Повторная настройка портала для ведущего российского брокера

Краткая информация о клиенте

Сфера деятельности: брокерская деятельность

Число сотрудников, работающих с Битрикс24: 63

Количество офисов: 1 офис в Москве

Необходимость внедрения Битрикс24

Мы уже работали с ИК АЙ ТИ ИНВЕСТ в 2018-2019 годах. Тогда были проведены лишь базовые настройки портала.

В феврале 2020 года куратор компании вновь обратился к нам. Срок лицензии Битрикс24 истек, требовалось развернуть коробку заново (установив старый бэкап портала), под тем же лицензионным ключом. Список работ на этот раз был более масштабным: проект снова пришлось «собирать» с нуля.

В течение двух лет мы выполнили более 100 задач для ИК АЙ ТИ ИНВЕСТ, включая как базовые настройки, так и сложные доработки Битрикс24.

В данном кейсе кратко рассмотрим выполненные задачи и расскажем о результатах работы с ИК АЙ ТИ ИНВЕСТ.

Процесс внедрения, особенности проекта

В первую очередь настройка портала была необходима для отдела маркетинга и продаж.

Внедрение и настройка Битрикс24 осуществлялись согласно предварительно составленному техническому заданию (ТЗ), дабы в дальнейшем избежать недопонимания и разногласий.

Все работы проводились после подписания NDA. Высокие требования к безопасности замедляли процесс внедрения системы (из-за ограниченного доступа к порталу), однако нам удалось достигнуть с клиентом консенсуса в вопросах конфиденциальности информации.

Работа с решением. Достигнутые результаты

Внедрение системы проводилось в 7 этапов:

1. Общие настройки CRM-системы

Для начала мы произвели разворот тестового портала из бэкапа и обновили его до актуальной версии. Затем произвели разворот боевого портала на сервере клиента. На нашей стороне также был развернут тестовый портал и произведены настройки git. Это позволяет нам бережно дорабатывать коробочную версию Битрикс24 клиента, проверив предварительно все изменения на тестовых версиях.

2. Настройка структуры данных Битрикс24

Мы создали структуру CRM-системы клиента, в которую включили 4 сущности: Лид, Компания, Контакт и Сделка. 

А для удобной работы коммерческих отделов брокера были добавлены 13 справочников, содержащих информацию о продуктах, клиентах, адресах, пользователях, брокерских договорах и других важных для брокера собираемых  данных. 

3. Настройка интеграций

В рамках этой задачи была произведена интеграция с Active Directory и телефонией Asterisk.

Теперь пользователи, заведенные в Active Directory могут логиниться в Битрикс24 с логином и паролем из AD. Новые же пользователи, заведенные в Active Directory создаются в Битрикс24 автоматически. И, аналогично, уволенные пользователи в AD становятся уволенными и в Битрикс24.

Цели настройки телефонии были просты: звонки менеджеров клиентам должны сохраняться в карточку Лида/Клиента. А при входящем звонке должна всплывать карточка звонящего со всей информацией. Эти цели успешно реализованы с помощью модуля Телефонии и настроек на стороне АТС.

Также, стоит сказать, что при настройках телефонии, мы проработали такие вопросы как:

• звонок из интерфейса CRM и вручную (с сохранением в CRM)

• переадресация звонка на другого сотрудника

• просмотр истории телефонных переговоров с клиентом

• возможность подключать во время звонка еще нескольких участников

• добавление и изменение комментария к звонку

• запись, хранение и прослушивание разговора

и еще около 15 функций, требующихся для комфортной работы контакт-центра. 

4. Настройка прав доступа

Права доступа в CRM были настроены в соответствии с занимаемой должностью. Например, РОПу доступно чтение, удаление и изменение всех сущностей, будь то Лид, Компания, Контакт или Сделка. Супервайзеру доступны те же функции, но только в сущностях своего отдела, а менеджеру – те же функции, но только в тех сущностях, по которым он ответственный.

5. Объединение дублей

Сотрудник контактного центра должен видеть факт “дублирования” заявки – поступление заявки с одинаковыми e-mail или номерами телефонов (такие лиды должны быть помечены цветом или как-то иначе). Уделить особое внимание статусам и возможности дублирования заявок.
С помощью доработки мы сделали возможность проверять новый Лид на присутствие его в системе в рабочем статусе. Проверка происходит по указанным полям. Если такой Лид найден, то новый лид переводится на стадию “Дубль”.

6. Настройки для отдела Маркетинга

Для отдела маркетинга мы настроили удобные каналы коммуникаций: почту, СМС, пуши, а также заявки с сайта и из соц.сетей с помощью модуля Открытые линии.

Также, для отдела маркетинга была настроена аналитика. Статистика групповой рассылки реализована с помощью модуля Рассылок. А отчет по лидам с возможностью фильтрации по типу, партнеру, источнику, статусу или сотруднику был реализован с помощью штатных отчетов в CRM. А с помощью фильтрации лидов по полям настроена возможность создавать отчет по всем этапам прохождения лида. 

7. Обучение пользователей

Но важно помнить, что любые изменения на уровне компании состоят из изменений на уровне каждого сотрудника. И если не уделять должного внимания человеческой стороне изменений, то велика вероятность провала. Поэтому мы всегда проводим качественное обучение для сотрудников. Провели его и в этот раз.

На текущий момент сотрудники ИК АЙ ТИ ИНВЕСТ активно пользуются порталом, в частности:

• Телефонией (Asterisk)

• Базовыми инструментами Битрикс.Офис

• Почтовыми рассылками

После проведенного нами обучения сотрудники компании быстро втянулись в работу.

Преимущества от внедрения

Основные преимущества от внедрения системы отметили для себя сотрудники отдела Маркетинга:

«Нам нравится составлять в Битрикс рассылки. Шаблон довольно удобный и возможностей для дизайна больше, чем в инструментах, которые мы использовали ранее (SendPulse и т.д.). Также нам нравится наглядная статистика рассылки, хотя хотелось бы видеть больше метрик, например отчет по открываемости с разных устройств, платформ и браузеров, а также более очевидный ROI»

Отзыв заказчика о проделанной работе

«Задачи выполнялись качественно и быстро. Большое спасибо!»