ООО ТЕСТ (Продажа мед. оборудования и расходных материалов)

1. Краткая информация о клиенте

 «ООО Тест» – Поставка медицинского оборудование и расходных материалов в Ростове-на-дону
  Сфера бизнеса: Продажа специального оборудования
  Тип проекта  Облачный Битрикс24
  Редакция продукта: Тариф Стандартный
  Подключены отделы: Бухгалтерия, Руководство, Логистика, Продажи
  Роли: Менеджер проектов, Бухгалтер, Водитель, Экспедитор, Менеджер по работе с партнёрами, Руководитель
  Число сотрудников, которые работают в CRM: 8 - человек
  Количество офисов/филиалов: 1 (планируется расширение в других регионах)
  

2.Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами обратился клиент
  

Компания «ООО Тест» искала инструмент который позволит организовать бизнес-процессы компании в единую информационную среду. Выбор пал на портал Битрикс24, так как закрывает все потребности нашего клиента. До внедрения «ООО Тест» не пользовались корпоративным порталом, а все коммуникации вели через почту, WhatsApp и других мессенджерах. Руководитель хотел систематизировать процессы: работы с клиентами, приём заявок, коммуникации внутри компании

Руководитель рассматривал различные решения и сценарии у других компаний. Но мы показали, как можно организовать работу и решить возникшие бизнес проблемы на базе Битрикс24. Потому что мы смотрим на бизнес не со стороны IT реализации проекта, а со стороны бизнесмена, мы знаем трудности, которые возникают и как их решить с помощью Битрикс24

Данная компания приобрела у нас пакет «Oнлайн-офис»

Главная задача руководителя — это масштабироваться. Поэтому он обратился к команде «Info Click» чтобы систематизировать бизнес-процессы, которые сейчас есть в компании

У компании «ООО Тест» несколько направлений продаж:

• Государственные клиенты
•  Частные клиенты
•  Партнёры

Но перед тем как наладить работу с клиентами определили, что начнем с организации внутренней работы
  

3.Процесс внедрения, особенности проекта

После проведения презентации возможностей системы Битрикс24 и погрузившись в компанию, выявили вот такие проблемы:
  

• Основной инструмент постановки задач, коммуникация между сотрудниками и приём заявок от клиентов проходил через почту. В связи с этим приходилось отправлять новым сотрудникам письма, и в целом письма терялись, а с ними и поставленные задачи от руководителя и заявки от клиентов.

• Планирование внутренних встреч проходило через чаты в WhatsApp – неудобно пролистывать и просматривать, некоторые сотрудники забывали про планёрки

• Все документы хранили на компьютере, в любой момент можно потерять важные счета, КП, спецификации…

• Нет места для хранения регламентов, общих шаблонов и материалов
    

Специалисты команды «Info Click» провели онлайн-беседу с каждым сотрудникам компании чтобы понять его регламент и нюансы работы. Для того чтобы в дальнейшем наложить бизнес-процессы в Битрикс24

Ранее компания «ООО Тест» не работала не в каких сервисах и сотрудникам нужно было привыкать к порталу. А специалисты команды «Info Click» помогли адаптировать персонал и уделить время на обучение каждого сотрудника. В пакет, который приобрел данный клиент включена «Поддержка» поэтому сотрудники компании «ООО Тест» задавали вопросы и сразу получали на них ответы

Руководитель данной компании использует портал Битрикс24 для контроля выполнение задач. А также для быстрой коммуникации использует чаты, видеозвонками для планёрок и новостной лентой для публикации важных событий компании

  
  Обучение
  

Ранее компания «ООО Тест» не работала не в каких программах. Поэтому обучение проходило индивидуально для каждого сотрудника. А в дальнейшем появился регламент работы для всех членов команды «ООО Тест»

Проводилось два основных блока обучений:

Первый блок ознакомительный, где мы показывали возможности системы Битрикс24 и как она поможет в специфики работы данной компании. После этого обучения мы зарегистрировали сотрудников на портале Битрикс24 чтобы они попробовали поработать в системе

Второе обучение это были ответы на вопросы, каждого сотрудника, которые возникли после первичного пользование системой

И в дальнейшем проводили обучение в виде индивидуальных онлайн консультаций чтобы ответить на возникшие вопросы каждого сотрудника и закрепить результат обучение

 4.Достигнутые результаты от внедрения Битрикс24

Активнее всего используется функционал «задачи» - по работе с клиентами, по работе с подрядчиками, внутренние обучение, подготовка договоров. Также выделяются важные задачи и которые нужно решить в ближайшее время
  

С помощью этого функционала все поручения в компании фиксируются в едином месте, назначают ответственных, сроки задачи, выделяют приоритетные задачи и контролируются исполнение

Пример использования системы в рабочих ситуациях для планирование общего события

Директор хочет организовать внеплановое совещание -> Пишет в общем чате компании что будет совещание  -> Ответственный сотрудник ставит напоминание в календаре, где может посмотреть занятость всех сотрудников -> Каждому сотруднику приходит уведомление -> Сотрудник должен ответить «Учувствую» или «Откажусь» -> Постановщику приходят обратные уведомления что конкретный человек «Учувствует» или «Отказался» -> Перед планёркой приходит всем напоминание за 5 мин –> Все сотрудники появились на планёрки для решения важных вопросов компании
  
  То есть календарь помогает сразу увидеть в какое время свободны все сотрудники чтобы провести общее собрание. А также данная компания использует календарь для встреч с клиентами и с помощью напоминаний никто не забывает и не опаздывает на важное событие ( напоминание можно ставить хоть за 5мин, хоть за 1 час, хоть за 1 день до события)

Пример использования системы в рабочих ситуациях для формирования документов

Приходит запрос на подготовку договора на почту –> Из почты Битрикс24 происходит постановление задачи на ответственного сотрудника –> по итогу готовности документов сотрудник отправляет по почте, которая автоматчики сохранилась при постановление задаче

Документы сформированы и отправлены в минимальные сроки

5.Преимущества от внедрения Битрикс24

• Сокращение времени на поиск поставленной задачи и коммуникации между сотрудниками

• C помощью календаря стали быстрей планировать планёрки, а также сотрудники не забываю о важных встречах с помощью напоминаний

• Уменьшилось количество чатов в WhatsApp, т.к. появился корпоративный мессенджер

• С помощью готовых шаблонов документов сотрудники стали быстрей отправлять готовые КП, счета и т.д.

• Процесс работы стал прозрачным тем самым устранилось непонимание занятости сотрудников

6.Отзыв заказчика о проделанной работе

Мы сделали первый шаг в организации бизнеса. Битрикс24 эта та система который позволяет систематизировать работу компании

В дальнейшим планируется внедрение блока CRM, внутренних бизнес процессов (отправка договор и счетов) и полная систематизация процесса работы с клиентами от получения заявки до реализации.