данной записки на всех этапах и автоматически ставится задача сотруднику, который должен исполнить данную служебную записку. Если служебную записку не утверждают, то она возвращается ответственному сотруднику с комментариями на исправление. После исполнения записки она выгружается в отдельный реестр.

Нетиповая доработка

По мере работы на портале у компании появилась потребность отслеживать отгрузки, пролонгации и возвраты паллетов в CRM. Менеджеры заполняли несколько таблиц вручную в Excel, потом вносили информацию в Битрикс24, проверяли каждую компанию.У менеджеров данная работа отнималась много времени и это было очень неудобно.

Было принято решение сделать доработку на портале. Мы написали самописное приложение "Отгрузка" и разместили его прямо в карточках сделок, компаний и контактов. Оно выглядит как таблица, которая позволяет менеджерам в карточках распределять отгрузки и заполнять все нужные данные.

Функционал приложения: 

• Возможность вносить всю необходимую информацию по сделке, не выходя из карточки и сразу определить, является ли это отгрузкой, пролонгацией или возвратом;

• Возможность переключаться и видеть сделки по отдельным этапам, все вместе и по определенным компаниями/контактам; 

• Автоматическое заполнение полей "Окончание аренды", "К оплате", "Остаток" с помощью формул;

• Возможность подкрепления файлов и картинок формата JPEG;

• Возможность выбрать нужный период и просмотреть данные за предыдущий квартал, месяц;

• Возможность объединения и удаления данных.

Результаты настройки и доработки портала

Перед настойкой портала мы несколько раз созванивались с менеджерами, с руководителями разных отделов для того, чтобы учесть все проблемы, обсудить какие этапы в работе вызывают трудности. Это помогло корректно реализовать настройку и грамотно внедрить дополнительный функционал.

В итоге автоматизация портала позволила сотрудникам компании:

• Меньше тратить времени на ручное заполнение данных;

• Быть всегда в курсе актуальной информации по клиентам;

• Отслеживать и не упускать заявки с сайтов;

• Вести корректную коммуникацию с клиентами;

• Руководители отдела продаж могут контролировать и анализировать работу каждого сотрудника;

• Смогли корректно вести работу по всем направлениям компании в одной CRM-системе.