ЮОК (Производство и продажа металлопластиковых окон и алюминиевых изделий)

1. Краткая информация о клиенте

 ЮОК (Южная оконная компания) – Производство металлопластиковых и алюминиевых конструкции в городе Ейске
 
 Сфера бизнеса: Производство и продажа продукции
 Тип проекта Облачный Битрикс24
 Редакция продукта: CRM+
 Подключен отдел: Продаж, Маркетинга и Производство
 Роли: Менеджер по продажам, Маркетолог, Руководитель
 Число сотрудников, которые работают в CRM: 3 - человека
 Количество офисов/филиалов: 1шт
 

2.Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами обратился клиент

В данную компанию портал Битрикс24 был внедрён с нуля. Инициатором внедрения выступил маркетолог компании «ЮОК» который хотел решить задачу сбора всех поступающих заявок в единое место, а также отслеживать аналитику поведения клиента: Сколько рекламных кампаний увидел клиент, прежде чем совершить покупку? Сколько раз посетил сайт или лендинг? Сколько раз обратился в компанию по телефону, e-mail, в чате или в мессенджерах? По каким словам привлекать новых клиентов? Как сравнивать эффективность рекламных объявлений между собой? Какая реальная стоимость привлечение клиента? И так как сквозная аналитика внутри портала Битрикс24 смогла бы дать ответы на вопросы маркетологов, то специалисты компании «ТОЛК» приступили к этой задаче в первую очередь

А также автоматизировали отдел продаж и организовали отдел производство

Компания «ЮОК» выбрала нашу команду потому что мы показали свою компетентность, а также смогли ответить на волнующие вопросы и найти нужное решение

Перед внедрением портала мы провели предпроектный анализ с помощью которого выявили регламент работы сотрудников, каналы трафика и как проходит процесс квалификация лидов

3.Процесс внедрения, особенности проекта

Перед настройкой портала Битрикс24 выявили вот такие проблемы:

• Все документы хранятся на компьютере – риск потери важных документов

• Планирование внутренних встреч проходит через WhatsApp – неудобно пролистывать и просматривать, некоторые сотрудники забывали про планёрки

• Квалификация лидов не всегда проходит по регламенту

• Нет места для хранения регламентов, общих шаблонов и материалов

• Чтобы обрабатывать хороший трафик заявок, нужно единое место куда бы эти заявки попадали

• Не организованы внутренние коммуникации между сотрудниками. Все поручения и важные задачи передаются в разных каналах (почта, WA...)

• У руководителя нет понимания что происходит с продажами

После настройки портала Битрикс24

• Планирование внутренних или клиенских встреч фиксируются в календаре. А с помощью напоминаний менеджеры не забывают о предстоящих событиях и никогда не опаздывают на встречи или планёрки

• С помощью воронок продаж квалификация лидов всегда проходит по единому сценарию. А если продажник действует не по регламенту/скрипту, то РОП легко заметит ошибки и сможет оперативно повлиять на это

• Заявки с разных рекламных каналов попадают в CRM

• Прописан регламент продаж, теперь у сотрудника есть точная инструкция как действовать для того чтобы качественно квалифицировать лида

• Руководитель видит, что происходит с каждым клиентом и на каком этапе он находиться

Возникли и сложности во внедрение из-за того, что не были выстроены процессы внутри самой компании. Но наш бизнес-аналитик предложил варианты с различными итоговыми сценариями развития, а сотрудники «ЮОК» выбирали какие варианты им ближе и протестировали их на практики

Менеджер по продажам был заинтересован в быстром внедрение портала Битрикс24 потому что понимал скорость обработки заявок напрямую зависит от увеличение его заработной платы. А также с помощью CRM - системы не теряются заявки, легко отвечать на входящие запросы из любого источника, а также легко просмотреть историю обращения с клиентом

Руководитель просматривает как продвигаются заявки по воронке продаж, а маркетолог оценивает свои рекламные кампании на эффективность – что помогает не сливать бюджет на недействующую рекламу

Какие сценарии автоматизировали

• Обработка новых заявок

• Обработка с текущих клиентов

• Воронка «Актуально позже»

• Передача клиента от «Нового» в «Текущему»

• Сценарий клиенского пути

• Дебиторская задолженность

Какие решения использовали

• IP-телефония

• Роботы

• Триггеры

• CRM-воронки

• Интеграции:  WhatsApp, ВК, landing page

• SaleBot

• ЮKassa – сервис для приема платежей в интернете

Продажи

CRM и воронки продаж:

Продажа воронок ПВХ – благодаря этой воронке менеджер по продажам правильно квалифицирует и обрабатывает лиды

Воронка  «Актуально позже» - если клиент не готов сейчас купить продукцию, то менеджер откладывает его на определённую дату. Тем самым мы не упускаем возможность продать продукцию заинтересованному лицу

Подключение сервиса для приёма платежей онлайн

Команда «ТОЛК» подключили сервис для приёма интернет платежей. При отправки коммерческого предложения менеджер отправляет варианты по оплате продукции: Оплата наличными, по квитанциям в онлайн банке, по ссылке или Qr-код, оплата по квитанции в отделение банка. Если клиент выбирает по ссылке или Qr-коду, то менеджер присылает персональную ссылку, клиент заполняет данные своей карта и получает электронный чек после оплаты – данный вариант является самым быстрым и удобным как для клиента, так и для продажника

Маркетинг

В первую очередь мы подключили заявки с лендинга, IP-телефонию, SaltBot и настроили автоматизацию с смс оповещением для клиента

Пример: Клиент отвечает на квиз –> Далее он отправляется на чат-бота в WhatsApp –> Бот выявляет потребность клиента –> Как только клиент начинает отвечать на вопросы бота, то его заявка перемещается на этап «Горячая заявка» в воронке продаж, с этого момента вступает в работу менеджер по продажам

Производство

Приходит заявка с отдела продаж –> Диспетчер просматривает и назначает запланированную дату отгрузки –> Клиенту автоматически отправляется смс «Ваш заказ взят в производство» -> В назначенную дату сделка перемещается на этап «Проверить готовность заказа» -> Менеджер проверяет, если всё хорошо отправляет на этап «Отгрузка» клиенту приходит смс «Ваш заказ готов, планируем доставить ** числа» -> Клиент подтверждает –> Менеджер переносит карточку клиента на этап «Доставка» и ему автоматически всплывает окно с вариантами датой и временем, выбирает согласованное время –> Продукция доставлена и переходим на этап получить документы и остаток (если требуется) –> Далее если требуется монтаж, то переходим на этап «Монтаж»

Обучение

Обучение проходило в онлайн формате:

Первая встреча в формате презентации: показали какой функционал и как правильно работать на портале Битрикс24

А на второй встрече собрали обратную связь и дали ответы на возникшие вопросы
 

4. Работа с решением. Достигнутые результаты от внедрения Битрикс24

Из инструментов Битрикс24 больше всего используется CRM-система менеджером по продажам, а также сквозная аналитика маркетологом компании «ЮОК»

Потому что данные инструменты решают такие важные задачи как: быстрая и правильная квалификация лида, а сквозная аналитика спасает от слива трафика на недействующие рекламные кампании

Примеры использования системы в рабочих ситуациях отдела продаж

Появляется задача менеджеру «Позвонить клиенту» -> Менеджер собирает недостающие требования или переводит на этап «Замер»* –> Готовит предварительный расчёт –> Согласовывает расчёт с клиентом –> Готовим КП через 1С –> Переставляем на этап отправить КП и клиенту автоматически приходит смс «Отправили Вам предложение Ваш заказ №001» -> Согласовываем и переносим на этап «Отправили КП» -> Клиенту приходит смс «Выберите варианты оплаты» -> Клиент оплачивает например через ссылку –> Менеджер переводит на стадию «Предоплата получена» -> Проверяет вся ли информация есть в карточке клиента и отправляет на стадию «Завершить сделку»

*Выделили отельный процесс по замерам. Компания «ЮОК» работает по южному федеральному округу, и если клиент не может сам замерить размеры, то менеджер по продажам связывается с подрядчиками, которые приезжают на места, замеряют и передают информацию на завод для изготовления окон. Весь этот процесс коммуникации ведётся через портал Битрикс24 в карточке клиента прикрепляется: скан замера, адрес объекта, какой подрядчик замерял и другая необходимая информация

Все этапы ведутся быстро через звонок клиенту, а не через задачи, так как у данной сферы бизнеса короткое принятия решение на покупку

5.Преимущества от внедрения Битрикс24

• Скорость принятие заявок увеличилась за счёт подключенных каналов к CRM

• Процесс работы стал прозрачным, система сама подсказывает что необходимо сделать на определённом этапе

• Появилась возможность оперативно найти информацию как по клиентам так и по внутренним процессам

• Все обращения от клиентов (звонки, заявки с сайта, WhatsApp) попадают в CRM

• Повысилась мотивация к работе

• Сократилось время на рутинные задачи

• Коммуникация между отделом продаж и отделом маркетинга стала продуктивной и заметно сократилось

• Большое кол-во автоматизаций, что упрощает работу всем сотрудникам, меньше рутинных действий

• У продажников появилась мотивация к работе потому что они стали видеть свои показатели

• Полное устранение хауса в обработке лидов

• Руководитель может просмотреть кол-во лидов на каждом этапе работы

• Ускорить процесс обработки клиента в покупателя, что повиляло на скорость поступление денежного потока в компанию

• Минимизировали кол-во использование сторонних программ и сервисов

• Объединили компанию в единую информационную среду

6.Отзыв заказчика о проделанной работе

Руководитель остался доволен нашей работой так как получил инструменты контроля, появилось преставление о рекламных кампаниях, а менеджер по продажам смог ускорить обработку лида в покупателя

Мы продолжаем модернизировать компанию «ЮОК» планируется организовать работу по направлению дилеров