ИМПЕРИАЛ ( Юридическое агентство )

1. Краткая информация о клиенте

 «Империал» – агрегатор в предоставления юридических услуг различного направления
 
  Сфера бизнеса: Юриспруденция
  Тип проекта Облачный Битрикс24
  Редакция продукта: Тариф Б24 CRM+(архивный)
  Подключены отделы: Юридический
  Роли: Юрист- консультант
  Число сотрудников, которые работают в CRM: 10 - человек
  Количество офисов/филиалов: 1 шт
  

2.Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами обратился клиент
  

В компании «Империал» искали инструмент, который позволит собрать клиентскую базу в единое месте и организовать работу с обращениями. Их выбор пал на CRM-систему Битрикс24 потому, что она оказалась дешевле по сравнению с другими и закрывала все потребности. Также привлёк общий календарь в котором можно планировать свою деятельность, а так же возможность подключения каналов коммуникаций с клиентами: Телефония, WhatsApp, Telegram, Instagram, Facebook (в России признаны как экстремистскими организации)

«Империал» обратились к нам потому, что мы показали свою компетентность, ответили на все интересующие вопросы
  
 Для реализации задач, клиент приобрёл у нас пакет настроек «Базовое внедрение Битрикс24», что позволяет закрыть требования к CRM-системе

3.Процесс внедрения, особенности проекта

Наши специалисты сразу предложили отраслевое решение, которое специально сделано под нишу Юриспруденция и адаптировали его под компанию «Империал»

Компания хотела организовать смс информирование своих клиентов о назначенных встречах, судебных заседаниях и т. д. Данную возможность получилось реализовать используя инструмент «бизнес-процессы»

 Руководитель использует все инструменты Битрикс24. Интегрированы личные соц. сети, которое позволяют обрабатывать вопросы из CRM самому руководителю или подключить других специалистов. Для планирования судов, консультаций и т. п. Используется встроенный календарь, а почта для коммуникации с государственными структурами и клиентами

На платформе Битрикс24 был разработан сайт для компании «Империал». На сегодняшний момент они пользуются им уже 2 года
  

Возникли сложности с квалификацией специалистов из-за того, что сотрудники организации на ВЫ с информационными технологиями. Изначально пришлось обучать базовым возможностями ПК, а затем и возможностям Битрикс24

Какие сценарии автоматизировали?

•  Коммуникаций с клиентами через соц.сети.

• Информирование клиента на каждом этапе судопроизводство. Например, «Документы переданы в суд» или «Принято решение»

• Автозадачи на каждом этапе 

Какие решения использовали?

•  IP-телефонию Мегафон

•  Битрикс24 сайты

•  Интеграцию с календарём на IOS

Коммуникации с клиентами через социальные сети

Менеджер ведёт общение в ВК и других соц.сетях. Задача менеджера запросить номер телефона. Когда лид оставляет телефон, робот понимает это и перекидывает карточку заявки клиента на стадию «Позвонить». Для того чтобы менеджеру не выбирать из многочисленных заявок тех кто оставил номер телефона за него это делает робот.

Автоматизация задач

Для автоматизации регламента работы менеджера реализовали постановку автозадач, например, подать документы в суд и через определённых срок получить документы обратно.

Суть автозадач, чтобы менеджер не думал, что ему нужно сделать на конкретном этапе, а Битрикс24 ему напоминал. Электронный регламент воронки по которому должен пройти клиент от первого касания (задать волнующий вопрос в соц.сетях) и до решение проблемы. Например, на  этапе «Подготовить документы в суд» происходит автопостановка задачи «Подготовить иск или отзыв» с крайним сроком в течение 3х дней

Календарь

Календарь – это базовый функционал портала Битрикс24. В нём можно поставить встречу: написать название встречи, поставить напоминание за определённый период, с кем будет встреча и другие нюансы. Также можно планировать внутренние планёрки со своими сотрудниками, тогда после постановки события придёт уведомление сотруднику что он участвует в запланированном событии. Участник может подтвердить или отклонить событие, а постановщику придёт уведомление сможет ли он поучаствовать или будет занят

Наши специалисты автоматизировали календарь. Теперь в карточке клиента, если написать дату встречи, то автоматически эта встреча перенесётся в календарь чтобы напомнить за 1 час и за 5 мин до назначенной встрече с клиентом

Автоматизация бизнес-процессов на повтор

Есть компании, которые нуждаются в постоянной юридической поддержке. Для таких клиентов наши специалисты сделали отдельную воронку. У компании «Империал» есть пакетное решение за определённую сумму оказывать юридическую поддержку за месяц. Тогда менеджер переводит в воронку «Предоставление услуг» -> проводит консультацию –> анализируют –> передают в производство. Проходит временной интервал за которую услуга предоставлена, и эта же задача появляется в следующем месяце (Например, если договор составлен на год и менеджер не забыл про этого клиента). А если в какой-то момент клиент перестаёт обслуживаться, то мы отменяем сделку и сделка не появляется
  
  
 Обучение

Обучение компании «Империал проходило как очно в Ростове-на-Дону, так и онлайн

Первое обучение проходило по базовому пользованию ПК

Второе бучение прошло по базовым функциям Битрикс24: как зайти, что такое задачи, календарь, почта и диск и т. д.

На третьем обучение уже презентовали автоматизацию которую сделали наши специалисты специально для компании «Империал». Провели презентацию от момента «пришла заявка» до момента «пришло решение из суда». А также оставили домашнее задание, чтобы сотрудники смогли самостоятельно пройти по воронке и зафиксировать в комментариях все действия, которые сделали с заявками. И зафиксировать результаты которых добились при ведение данного клиента

  4.Достигнутые результаты и преимущества от внедрения Битрикс24

• Регламентирована работа с судебной практикой – менеджер всегда знает, что ему нужно сделать

• Клиент параллельно информируется при продвижении своего дела

• Имеется единый реестр судебных дел

• В календаре зафиксированы все мероприятия, в которых компания должна участвовать (Суды, консультации, внутренние планёрки)

• Активно используются открытые линии с соц.сетями и мессенджерами –так как большое количество заявок приходит из этих источников. Работа с ними автоматизирована и регламентирована

Примеры использования системы в рабочих ситуациях

Пришёл клиент –> оставил свои документы –> юристы подготовили документы и отправили в суд (перевели на этап «Документы отправлены») –> клиенту приходит уведомление на почту «Ваши документы отправлены в суд. За ваше дело отвечает квалифицированный юрист ИФО» -> Когда в суде приняли документы и назначили дату, то менеджер переставляет на этап «СУД» -> Клиенту приходит уведомление «Явиться в суд «Название» дату и время. Ответственный сотрудник ФИО. При себе иметь..» -> Менеджер на всех этапах получает подсказки (что он должен зафиксировать и что сделать) –> Когда решение получено, то менеджер переставляет карточку клиента на этап «Решение вынесено» -> клиенту приходит смс «Решение вынесено…» -> Через 30 дней менеджеру приходит опять эта карточка на обжалование, а если не требуется, то получить исполнительный лист –> Дело выиграно или дело проиграно (менеджеру нужно уточнить почему проиграли в статусах причины)

5.Преимущества от внедрения Битрикс24

• Процесс стал регламентирован

• Получилась чёткая база клиентов, которая с каждым днём растёт

• Появился реестр судебных дел, который позволяет ознакомиться с их деятельностью, с корреляцией выигранных или проигранных дел

• Организована работа с поступающими заявками

• Руководитель может оценить работу сотрудников в своей компании. На каком этапе находятся клиенты, а также посмотреть кто укладывается в сроки, а кто не успевает

• Так как половина сотрудников работает в офисе, а половина на удалёнке, то с помощью портала Битрикс24 получилось сплотить команду и ускорить внутренние коммуникации

6.Отзыв заказчика о проделанной работе

«Больше всего понравилось, что рассказали всё подробно от вопроса «Как зайти в Битрикс24» и до регламента пути клиента до его успешного завершение. Благодаря ребятам из команды «Info Click» мы систематизировали бизнес в единую информационную среду»