Klinker Hof (Центр экстерьерных материалов)

1. Краткая информация о клиенте

«Klinker Hof» – Продажа экстерьерных материалов (кирпич, тротуарная брусчатка, черепица, клинкерная фасадная плитка разных цветов и фактур). Кроме того - архитектурный фасадный декор, морозостойкие ступени и малые архитектурные формы
 
Сфера бизнеса: Продажа строительного материала
Тип проекта: Облачный Битрикс24
Редакция продукта: Тариф Команда (Архивный)
Подключены отделы: Отдел Продаж, Обеспечение, Логистика, Бухгалтерия
Роли: Менеджер по продажам, Снабженец, Логист, Бухгалтер, Менеджер по расчёту строительного материала, Руководитель
Число сотрудников, которые работают в CRM: 18 - человек
Количество офисов/филиалов: 2шт (Краснодар и Ростов-на-Дону)  

2.Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами обратился клиент

«Klinker Hof» на момент обращения к нам уже работали в CRM Битрикс24. В системе они обрабатывали только новые лиды, были зависшие стадии, не заполнялись карточки клиентов и в целом не контролировалась работа на портале Битрикс24

Руководитель выбрал портал Битрикс24 потому что ему важно было организовать весь процесс работы в единую среду. Чтобы все отделы компании работали как единый механизм, а руководитель смог отслеживать работу компании на каждом этапе. Процесс продаж у данной компании непростой потому что задействованы другие отделы, которые не относятся к продажам

Компания «Klinker Hof» выбрали нас потому что прошлый интегратор выстроил процесс частично, а руководитель хотел решить задачу ради чего эта система и внедрялась – оцифровать весь бизнес в единый механизм

Руководитель прислал нам бизнес-процесс после чего команда «ТОЛК» обсудили и оценили его в плане реализации. Решили разбить на несколько итераций и приступили к работе

3.Процесс внедрения, особенности проекта

Мы организовали работу всех отделов компании: Продаж, Логистики, Бухгалтерии и Снабжение

Но так как в данной компании не были выстроены до конца бизнес-процессы, то специалисты команды «ТОЛК» опрашивали сотрудников по регламенту их работы и накладывали все процессы в Битикс24. Поэтому было много коммуникаций между нашей командой, руководителем и сотрудниками команды «Klinker Hof»

Команда «Info Click» столкнулись с саботажем менеджеров, снабженца и логистов. Но так как курировал проект внедрения сам руководитель компании «Klinker Hof», то он настоял на внедрение системы. А команда «ТОЛК» смогли поэтапно обучить сотрудников от базового функционала до полноценной работы по регламенту каждого сотрудника. Так как в данном проекте был активным сам руководитель, то в процесс включились и сотрудники, поэтому внедрение и дальнейшее пользование системой увенчалось максимальным успехом

Руководитель использует портал Битрикс24 для контроля всех бизнес-процессов у себя в бизнесе благодаря отчётам: план продаж, кол-во выполненных сделок в каждом отделе компании, корреляция поставленных сроков и т.д. А также планируются дополнительные работы для того чтобы выжать из тарифа максимум пользы для компании

Какие сценарии автоматизировали?

•  Генерация названия сделки по заполненным полям

• Организация бизнес-процессов по расчёту материалов между отделами: продаж, логистикой и обеспечением

• Процесс обеспечение после получение оплаты

• Процесс отгрузки заказа

• Создание папок по клиенту и по заказам

Какие решения использовали?

•  Бизнес-процессы (инструмент автоматизации)

• CRM (клиентская база)

• Cписки (инструмент для хранения реестров данных)

• Роботы (инструмент автоматизации)

  
Обучение

Обучений было очень много и на каждом мы обсуждали процесс работы сотрудников и критерии на изменение и доработку:

• Ознакомительное обучение по порталу Битрикс24

• Базовый функционал и ответы на вопросы

• Восемь встреч по регламенту работы сотрудников

• Три встречи по доработки воронок под специфику работы сотрудников

4.Достигнутые результаты от внедрения Битрикс24

Компания «Klinker Hof» в функционале Битрикс24 больше всего использует воронки скорректированные специально под них, CRM для продаж, диск для хранение документов и отчёты для руководителя

С помощью воронок для каждого отдела компании сотрудники видят полную картину своей работы и не смогут потерять заказ. CRM помогает контролировать заявки, проводить квалификацию лида и в целом контролировать продажи. Порядок в диске помогает быстро найти документ по определённому клиенту. А с помощью отчётов руководитель может контролировать и вносить коррективы на любом этапе продаж

Примеры использования системы в рабочих ситуациях

Клиент позвонил в кампанию -> Звонок попадает в лиды*1 -> Менеджер проводит квалификацию лида и переносит в «Сделки» -> Менеджеру перекидывает на стадию «Расчёт проектирование» где проектировщик рассчитывает кол-во и стоимость материала -> Проектировщику создаётся задача вместе с прикреплённой папкой на диске*2 -> Менеджер отправляет расчёт клиенту -> Всё согласовывается -> Переходим на «Запрос сроков поставки и про-во»*3 -> Снабженцу создаётся задача в которой он указывает дату и адрес отгрузки от поставщика ->  Логисту приходит задача где он должен указать на какую сумму и в течение какого часа будет осуществлена доставка -> Продажнику приходит уведомление где есть сумму и время отгрузки для отправки её клиенту -> Клиент согласовывает -> Менеджер готовит КП -> Cогласование КП с клиентом -> Подготовка счёта через 1С -> Отправка счёта -> Бухгалтеру подтверждает получение оплаты -> Заполняется обеспечение и 1С -> Далее снабжение продукции*4 -> Логистика на доставку к клиенту -> Заказ отгружен
  

*1 При создании лида ему присваивается автоматически номер и название компании, а при квалификации название материала, который ему нужен. Эта автоматизация нужна для того чтобы в канбане была видна полная картина и менеджеру не нужно было переходить в карточку клиента. И чтобы формировался регламент компании и даже новенький менеджер не смог его нарушить

*2 Папка прикрепляется к диску для того чтобы на всём пути добавлять документы к данному клиенту и менеджеру не нужно заходить отдельно в диск чтобы посмотреть информацию. И эта ссылка на диск прикреплена к клиенту от первичного расчёта до полной отгрузки товара. Эта автоматизация нужна для того чтобы формировался порядок в клиентских папках на диске Битрикс24. Если клиент заказывает второй раз, то к нему прикрепляет вторая папка

*3 В сделке есть специальная вкладка «Запрос сроков поставки и производство». Это специальная автоматизация где менеджер с помощью анкеты заполняет информацию по заказу (поставщик, тип материала..). Это автоматизация нужна для того чтобы менеджер не забыл указать все критерии заказа. А также сценарий может делится на три: Просто обеспечение – привести материл от поставщика на склад компании, Логистика – когда есть материал на складе и нужно доставить от склада до места стройки и Логистика + Обеспечение – когда нужно и то и другое

*4 На этапе «Снабжение продукции» менеджер собирает заказы и готовит сроки для отправки клиентов. У менеджера своя воронка и там только те заказы, на которые нужно заказать материал. Так как данная компания работает с зарубежной продукцией, то заказы сначала накапливаются чтобы потом объединить в единый большой заказ уже для поставщика. Заказ поставщику может выполниться по всем сделкам. А когда придёт товар уведомление придёт по всем сделкам: «К данному заказу пришёл строительный материал». А также заказ не обязательно может быть по сделки, а даже если у компании на складе закончился материал. Сделка, которая идёт по воронке обеспечение двигает ту же сделку, но в воронке продаж

*5 Заявка автоматически появляется в воронке «Логистика» за 2 дня до прибытия груза в Россию

5.Преимущества от внедрения Битрикс24

• Скорость взаимодействие и передачи информации увеличилась

• Стало объективно видно загруженность каждого специалиста

• У логиста появилась рабочее пространство, где он видит кол-во доставок

• У снабженца появилось видимость кол-во заказов, с помощью которых он может соединить в единый заказ для поставщика

• Руководитель видит кол-во счетов, суммы и затраты на закупки

• Всю информацию по клиенту или по работе сотрудников можно найти в единой информационной среде

6.Отзыв заказчика о проделанной работе

«Оцифровали бизнес от момента получение заявки и до полной реализации продукции. А также прозрачные процессы продаж, обеспечение и логистики»

В дальнейшем планируется работа над систематизацией рекламного трафика в CRM, будем внедрять отчёты и подключать 1С