МишаЭкспо

1. Краткая информация о клиенте

MishaExpo осуществляет деятельность в сфере e-commerce и функционирует как маркетплейс. География поставщиков включает РФ, Китай и другие страны. Компания распространяет товары на площадках крупнейших маркетплейсов. В компании имеется свой склад и собственная логистика (перевозки). С момента запуска и на сегодняшний день в Битрикс24 работает 56 человек.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?

Компания организует работу сотрудников в облачной версии портала Битрикс24. На момент обращения сотрудники компании уже активно пользовались задачами, чатами, контактами, документами онлайн. Основные процессы компании реализовывались с помощью задач, а результаты действий фиксировались в комментариях к этим задачам. Поэтому ключевой запрос компании был связан с автоматизацией процесса подбора ниш (категорий товаров) и закупкой товаров. 

Кроме того автоматизация бизнес-процесса позволила решить следующий ряд вопросов:

• замена процесса постановки отдельных задач с лентой файлов и сообщений в комментариях на бизнес-процесс, позволяющий объединить работу нескольких отделов;

• создание, передача и  редактирование файлов Excel на разных этапах процесса;

• автоматизация еженедельного запуска бизнес-процесса, за исключением выходных дней;

• настройка контроля выполнения отдельных этапов и всего бизнес-процесса. 

Ключевую роль в выборе клиентом Битрикс24 сыграли имеющиеся возможности портала по контролю сроков и качества выполнения заданий, а также возможность организации действий сотрудников разных отделов в виде единого бизнес-процесса. Дополнительным фактором выбора Битрикса24 послужил имеющийся опыт компании по работе с порталом и организации процессов с применением функционала Битрикс24. Клиент выбрал нашу компанию по отзывам других клиентов и по оптимальному соотношению цена-сроки-качество.

3. Процесс внедрения, особенности проекта

Планируемый результат настроек заключался в решении вопросов, связанных с контролем сроков и качества процесса подбора категорий и закупки товаров. Автоматизация охватывала работу отдела аналитики, отдела закупа, экономиста, юриста, контенщика и оператора 1С. 

Первоначально на этапе анализа были выявлены технические сложности в реализации бизнес-процесса: наличие параллельных подпроцессов, передача результатов некоторых этапов в другой процесс, настройка тайминга и возможности возврата назад.

Сначала были настроены поля сделки и стадии воронки CRM. Затем был разработан бизнес-процесс “Выбор ниши и закупка”. Вопрос с хранением данных, передаваемых в другой процесс, был решен с помощью создания папки на диске портала и автоматической загрузкой файлов. Для реализации еженедельного автоматического запуска процесса с проверкой выходных дней был использован цикл с условием.

На последнем шаге было добавлено действие контроля в конце бизнес-процесса. Таким образом, проверялось условие выполнения всех действий, в том числе и параллельных подпроцессов. 

4. Работа с решением. Достигнутые результаты

В результате внедрения был выполнен основной запрос заказчика по контролю движения процесса, сроков и качества работ сотрудников.  

• Для решения поставленных задач использовался следующий функционал Битрикс24: 

• Настроены стадии воронки CRM

• Настроены пользовательские поля в карточках Сделок

• Настроены роботы на сделках для автоматического уведомления и перемещении сделки

• Определены роли сотрудников и права доступа для работы в CRM

• Настроен автоматический запуск бизнес-процесса CRM

• Настроена проверка выходных дней и тайминг заданий бизнес-процесса

• Настроено автоматическое создание папки на диске портала и сохранение в ней файлов, создаваемых в бизнес-процессе

• Настроена редактирование google-документов из бизнес-процесса

• Задачи, решаемые после внедрения Битрикс24:

• разработан бизнес-процесс, позволяющий объединить работу нескольких отделов без использования нескольких задач;

• настроена возможность создания, передачи и  редактирования файлов Excel на разных этапах процесса;

• автоматизирован еженедельный запуск бизнес-процесса, с учетом праздничных дней;

• настроен контроль выполнения заданий и всего бизнес-процесса;

• фиксация неуспешных финалов бизнес-процесса и ответственного за неуспешное действие.

5. Преимущества от внедрения

После успешной разработки бизнес-процесса и настройки CRM, работа компании была оптимизирована. Реализован контроль со стороны руководителя компании за выполнением бизнес-процесса, а также контроль руководителями отделов за сроками и качеством работы их отделов на разных этапах бизнес-процесса. 

Бизнес-процесс запускается автоматически каждую неделю, с учетом праздничных дней. Формируемые в бизнес-процессе файлы передаются от одного исполнителя к другому, загружаются на общий диск в папку с номером и датой бизнес-процесса. Сотрудники, работающие непосредственно в документе могут редактировать его, добавляя столбцы и другую информацию. Настроенный тайминг уведомляет руководителя об истечении срока выполнения задания его подчиненным. Прерванный бизнес-процесс фиксируется в виде перемещения сделки на неуспешную стадию. В полях сделки сохраняется информация, формируемая на разных этапах, что позволяет восстановить движение бизнес-процесса и результаты действий сотрудников после его завершения.

6. Отзыв заказчика о проделанной работе

По окончании работ компании была отправлена CRM-форма для получения обратной связи.