Внедрение Битрикс24 для ООО "ТД-ЗВЕЗДА"

1. Краткая информация о клиенте

   Компания ООО «ТД ЗВЕЗДА» работает в г. Барнаул, численность сотрудников до 10 человек. Занимается производством и продажей горно-шахтного оборудования и сельхоз продукции.  

2.Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?

Клиент имел опыт работы с другой CRM. Пришел с запросом на переход в Битрикс24 и настройку автоматизации. 

Запросы от заказчика были следующие:

- иметь историю взаимодействия с клиентом, особенно звонки

- контролировать крайние сроки задач для менеджеров по продажам

- контролировать крайние сроки производства

3. Процесс внедрения, особенности проекта

На основе интервью с клиентом были сформированы блок-схемы бизнес-процессов компании в формате «как есть» и «как должно быть»

Список выполненных работ:

- Перенесена база контрагентов

- Настроен раздел CRM: 2 воронки сделок, карточки объектов, автоматизацию с помощью роботов

- Подключена телефония

- Настроены шаблоны документов для автоматического формирования 

- Проведено онлайн обучение

- Сформирована база текстовых и видео инструкций для сотрудников

1.     Воронки

Воронка «ГШО»: работа с заявками на покупку горно-шахтного оборудования.

Воронка «Сельхоз продукция»: работа с заявками на покупку сельхоз. Продукции: семена, удобрения и др.

Так как принцип работы с заказами в группе компаний одинаков, каждая воронка включает в себя стадии: Новая, Проверить наличие, Подготовка КП, КП готово, Ожидание предоплаты, Изготовление, Готово к отгрузке, Отгружено, Закрывающие документы.

На стадии Новая менеджер берет поступившую заявку в работу, заполняет информацию по клиенту, выбирает интересующий товар.

Далее сделка попадает на стадию Проверить наличие, чтобы логист уточнил, какой товар можно поставить в ближайшее время, а для какого потребуется изготовление.

На стадии Подготовка КП менеджер ждет от логиста крайний срок изготовления товара, которого нет в наличии; заполняет информацию для формирования печатного документа КП.

На стадии КП готово менеджер отправляет сформированный документ клиенту и планирует созвоны для уточнения решения.

Если клиент согласен, менеджер выставляет счет, сделка переходит на стадию Ожидание предоплаты.

После того, как оплата поступила, сделка может перейти на стадию Изготовление или Готово к отгрузке в зависимости от наличия товара. 

Как только товар отгружен, сделка переходит на стадию Отгружено, где менеджер контролирует получение товара клиентом.

Когда товар получен клиентом, сделка переходит на стадию Закрывающие документы для получения необходимого пакета документов и остатка по счету, если была отсрочка.

Когда все документы получены и счет полностью оплачен, менеджер закрывает сделку как успешную.

Также в воронках предусмотрены неуспешные стадии: Дорого, Большой срок изготовления, Не можем технически, Выбрали конкурентов, Не удалось связаться и др.

2.     Роботизация

Новая: -

Проверить наличие: автоматическая задача логисту проверить наличие товаров с крайним сроком 1 час и списком товаров на проверку.

Подготовка КП: автоматическая задача логисту просчитать доставку и указать крайний срок готовности изделий с крайним сроком 2 часа.

КП готово: автоматическое формирование КП на основе шаблона. 

Задание ответственному менеджеру через 1 день: уточнить решение по КП. 

Если заявка тендерная, задание ответственному менеджеру через 7 дней: уточнить решение по КП. 

Ожидание предоплаты: задание ответственному менеджеру через 3 дня: напомнить об оплате.

Изготовление: задача руководителю запустить продукцию в производство, крайний срок – указанный в сделке.

Готово к отгрузке: отдельные задачи ответственному менеджеру, бухгалтеру и логисту – подготовить документы по чек-листам, крайний срок 3 дня.

Отгружено: задание ответственному менеджеру на примерную дату доставки: подтвердить получение товара клиентом.

Закрывающие документы: задание ответственному менеджеру напомнить об оплате на дату отсрочки оплаты. Задание ответственному менеджеру сразу: прикрепить ТТН/ТН к сделке. Если заказ на экспорт: через 30 дней задача бухгалтеру получить закрывающие документу, крайний срок 14 дней. 

3.     Интеграции

1 Интеграция с телефонией: подключена облачная телефония АТС Мегафон через приложение в Маркете.

2 Интеграция с Авито, настройка очереди распределения и автоматических действий.

3 Интеграция с сайтом через приложение в Маркете на получение заявок с сайта в Битрикс24.

4. Работа с решением. Достигнутые результаты

После внедрения активнее всего в Битрикс24 сотрудниками используется функционал CRM – сделки. 

С помощью CRM менеджеры фиксируют все заявки от клиентов в базе и успешно с ней работают, не забывая про крайние сроки и свои задачи благодаря автоматизации.

В канбане наглядно видно, сколько заявок в работе и про какую забыли. Тем самым руководитель успевает оперативно принять управленческие решения для ускорения работы.

5. Преимущества от внедрения

После перехода на новую систему менеджеры активнее ведут базу и заявки по клиентам, отмечая пользу автоматических задач.

На формирование договоров и КП стало уходить значительно меньше времени.

6.     Отзыв клиента

Выражаем искреннюю благодарность компании «21ВЕК СОФТ» за плодотворное сотрудничество и внедрение CRM Битрикс24.

На протяжении всего проекта внедрения компания сопровождала и помогала нам при возникновении каких-либо проблем, что демонстрирует не только высокий профессионализм сотрудников, но и очевидную готовность работать с нестандартными задачами. Благодарим за качественное выполнение требуемых нами задач и реализацию необходимых бизнес-процессов, а также за оперативность в решении всех вопросов. Мы полностью удовлетворены качеством работы и рекомендуем ООО «21ВЕК СОФТ» к сотрудничеству. 

Мы высоко ценим установившиеся между нами партнерские отношения и взаимопонимание. Желаем дальнейших успехов в работе, экономической стабильности и достижения поставленных целей!