Автоматизация обучения и тестирования сотрудников в Битрикс24

Краткая информация о клиенте

Задачи, с которыми обратился к нам заказчик
1. Система для создания и хранения обучающих материалов
 Предприятие регулярно создает различные обучающие курсы для сотрудников. Данные материалы необходимы для того, чтобы познакомить персонал с историей создания завода, его продукцией, а также особенностями производства тех или иных изделий.
Ранее все материалы для курсов хранились в различных презентациях и Google Документах, что сильно осложняло процессы обучения. Кроме того, руководству компании было крайне затруднительно контролировать уровень знаний сотрудников. Требовалось решение, которое позволит удобно создавать и хранить курсы в рамках единой системы, а также формировать проверочные тесты для персонала предприятия.

 2. Автоматизация процесса назначения курсов и контроля обучения
 На предприятии работают сотни сотрудников. Ручное назначение курсов для каждого работника отнимает огромное количество времени и замедляет процесс обучения. Кроме того, по каждому обучающему курсу сотрудникам необходимо пройти контрольный тест.
Требовалась система, которая позволяет автоматически назначать курсы, информировать сотрудников о необходимости пройти обучение, а также отслеживать результаты тестирования.
Решения. Процесс внедрения
1. Перенос обучающих курсов в приложение «База знаний и тестирование»
 В первую очередь все обучающие материалы были перенесены в приложение «База знаний и тестирование» от компании IT-Solution. Это позволило хранить уже существующие и создавать новые курсы в рамках единой системы.
Для более удобного прохождения курсов не только на компьютере, но и на смартфоне, был реализован отдельный интерфейс для внешних пользователей. Таким образом, сотрудники могут проходить обучение в любое удобное время и в любом месте.

2. Создание смарт-процесса «Обучающиеся» с полным списком сотрудников
Для удобного контроля обучения, а также ручного назначения курсов был разработан отдельный смарт-процесс «Обучающиеся». В данный смарт-процесс добавляются все сотрудники компании.
Кроме имени и фамилии каждая карточка сотрудника содержит в себе адрес электронной почты. На указанную почту отправляется ссылка на курс или тестирование, а также результаты обучения.
В тайм-лайне карточки фиксируется ссылка на результаты тестирования. Перейдя по ней, куратор сотрудника сможет ознакомиться со статистикой прохождения курса обучения.
 Также в каждой карточке представлены определенные стадии. С их помощью администратор может удобно управлять процессом обучения и тестирования сотрудников:

3. Отслеживание результатов обучения сотрудников
Как мы говорили ранее, все результаты тестирования автоматически фиксируются в таймлайне карточки сотрудника в виде комментария. Сообщение содержит в себе ссылку на результаты прохождения конкретного теста в приложении «База знаний и тестирование».
Также в карточке присутствует вкладка «Прохождение тестов», которая позволяет быстро ознакомиться с результатами всех тестов, которые проходил выбранный сотрудник. Таким образом администратор может отслеживать процесс обучения непосредственно в рамках портала Битрикс24.

4. Автоматизация процесса отправки тестов сотрудникам
Чтобы администраторам портала не приходилось тратить время на ручную отправку тестов сотрудникам, мы реализовали Бизнес-процесс «Запуск тестирования».
После запуска Бизнес-процесса происходит автоматическая рассылка выбранного теста по указанным параметрам. На почту указанных сотрудников поступает письмо, которое содержит в себе ссылку на тестирование. После того, как сотрудник завершает тест, на его почту поступает еще одно письмо с результатами.
Как мы говорили ранее, результаты пройденного теста фиксируются в приложении «База знаний и тестирование», а также в элементе смарт-процесса «Обучающиеся».

Главный итог нашей работы — автоматизированная система для регулярного обучения и проверки знаний персонала предприятия. Ответственным за обучение сотрудникам больше не нужно хранить материалы на сторонних ресурсах и вручную рассылать их каждому коллеге отдельно. Все статьи и тесты хранятся в рамках единой системы, а их рассылка занимает считанные минуты. При этом руководство предприятия может удобно отслеживать все результаты обучения непосредственно на портале Битрикс24.

Преимущества от внедрения:

• Создание и хранение всех обучающих материалов в единой базе данных
• Оптимизация процессов обучения и тестирования персонала
• Минимизирование затрат времени на рассылку обучающих материалов
• Удобный контроль результатов тестирования
• Рассылка обучающих материалов занимает не более 2 минут

Отзыв и комментарии заказчика:
Сотрудники компании на всех этапах проекта демонстрировали высокую компетентность и оперативно выполняли поставленные задачи. Реализованное решение регулярно используется для повышения квалификации сотрудников, а также обучения нового персонала.