Gelios Park (Строительство загородных домов в Санкт-Петербурге)

1. Краткая информация о клиенте

Компания «Gelios Park» - занимается строительством загородных домов, коттеджей, бассейнов, банных комплексов, а также их обустройством уже более 15 лет. У них есть собственное строительное подразделение

Сфера бизнеса: Строительство загородных домов в Санкт-Петербурге и ЛО

Тип проекта Облачный Битрикс24

Редакция продукта: профессиональный тариф

Подключены отделы: 10 отделов (туда входят административный, финансовый, юридический отдел)

Роли: генеральный директор, секретарь, бухгалтер, юрист

Число сотрудников, которые работают в CRM: 38 человек

Количество офисов/филиалов: 1

2.Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами обратился клиент

Данная компания пришла к нам с главным запросом – выстроить согласование внутреннего документооборота, чтобы определенный документ попадал на согласование сразу двум или трём лицам компании. А также освободить время руководителя на подписание лишней документации, которую можно делегировать помощнику руководителя. И обязательным условием являлся контроль за подписанием документов, чтобы было видно: кто подписал документ, во сколько, какого числа

Необходимо чтобы все сотрудники компании действовали по единому регламенту, а не в хаотичном порядке подписывали документы, которые находятся то на почте, то в WA, чтобы это было в одном окне – что способствовало бы увеличению скорости подписания счетов для ускорения последующей работы

При выборе Битрикс24 основными критериями была возможность внутренней организации документооборота на портале, а также организация онлайн-офиса в единой цифровой среде

Изначально Gelios Park подали заявку на консультацию и предложения по решению их запроса. После качественного аудита всех бизнес-процессов экспертами компании ТОЛК, руководитель Gelios Park принял решение работать с нашей компанией

3.Процесс внедрения, особенности проекта

Перед настройкой портала Битрикс24 наш толковый бизнес аналитик глубже погрузился в компанию и выявил следующие проблемы: 

• Все документы хранятся в разных местах

• Нет последовательности действий бизнес-процессов, согласования счетов

• Передача документов для согласования из отдела в отдел, производство происходит долго

• Письма о согласовании могли приходить людям, не участвующим в процессе

• Руководитель не контролирует в полной мере отделы из-за отсутствия такой возможности

• Планирование внутренних встреч и постановка важных задач проходит через мессенджеры – неудобно пролистывать и просматривать, некоторые сотрудники забывали про планёрки

После настройки портала Битрикс24

Не было места для хранения общих документов, поэтому все документы загрузили на облачный диск Битрикс24. Теперь с помощью диска можно оперативно найти нужную информацию, что позволяет не отвлекать других сотрудников и вовремя делать отчетность

С помощью смарт-процессов наладили этапы согласования, теперь оно происходит автоматически и задействуются только лица, которые участвуют в процессе выбранного проекта. Генеральный директор может делегировать согласование другим сотрудникам. Документация ведется в едином месте, а назначенные лица могут изменять или передавать документы онлайн. А из-за технических проблем потерять важный документ теперь невозможно

Для основной деятельности сотрудники теперь используют онлайн-офис. Планируют там свой день, актуализируют задачи для выполнения, а руководитель теперь видит и контролирует работу своих подчиненных

Планирование внутренних встреч фиксируются в календаре. А с помощью напоминаний сотрудники не забывают о предстоящих событиях и никогда не опаздывают на встречи или планёрки. Поручения и важные задания теперь происходят через задачи, где назначается ответственный, соисполнитель и наблюдатель для контроля исполнения. А коммуникация происходит только на портале Битрикс24

В итоге мы связали процессы нескольких отделов: бухгалтерии, административного отдела и юридического. Теперь есть стандарт, выстроенный процесс, последовательность

Технических сложностей не возникло, так как процесс внедрения нам был хорошо знаком

После настройки Битрикс24 мы провели обучение в онлайн формате с текстовой и видео инструкциями. Сотрудникам было все понятно, и они легко начали использование платформы

Сейчас руководитель активно использует внедренные возможности Битрикс24, контролируя процессы в компании. Для основной деятельности компания Гелиос парк использует задачи и проекты, а также автоматизированный документооборот

Во время внедрения мы столкнулись с проблемой в согласовании инструментов, так как клиент плохо знал продукт, и мы долго не могли согласовать какой инструмент подойдет больше для закрытия потребности. Поэтому мы приняли решение сделать 3 инструмента для наглядности, продемонстрировать и выбрать наиболее подходящий

Какие сценарии автоматизировали

• Хранение документов в цифровом формате

• Внутренние согласования

• Автоматизация документооборота

Какие решения использовали

• Смарт-процессы

• Бизнес-процессы

Автоматизация документооборота

1. Теперь все документы по сделкам хранятся в электронном виде в облачном хранилище — это значит, что риск потери документов сводится к нулю. Документы можно редактировать и отправлять коллегам на доработку. Всю информацию в цифровом виде можно легко контролировать на диске Битрикс24

2. А также наш менеджер проектов реализовал автоматизированный процесс согласования счетов, где на каждый счёт формируется своя папка на диске для хранения документов. То есть после создания счета, на диске автоматически создается папка, куда отправляется этот счет. И чтобы не искать документ по всей платформе, можно зайти на диск и в папке этого счета найти информацию.

Это полностью налаженная система внутренних согласований, она предусматривает не только линейную последовательность, где все счета приходят по умолчанию на согласование генеральному директору, а привязывается к типу платежа, где в процессе, по умолчанию, участвуют только определенные лица, чтобы облегчить работу генеральному директору

Этот инструмент дает пользу, система подсказывает и помогает. Стало проще планировать бюджетную часть, есть возможность скачать реестр всех счетов (можно за определенный период выгрузить реестр в файл Excel) по определенному проекту

Автоматизацию документооборота реализовали с помощью смарт-процессов. Они организуют автоматическую рассылку документа в зависимости от стадии одобрения. Сейчас есть сам инструмент выстраивания процесса, все автоматизировано и структурировано

Воронка помогает видеть, кто утвердил документ, кто согласовал, кто участвует в процессе.

Обучение

Обучение проходило по требованию компании в онлайн-формате с помощью составленной инструкции в текстовом и видео форматах. Инструкция помогла быстро разобраться с платформой и со всеми этапами работы. Сложностей в обучении не возникло

 4. Работа с решением. Достигнутые результаты от внедрения Битрикс24

Активнее всего сейчас используются задачи для основной деятельности и согласование документов через смарт-процессы.

Благодаря этим инструментам сокращаются временные затраты на согласование счетов и коммуникацию между отделами

Примеры использования системы в рабочих ситуациях

Внутренние согласования: Сотрудник кликает на “смарт-процесс” > “счета новые” > “Создать” > создает карточку нового счета,описывает счет (выбирает проект, к которому относится счет, тип платежа) > сохраняет > после сохранения сделка автоматически отправляется на согласование поэтапно тем, кто участвует в проекте (в зависимости от типа платежа и проекта зависит количество одобряющих людей) > далее счет проходит этапы по воронке по стадиям (согласовано или нет) > после согласования готовятся документы > появляется комментарий от того, кто согласовал > далее на этапе “согласовано” подключается бухгалтер и проводит оплату

5.Преимущества от внедрения Битрикс24

• Процесс работы стал прозрачным, система сама подсказывает что необходимо сделать на определенном этапе

• Появилась возможность оперативно найти информацию по внутренним процессам

• Сократилось время на рутинные задачи

• Коммуникация между отделами стала продуктивной и заметно сократилось

• Автоматизировали документооборот

• Коллектив стал сплоченнее

• Минимизировали кол-во использование сторонних программ и сервисов

• Объединили компанию в единую информационную среду

6.Отзыв заказчика о проделанной работе

Руководитель “Gelios Park” доволен проделанной работой компании “ТОЛК”, так как получил: инструменты контроля, автоматизированные процессы согласования счетов, работа сотрудников ускорилось в разы. Теперь взаимодействие всех участников компании организовано, все отделы компании работают и коммуницируют в одном месте, так как мы привели все коммуникации к единому регламенту

Руководитель остался доволен нашей работой так как получил: инструменты контроля, автоматизированные процессы согласования счетов, работа сотрудников ускорилось в разы

Мы продолжаем модернизировать компанию “ Gelios Park”

В дальнейшем планируется работа с этим клиентом для подключения других отделов и инструментов (внедрение CRM, отела продаж и других)