Внедрение CRM «ИП Спицын Дмитрий Викторович»

Краткая информация о клиенте:

Компания: ИП Спицын Дмитрий Викторович

Город: Краснодар

О компании: предоставление услуг по продвижению в топ карточек товаров на маркетплейсе Wildberies.

Число сотрудников работающих в Битрикс24: не более 10

Какие задачи хотела решить компания с помощью Битрикс24:

Основной упор был сделан на автоматизацию процесса получения лидов, их обработку, ведение по этапам продажи и распределение многочисленных задач между ответственными сотрудниками. Максимально исключить человеческий фактор, автоматизировав бизнес процессы компании. 

В компанию обратилась исполнительный директор Виктория. До этого клиентов особо не вели. Вопрос об импорте не стоял. Они самостоятельно зарегистрировали портал и сделали первоначальную настройку. Но так как они раньше не работали с CRM, то у них не было чёткого понимания принципа работы. Из-за неправильно организованной структуры возникали сбои и недопонимания сотрудников в этапности работы.

Менеджеры с одной стороны вообще не знали как заполнять карточки контактов и компаний, с другой стороны – были наделены администраторскими правами и могли делать на портале, что хотели.

Что было предложено сделать:

1. Настроить структуру, воронки и права согласно бизнес-процессам.
2. Сделать автоматизацию постановки задач менеджера по продажам, исполнителям по продвижению, рассылку роботами информационных писем клиентам, 
3. Интегрировать формы с сайта с формированием лидов на портале. 
4. Подключить мессенджеры и почту
5. Настроить смарт процесс для исполнителей по продвижению карточек, где будут работать только узконаправленные специалисты
6. Настроить автоматическое создание папок для клиентов на общем диске, где исполнители будут хранить информацию по сделке и отчеты для клиентов
7. Настроить основные шаблоны документов и шаблоны писем для более удобной и быстрой работы со сделкой.

Процесс внедрения и особенности проекта: 

Проработав все детали бизнес-процесса вместе с Викторией и её помощником Анной  была реализована следующая схема внедрения:

Выстроили четкую структуру распределения прав доступа сотрудников на портал, настроили соответствующие роли.

Настроили пользовательские поля, согласно потребностям бизнес процессов, поставили обязательность со стадий, во избежание потери важной информации по сделкам.

Создана 1 воронка продаж, в которой детально описали процесс продажи, разграничили зоны ответственности менеджеров продаж и исполнителей услуги. 

Подключили Телеграмм, почту, сайт с CRM – формами. Автоматически созданные лиды сразу прилетают на менеджеров.

Работа с решением. Достигнутые результаты:

Внедрили роботов, отвечающих за рассылку информационных писем через WhatsApp, автоматические уведомления для исполнителей и менеджеров больше не позволят пропустить важное событие.

Настроили смарт-процесс «Исполнение договора» внутри воронки «Продажа» проработали через стадии очередность включения в работу каждого специалиста. Так как процесс продвижения включает много этапов и требует подключению нескольких специалистов – сделали автоматическую постановку задач исполнителям. Где-то с последовательным выполнением, где-то с параллельным включением в процесс работы.

Автоматическое создание папок, с названием компании клиента на общем диске, облегчило хранение и структурирование информации по сделкам, предоставление отчетности

Преимущества от внедрения:

• Повысилась эффективность менеджеров. Упростилась работа с уже единой базой клиентов. Ушли от бумажек и перешли на цифровой вариант хранения информации.
• Сформирован чёткий алгоритм обработки клиентов, у каждого менеджера своя зона ответственности, исчезла путаница в обработке клиентов.
• Настройка роботов значительно упростила работу менеджерам. Рутинная ручная работа сошла на НЕТ. 
• История звонков и переписка теперь храниться в едином информационном пространстве Битрикс24, обратиться к которой, любой сотрудник может в любой момент времени.
• Сотрудникам очень понравилась работа с шаблонами документов и писем. Все оценили простоту, быстроту и удобство работы.

Отзыв заказчика о выполненной работе:

Работой остались довольны все – от руководителя до рядового менеджера. Как отметил руководитель - теперь с уверенностью можно сказать, что занимаемся непосредственно своими задачами, продажами и проектами, а не нудной и рутинной подготовкой к ним.