Алве Консалт

1. Краткая информация о клиенте

Алве Консалт - Группа компаний располагается в Тольятти и оказывает услуги для юридических лиц в Российской Федерации в области транспорта, логистики, юриспруденции, права, подбора персонала, бухгалтерии и инвестиций.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент.

Компания обратилась к нам за помощью в настройке бизнес-процесса по подготовке нового рабочего места для сотрудника.

3. Процесс внедрения, особенности проекта.

Описание Процесс «Подбор сотрудника».

Бизнес-процесс четко устанавливает четкий порядок оформления нового сотрудника, а также подготовку рабочего места для нового сотрудника.

При положительном завершении процесса «Подбор» (кандидат прошел подбор), Специалист подбору запускает процесс «Подготовка рабочего места».

Процесс позволит запустить параллельно 3 линии: оформление кандидата в Отдел кадрового администрирования, создание учетных записей и подготовка компьютера в Службу управления информационными технологиями (IT), заказ банковской карточки в Бухгалтерии.

Владелец-процесса – Служба по управлению персонала (Отдел подбора и адаптации), Служба по управлению информационными технологиями.

Заказчик – Инициатор Подбора

Поставщик бизнес-процесса – Отдел подбора и адаптации

Потребитель бизнес-процесса - Кандидат

Ресурсы бизнес-процесса – данные кандидата (чек-лист документов на прием), ПО, орг.техника.

Действующие лица

В процессе «Подготовка рабочего места+оформление нового сотрудника» зафиксированы шесть ролей:

• Кандидат
  
• Специалист отдела кадрового администрирования
  
• Инициатор подбора
  
• Служба безопасности
  
• Бухгалтерия
  
• Служба по управлению информационными технологиями

Формализация.

При положительном завершении процесса «Подбор» сотрудник службы подбора запускает процесс «Подготовка рабочего места+оформление сотрудника», заполнив форму запуска БП.

Чек-лист документов для оформления сотрудников

Данные о новом сотруднике направляются в Службу безопасности. СБ осуществляет проверку нового сотрудника.

Если результат проверки: «Прошел проверку», то процесс отправляет сообщение в отдел кадрового администрирования, Службу по управлению информационными технологиями, бухгалтерию.

Если результат проверки: «Не прошел проверку» - завершение процесса.

Отдел кадрового администрирования

Сотрудник отдела кадрового администрирования проверяет штатное расписание

Если штатное расписание не требует изменений – нажать «Штатное расписание не требует изменений»

Если штатное расписание требует изменений – нажать «Изменить штатное расписание» (предусмотреть возможность запуска БП «Изменение штатного расписания»).

Сейчас процесс остается у сотрудника кадрового администрирования и меняется на «Штатное расписание изменено».

Сотрудник кадрового администрирования готовит пакет документов для оформления нового сотрудника по чек-листу.
Чек-лист для сотрудника отдела кадрового администрирования для оформления сотрудника в системе 1С

 Подписать документы у нового сотрудника. Результат: документы подписаны
Если документы подписаны процесс остается у сотрудника отдела кадрового администрирования и меняется на «Подписать у руководителя»

Если документы не подписаны, процесс напоминает о том, что необходимо подписать документы у нового сотрудника.
После подписания документов новым сотрудником специалист кадрового администрирования организует подпись у руководителя.

Если документы подписаны руководителем процесс остается у сотрудника кадрового администрирования и меняется на «Передать подписанные документы новому сотруднику»
Если документы не переданы, процесс напоминает о том, что необходимо передать документы новому сотруднику.

После передачи документов новому сотруднику процесс ждет уведомлений о том, что другие службы закончили свою часть работы.
Служба по управлению информационными технологиями

 Создает учетные записи и готовит необходимую орг.технику по чек-листу

Последовательность действий для Отдела по информационным технологиям по созданию учетных записей:

1. Если новый сотрудник относится к группе СДЭК:
   
2. Отправить запрос в СДЭК о создании почты СДЭК, учетных записей в ЭК4 и ЭК5.
   
3. После получения уведомления о готовности учетных записей из СДЭК создать учетные записи в Битрикс24, почте, 1С опционально.
   
4. Если новый сотрудник относится к АТК создать:
   
5. Учетную запись в Битрикс24
   
6. Учетную запись в почте
   
7. Учетную запись в 1С АТК
   
8. Если новый сотрудник относится к Добро-орто создать:
   
9. Учетную запись в Битрикс24
   
10. Учетную запись в почте
    
11. Учетную запись в 1С УНФ
    
12. Если новый сотрудник относится к Управляющей компании АЛВЕ создать:
    
13. Учетную запись в Битрикс24
    
14. Учетную запись в почте
    
15. Учетную запись 1С опционально
    
16. Подготовить орг.технику на рабочем месте, войти во все системы, передать доступы.
    
17. Бухгалтерия
    
18. Заказать зарплатную карточку
    
19. При завершении всех работ по подготовке рабочего места сотрудника процесс переходит в статус «Завершен»

4. Результат.

Удалось настроить бизнес-процесс по подготовке нового рабочего места для сотрудника

5. Преимущества от внедрения

Настроенный бизнес-процесс очень помогает в подготовке рабочего места для сотрудника, а также помогает отслеживать движение процесса устройства на работу. Автоматизация берет на себя большой объем рутинной работы, на который раньше у сотрудников уходило масса времени.

6. Привести примеры использования системы в рабочих ситуациях конкретного отдела/департамента.

Работа в отделе в первые недели использования портала стала эффективнее на 37%

7. Отзыв заказчика о проделанной работе.

По словам заказчика внедрение было оценено как новый шаг в развитии компании.