ООО Рико

Поставщик оптики «ИНВЕКО»: как автоматизировать открытие торговых точек с Битрикс24?

Клиент: ООО «Рико»

Город: Москва

Направление деятельности: Оптово-розничная продажа оптики, оправ и очков

Web: https://www.inveco-holding.ru/ru/

Тариф Битрикс24: Профессиональный

Количество сотрудников: 350

Компания «ИНВЕКО» — поставщик люксовой европейской оптики для российского рынка. Она ежегодно занимает лидирующие позиции среди конкурентов благодаря индивидуальному и лояльному подходу к каждому клиенту. 

Персональный менеджер всегда готов предоставить полную информацию об актуальных коллекциях, обеспечить партнеров рекламными материалами, провести семинары для оптиков-консультантов и специалистов оптических мастерских. Также для клиентов компании разработана гибкая система скидок и бонусов.

Какие задачи хотела решить компания с помощью Битрикс24?

Компания «ИНВЕКО» обратилась к нам будучи пользователем Битрикс24. У руководства был понятный и популярный запрос для нестандартных процессов. Необходимо оптимизировать: 

• управление открытием новых торговых точек;

• размещение рекламных материалов.

Компания уже долгое время пользуется Битрикс24. Так в чем же проблема? 

Открытие новой торговой точки — это отдельный проект. В нем есть сроки, ответственные, иногда случаются «затыки». Чтобы вовремя и по приятной цене арендовать помещение, недостаточно просто мониторить объявления. Нужно собрать и поддерживать актуальную базу арендодателей, со скидками и выгодными предложениями. После аренды необходимо выполнить ремонтные работы, договориться с поставщиками, обучить персонал, который будет консультировать покупателей. 

Такой проект подразумевает длинную цепочку задач. Если в одной из них случится сбой, то будут просрочены все последующие. Поэтому важно не просто ставить разрозненные задачи на портале, в качестве альтернативы стикерам на рабочем столе, а настроить системное ведение проекта. 

В таком случае Битрикс24 будет сам напоминать о сроках сдачи, предоставлять полную информацию о подрядчиках и условиях работы с ними, показывать активную фазу проекта и сигнализировать о задержках. Именно это и нужно руководителю, который ежедневно держит в голове по 4 таких проекта. 

То же самое можно сказать и о размещении рекламных материалов. С Битрикс24 можно составлять маркетинговый план, рассчитывать бюджет, планировать рекламные кампании и оперативно закрывать те из них, которые неэффективны, чтобы не сливать деньги.

Именно для этих целей руководство компании «ИНВЕКО» решило провести комплексное внедрение Битрикс24.

Первоначальный список необходимого функционала:

• Воронка открытия новых торговых точек

• Воронка размещения рекламных материалов

• Реестр арендодателей и условий работы с ними

• Автоматизированный контроль сроков выполнения задач

•  Группировка задач по проектам

Состав рабочей группы со стороны заказчика:

Коммерческий директор и директор по рознице предоставляли информацию по бизнес-процессам, тестировали настроенный функционал и принимали готовый проект.

Исполнительный директор следил за этапами работ и вносил корректировки.

Для рабочей группы было важно с помощью CRM упорядочить управленческие процессы, оптимизировать затраты и повысить эффективность персонала.

С какими сложностями столкнулись на этапе внедрения:

По признанию клиента сложностей не было благодаря строгому соблюдению технологии внедрения INVO Group. 

В таком масштабном проекте очень важно иметь человека, который будет организовывать и подгонять не только исполнителя, но и заказчика на каждом этапе. Координатор оказался незаменимым членом проектной команды.

Что было сделано во время реализации проекта:

Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить самые необходимые инструменты Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.

Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

В рамках MVP было принято решение реализовать следующий функционал:

Стандартные модули Битрикс24:

1. CRM: 

1.1 Настроена воронка по открытию новых торговых точек, которая позволяет к каждой сделке прикреплять все задачи, комментарии, ответственных, сроки и контакты. Теперь руководитель не сможет потеряться в хаосе однотипных задач, а по каждому проекту будет видна цельная, актуальная картина. 

1.2 Настроена воронка размещения рекламных материалов, которая стала альтернативой цветной эксельке с кучей вкладок. Теперь в ней отображаются утвержденные рекламные кампании и бюджеты, их невозможно поменять без согласования с командой и, самое главное, воронка контролирует сроки запуска кампаний. 

2. Списки:

2.1 Настроен реестр стоимости аренды. Он хранит в Битрикс24 информацию о стоимости аренды, скидках и акциях, которые периодически устраивают арендодатели.  

3. Задачи (группы/проекты):

3.1 Настроены группы «Категорийные менеджеры» и «Размещение рекламных материалов». Они позволяют структурировать работу над каждым проектом. В них есть свои чаты, хранилища данных, календари, задачи, которые относятся только к соответствующим группам.

4. Аналитика:

4.1 Настроен отчет по планируемым и фактически понесенным расходам на рекламные кампании. Данные подтягиваются автоматически из карточек сделок. 

5. Облачное хранение данных:

5.1 Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо. 

Результат от внедрения:

1. Управленческие процессы стали четко структурированными. Исключены бесполезные действия, автоматизирована постановка и контроль выполнения задач. Это сильно облегчает рабочий день руководителя. Теперь он может фокусироваться на принятии сложных решений, а рутинные действия выполняет портал Битрикс24. 

2. Контроль бюджетов на рекламные кампании позволяет сильно сократить расходы. А контроль сроков по их запуску — избежать курьезных ситуаций, когда в июне над большим проспектом размещен зимний рекламный баннер с новогодней акцией. 

3. Процесс открытия новых торговых точек стал прозрачным и предсказуемым. Теперь руководитель проекта не боится за день до открытия услышать «мы кое-что не успели». 

Проект шёл очень плодотворно: клиент чётко понимал, что хочет получить, прислушивался к рекомендациям и был дисциплинирован.

Оценка сотрудничества с INVO Group по 10-балльной шкале: 10  

Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:

• Проектная команда INVO Group общалась на одном языке с клиентом и оперативно реагировала на все запросы.

• Удобные каналы коммуникаций позволяют заказчику быстро связываться с техническим специалистом и вносить корректировки в проект.

• Комфортно работать с супер-пунктуальным координатором.

• От бизнес-аналитика постоянно поступали предложения о том, как лучше сделать.  Это удобно для заказчика, который не разбирается в программировании и консалтинге. 

Галина Пилишвили, коммерческий директор ООО «Рико» — «Очень довольны работой с INVO Group. Этим проектом вы подтвердили свою квалификацию наилучшим образом».