Внедрение CRM, Интеграцис с hh.ru «СоюзЭнергоСервис»

Краткая информация о клиенте:

Компания: ООО «СоюзЭнергоСервис»

Город / филиал: Краснодар, Иркутск

О компании: Занимается подбором персонала для вахтовой работы

Число сотрудников подразделения работающих в Битрикс24: 15 человек

Какие задачи хотела решить компания с помощью Битрикс24?

В компанию обратился руководитель отдела подбора персонала Мокроусова Ирина. 

Боли и трудности клиента на момент обращения были в отсутствии единой системы учета базы кандидатов, единого окна обработки откликов на вакансии, шаблонов направлений на медицинскую комиссию, контроля получения документов от кандидатов, фиксированию этапов сделки и контроле работы сотрудников по сделкам и задачам. Каждый сотрудник вёл своих кандидатов, преимущественно, в блокноте или тетрадке. Пользовались раньше Exel таблицами и мессенджерами для работы внутри компании.

Не хватало автоматизаций рутинной работы менеджеров отдела подбора персонала, и воронки для работы со сделками внутри отдела подбора персонала и других отделов с возможностью формирования автоматических направлений на медицинскую комиссию.

Основной упор был сделан на автоматизации процессов работы компании по двум основным направлениям с возможностью отслеживания этапов прохождения сделок, постановке задач и отправке уведомлений.

Процесс внедрения, особенности проекта:

Проведя аудит и согласования было предложено сделать:

1. Внедрить портал с тарифом «Профессиональный»
2. Включить «Классический режим CRM» для обработки/классификации всех входящих обращений в рамках ЛИДов и уже на основании положительных ЛИДов  формирования сделок по Кандидатам.
3. Внедрить воронки, согласно бизнес-процессам компании с выстраиванием четкой структуры и автоматизации.
4. Подключить к CRM все необходимые источники: Телефония, Email, WhatsApp, Viber, Telegram, Avito, HH.ru, формы и виджеты на сайте.
5. Автоматизировать работу с шаблонами Направлений на медицинскую комиссию.
6. Автоматизировать постановку задач исполнителям и сроков их исполнения.
7. Автоматизировать переносы сделок из одной воронки в другую и другие автоматические действия для улучшения пользовательского опыта для сотрудника и Руководителя.

Особенности проекта: часть сотрудников работают удаленно, а часть работают в офисе в Иркутске и в отсутствии четких алгоритмов ведения сделок и работы по задачам информация по кандидатам терялась, сроки обработки откликов и оформления новых сотрудников на вату пропускались, отсутствовал контроль за общей работой отдела рекрутинга, отдела подбора персонала и отдела вахты, не назначались задачи и дела сотрудникам. Каждый работал как мог.

Работа с решением. Достигнутые результаты:

Изучив все детали бизнес-процесса вместе с Ириной были проведены следующие работы для реализации проекта: 

Настроены оба направления работы компании(Рекрутинг и оформление сотрудников на вахту) и понятные этапы работы с кандидатом и сотрудником в итоге. Теперь рекрутер видит на какой стадии находится каждая заявка и планирует дальнейшее взаимодействие с кандидатами, сотрудник отдела подбора персонала получает задачи и сделки на проведение интервью по кандидатам, а сотрудник отдела вахты задачи на формирование вахты и перевахтовеи. Основные коммуникации по  звонкам, отправке писем, общению через мессенджеры, авито, сайт компании и hh.ru c клиентами также настроены внутри CRM системы.

В карточках Контактов, ЛИДов и Сделок созданы дополнительные поля для квалификации клиентов, внесения всей необходимой информации для формирования направлений на медицинскую комиссию и ведения полноценной базы кандидатов и сотрудников. Теперь можно сегментировать кандидатов по конкретным признакам и делать персонализированную рассылку с вакансиями.

Разработаны несколько шаблонов Направлений на медицинскую комиссию, что заметно сократило время на формирование и подготовку документов для отправки Кандидатам по вакансиям Компании. Теперь менеджеру остается корректно внести всю необходимую информацию в CRM, сгенерировать готовый документ и отправить его кандидату. Помимо этого настроена система отслеживания доставки и прочтения документов кандидатами.

С помощью робота в ЛИДах и Сделках система автоматически ставит задания и задачи, а также запрещает вносить корректировки в поля с принятыми решениями после прохождения интервью и проведения проверок. Теперь сотрудник не забывает своевременно выполнять задания, задачи и получать оригиналы документов и так далее.

Преимущества от внедрения:

• Повысилась скорость и качество обработки откликов кандидатов по вакансиям компании и последующее оформление вахты для успешных кандидатов.
• Начала формироваться единая база кандидатов и сотрудников на вахте и вся история взаимодействия с ними теперь хранится в CRM, а не на бумажках и не в тетрадках.
• Увеличилась скорость и качество отправленных Направлений на медицинскую комиссию кандидатам по вакансиям компании.
• Сформирован чёткий алгоритм взаимодействия между сотрудниками компании при работе с ЛИДами, сделками и задачами.
• Настройка роботов значительно упростила работу, как  рядовым сотрудникам, так и Начальникам отделов.
• Проведена демонстрация работы настроенного портала со всеми настройками и автоматизациями. А также проведено обучение сотрудников работе в корпоративном портале компании.

Отзыв заказчика о проделанной работе:

После внедрения клиент сказал, что работа его подразделения, наконец, стала предельно простой, понятной и максимально эффективной, как в плане ведения новых кандидатов, так и в плане сопровождения текущих сотрудников на вахте.