ООО «Русмясомолторг»

Краткая информация о клиенте

РММТ – крупнейший дистрибьютор мясной продукции на Дальнем Востоке.

https://rus-meat.ru/

С какими задачами пришел клиент?

Необходимо было разработать отчет по эффективности выполнения задач, выполнить автоматизацию документооборота компании – процесс согласования и утверждения договоров, а также все сопутствующие организационные процедуры. И создать электронный реестр договоров.

Процесс внедрения, особенности проекта

В первую очередь мы выполнили переход с облачной версии на коробку и приступили к разработке кастомного отчета по эффективности задач. Он учитывает иерархию сотрудников в отделах и показывает сколько задач завершено, количество замечаний, эффективность с разбиением по отделам и считает суммарные показатели отделов и сотрудников. 

Далее мы провели аудит потребностей заказчика и ознакомились с действующей схемой подписания договоров. Составили ТЗ для автоматизации данного процесса с помощью возможностей Битрикс24.

Разработали бизнес-процесс который включает в себя гибкую процедуру согласования и утверждения договоров, учитывающий все потребности заказчика. В том числе задачи на внесение данных по договорам в 1С.

Также добавили возможность отслеживать статусы на любом этапе. 

Внедрили универсальный список для хранения данных по договорам, которые согласуются посредством разработанного БП.

Замечания от согласующих лиц хранятся в отдельном множественном поле и видны как на этапе согласования, так и для просмотра после утверждения. Это позволяет сделать процесс доработки документов максимально прозрачным и эффективным. 

Также мы предусмотрели различные варианты сценариев в процессе согласования договоров при наличии замечаний у согласующих лиц. 

Нумерация для доходных и расходных договоров выполняется автоматически с помощью созданного нумератора.

Работа с решением. Достигнутые результаты

Инициатором процесса согласования и подписания договора может быть любой сотрудник. Он заполняет специальную форму, в которой указывает название договора, предмет договора в виде краткой информации для руководителей, прикрепляет файлы: договор, приложение, документы контрагента. Выбирает тип договора: расходный или доходный, от этого зависит нумерация в реестре договоров (она может проставляться автоматически или вносится вручную). 

Далее процесс уходит на согласование шести руководителям, они имеют доступ к чтению всех заполненных полей и могут согласовать договор либо вернуть его на доработку инициатору. 

В случае возврата на доработку, предусмотрено обязательное поле «Комментарий», его содержимое заносится в отдельное множественное поле элемента и видно всем участникам согласования.

Инициатор в этом случае может выбрать 2 варианта:

1. Самостоятельно внести правки в договор и повторно отправить документы на согласование.

2. Отправить письмо руководителю юридического отдела и совместно с юристами составить протокол разногласий. 

После этого инициатор получает задачу и согласованные документы для дальнейшего подписания с контрагентом, а после загружает их в соответствующее поле в карточке БП.

Финальным подписанием договора у генерального директора занимается юридический отдел. А бухгалтерия получает задачу на заведение договора в 1С.

В процессе согласования и подписания при внесении правок, поля документов перезаписываются на актуальные обновленные версии.

Преимущества 

Ранее компания вела всю документацию в Excel и инициатору приходилось лично ходить ко всем руководителям для согласования документов. После создания БП эта процедура существенно сократила время согласования и подписания договоров. 

Также исключена возможность потери документов, так как теперь они все хранятся в общем реестре. 

Повысилось удобство работы для всех отделов, так как видны все комментарии и замечания в процессе согласования. Его удобно отслеживать благодаря статусам. 

Руководители следят за эффективностью выполнения задач благодаря разработанному отчету.

Отзыв заказчика о проделанной работе

Процесс согласования договоров в Битрикс24 позволил наладить коммуникацию сотрудников из разных отделов в компании. Общие задачи эффективно выполняются. Руководители контролируют процесс на всех этапах. Мы продолжаем работать в рамках сопровождения портала, следим за его работоспособностью и улучшаем процессы.