ООО Фрост-Трейд

Внедрение корпоративного портала для компании “Frigoboss” (Тула)

Краткая информация о клиенте

Сфера бизнеса: Производство, продажа и сервисное обслуживание холодильного оборудования

Тип лицензии: Коробка

Редакция продукта: 1С-Битрикс24: Корпоративный портал 50

Число сотрудников, которые работают в CRM: 48

С какими задачами обратился клиент

Компания FRIGOBOSS занимается продажей, установкой и техобслуживанием холодильных и климатических установок любой категории сложности. Работают с продуктовыми холдингами “Магнит”, “Дикси” в Туле, области и других регионах России. Битрикс24 или другая платформа в компании прежде не использовались, учет проектов производился в 1С, Google-документах.

Главные задачи, которые поставил заказчик:

• Оптимизировать документооборот в компании;

• Оцифровать бизнес-процессы, упростить взаимодействие между сотрудниками разных отделов;

• Организовать контроль качества работ выездных сотрудников;

• Разработать систему контроля за перемещением личного транспорта выездных сотрудников для экономии средств на горючее. 

Процесс внедрения

Процессы, с которыми предстояло работать:

• продажа оборудования (при открытии нового филиала);

• его техническое обслуживание.

После изучения этих процессов было разработано 6 воронок:

• Продажа оборудования и комплектующих

• Диспетчер

• Заявки на монтаж

• Сервисное обслуживание

• Предоплата 

• Тендер

Рассмотрим некоторые из них подробнее. 

Продажа оборудования и комплектующих.

Автоматизация при создании сделки и работе с инженером. 

Менеджер получает задачу от руководителя, создает новую сделку, прикрепляет в нее клиента. Также сотрудник может путем преднастроенной задачи “вызвать” инженера, поставить ему задачу рассчитать проект и прописать в ней вводные данные. Инженер в ответ на эту задачу пишет список необходимого оборудования, которое добавляется в сделку. 

Таким образом в отделе продаж решена проблема потери информации и времени при работе с инженером. 

В этой воронке настроена полезная интеграция с 1С.

Из Битрикс24 запускается 1С, выставляется и отправляется на оплату счет. Также этот счет дублируется в Битрикс24. Когда бухгалтер, работая исключительно в 1С, фиксирует оплату по этому счету, сделка автоматически передвигается на этап “Оплата получена”. Таким образом, решена проблема обратной связи от 1С.

Оптимизирована работа со складом.

При постановке менеджером задачи на склад, ответственные сотрудники видят всю информацию из сделки: какое оборудование нужно доставить, на какой адрес. Склад делегирует эту задачу транспортной компании. менеджеру остается только созвониться с клиентом и зафиксировать с ним дату доставки.

Ценность воронки:

• Нет необходимости в бесконечных чатах по доставке, по общению с клиентами, руководителями, бухгалтерами. Теперь все общение происходит в рамках одной сделки.

• Сделка и вся информация по ней - в одном месте. 

• Инженер оперативно выполняет работу, потому что и задача, и информация по ней привязана к сделке, ее можно посмотреть в любое время.

• Сотрудникам не нужно заполнять таблицы эксель, распечатывать эти документы и отправлять их ПИСЬМОМ инженеру. А также ждать письма от инженера с ответом. 

• Система сама отслеживает факт оплаты счетов (по операциям в 1С), и менеджер без задержки видит эту информацию. Раньше эти действия выполнялись посредством отправки писем, много информации приходило с задержкой времени, и вообще терялось.

На этом этапе существенно экономится время, так как все действия выполняются в 2 клика, информация отражается в тот же момент, ее невозможно потерять. 

Обслуживание оборудования включает в себя 2 воронки:

• Диспетчер - главная воронка, в нее попадают заявки из робота. 

• Заявка на монтаж. Это техническая воронка для сбора аналитики. Здесь все работает автоматически, без участия сотрудников

Диспетчер

Сюда заявка может попасть от менеджера отдела продаж, из тендера, а также от робота. 

Роботизация здесь применена для того, чтобы с помощью имитации действия человека в 1С, создать сделку в Битрикс24. Это не интеграция, здесь речь идет о разработке скрипта, имитирующего действия человека. 

В этой воронке работает диспетчер, который отслеживает заявки, загруженность выездных сотрудников и назначает им выезд на объект.

В названии каждой сделки стоит крайний срок, когда работа должна быть начата. Есть отдельный этап воронки “За день до срока”. Сюда переносятся соответствующие сделки, которые нужно срочно брать в работу. Если нарушаются сроки — система автоматически снижает рейтинг компании. 

Со стадии “Монтажник назначен/задание выдано” начинается огромный процесс, где работают исключительно выездные сотрудники. Они выходят в Битрикс24 только с телефона. С этого этапа контролируется время работы монтажников. Происходит автоматическое вычисление временного промежутка между этапами:

• “Монтажник назначен” и “Взято в работу”;

• “Взято в работу” и “Выполнено, ожидает оплаты”.

Когда сотрудник получил задачу выехать по адресу и просрочил крайний срок, руководителю приходит серия уведомлений. До работы в Битрикс24 было непонятно, взял ли монтажник задачу в работу. Теперь этой неопределенности нет. 

Ценность воронки:

• Стадия “Сутки до выполнения” позволяет брать заявки в работу в срок. 

• Можно отслеживать эффективность работы монтажников (насколько быстро они берут заявки в работу, общее время выполнения задачи) с помощью вычисления временных промежутков между стадиями. 

•  Позволяет принять оперативное решение по замене монтажника на конкретной задаче с помощью серии уведомлений руководителю, если монтажник просрочил крайний срок выполнения.

Заявка на монтаж

Эта воронка создана для контроля за перемещениями монтажников.

Также отдельно было разработано приложение для фиксации их геопозиции. Оно включается и активируется в момент, когда заявка переходит на этап “В пути” и отслеживает маршрут выездного сотрудника. Эта информация также фиксируется. На последнем этапе “Работа завершена исполнителем” суммируется весь пройденный километраж по заявке. 

Отдельно разработаны маршруты монтажников. Это так называемые путевки, где руководитель может в режиме реального времени отслеживать сколько монтажник проехал, где он сейчас находится, сколько потратил горючего на выполнение одной заявки. 

Ценность воронки:

• Контроль за километражом, пройденным монтажником, соответственно, за расходованием горючего. 

• Статистика по каждому монтажнику как в режиме реального времени, так и ежемесячная.

Обучение

Как и во всех наших проектах, обучение сотрудников проводилось в 2 этапа:

• Знакомство с Битрикс24, его функционалом, который не зависит от выбранного тарифа и индивидуальных настроек.

• Обучающие занятия по работе с каждым процессом. 

Также мы предоставили сотрудникам видеозаписи уроков и инструкции, которые останутся в их пользовании неограниченное время. 

Результаты внедрения Битрикс24

• Решена одна из главных задач — экономия средств на горючее выездным сотрудникам за счет отслеживания маршрутов и расхода топлива;

• Выстроена система контроля качества работ в компании, несложно отследить эффективность каждого сотрудника;

• Нет потерь данных при обмене информацией между разными подразделениями компании;

• Решена проблема обратной связи от 1С;

• Минимизированы причины снижения рейтинга компании.