Автоматизация документооборота федерального рекламного агентства

Клиент

Компания YOU VISION является оператором indoor-рекламы и федеральным рекламным агентством. 

Проблема

Наличие очень большой клиентской базы из разных городов России вынуждало менеджеров тратить много времени на оформление счетов и договоров. Кроме того, перед отправкой документа клиенту, сотруднику требовалось согласование с руководством, что приводило к еще большей потере времени.

В связи с этим You Vision обратилась к нам за помощью в автоматизации по документообороту с целью оптимизации рабочего времени менеджеров. 

Решение

Для того, чтобы избавиться от данной проблемы, нами было решено создать Бизнес - процесс "Создание счета на оплату/договора и запуск его согласования у руководителя компании". 

Как работает: 

1. Бизнес-процесс запускается нажатием кнопки "Бизнес процесс" из карточки сделки;

2. Автоматически запускается создание Счета на оплату/Договора на основании реквизитов счета или договора;

3. Следом запускается согласование созданного счета/договора у руководителя;

4. Руководитель может ознакомиться с документом по ссылке, а так же открыть файл счета в Word;

5. После согласования счета/договора руководителем, инициатор бизнес-процесса получает уведомление об успешном согласовании и может отправлять счет клиенту.

Кроме того, в карточку сделки мы добавили список “Документы”, в котором отображаются все согласованные счета и договора по данной сделке. 

Результат

У сотрудников появилось больше времени на общение с клиентами, так как пропала необходимость постоянно в ручную заполнять и оформлять документы, а после отправлять их на согласование с руководством. 

Руководителю стало проще контролировать работу персонала, т.к. теперь он может открыть любую сделку и наглядно увидеть, какие документы были по ней созданы и согласованы.