Корпоративный портал для сети магазинов одежды

 MASSOVKA (massovka.store) - пошив и продажа недорогой, но стильной одежды для повседневной жизни. Магазины данного бренда расположены в 15 городах России
           

Тип проекта: Коробочная версия Битрикс24

Редакция продукта: Корпоративный портал

Подключены отделы: административный департамент, коммерческий департамент, департамент информационных технологий, операционный департамент, департамент автоматизации систем управления, департамент управления персоналом, финансовый департамент, технический департамент, департамент безопасности и т.д.

Роли: Генеральный директор, операционный директор, директор по информационным технологиям, начальник службы эксплуатации, начальник службы снабжения, начальник службы безопасности, начальник отдела разработки, специалист технической поддержки, менеджер торговой точки, сотрудник аппарат управления

Число сотрудников, которые работают в CRM: 164 человека

C какими задачами к нам обратился клиент

До внедрения Битрикс24 перед организацией стояла задача – найти оптимальную систему, которая бы помогла организовать централизованную подачу и обработку заявок от подчиненных подразделений и сотрудников организации

В связи с увеличением предприятия, открытием новых торговых точек, увеличилось количество обращений от подразделений, а с ними и количество рутинных процессов, что привело к следующим последствиям:

• Обращения от подразделений приходили из различных каналов коммуникаций (почта, WhatsApp, Telegram, телефонные звонки)

• Обращения не были зафиксированы

• Длительный поиск ответственных за различные категории обращений

• Руководители не могли контролировать обработку обращений

Чтобы решить данные задачи было принято решение переходить в Битрикс24, который позволит:

• минимизировать кол-во использования сторонних программ и сервисов

• объединить компанию в едином информационном пространстве

• автоматизировать бизнес-процессы коммуникаций в одном сервисе

• автоматизировать работу с обращениями от подразделений

• получить аналитические отчеты

    Процесс внедрения корпоративного портала Битрикс24

Процесс внедрения проходил множественными итерациями из-за того, что этот проект довольно большой и включает в себя различные сценарии и решения по использованию портала, специалисты команды INFO CLICK работали над ним на протяжение года

Установили коробку: подготовили сервер, установили Битрикс24, настроили возможность подключение к Бтрикс24, а также настроили модули необходимые для работы в админской части портала. Далее к проекту подключился бизнес-аналитик, который построили множество связей между различными сущностями и усовершенствовал бизнес-процесс компании

Так как главной задачей была система где каждая торговая точка может использовать заявку и получить от ответственных специалистов решение, специалист команды INFO CLICK предложил вот такие сценарии работы:

• Обработка обращений от подразделений в отделы:

• Информационных технологий

• Эксплуатации

• Закупок

• Безопасности

• Разработки

• Согласование и регистрация договоров

• Коммуникации внутри компании

• Согласование бюджетов

     Какие использовали решения:

• Бизнес-процессы – инструмент, который позволяет автоматизировать процессы

• Задачи – инструмент, который позволяет контролировать исполнение обращений от подразделений, распоряжений руководителя

• Чаты

• Telegram.bot – чат в мессенджере telegram, для оперативной связи с первой линией технической поддержки

Решение по автоматизации процесса:

1.Организация внутреннего документооборота

• Согласование  документа
  

• Согласование бюджета
  

2.Обработка обращений от подразделений 

• Список ответственных и категорий обращений в едином справочнике 

• Хранение списка всех обращений в едином реестре

• Организация единого чата поддержки сотрудников
  

•  Контроль исполнения обращений

Обучение

Провели большой количество обучений для каждого отдел компании по конкретным бизнес-процессам и особенностям департаментов

На протяжение года сотрудничества, каждый месяц команда INFO CLICK усовершенствовала работу бизнес-процессов для комфортного и эффективного пользования сотрудниками данной компании

В завершение учебного процесса мы передали все обучающие видеоматериалы в компанию MASSOVKA, чтобы каждый сотрудник мог воспользоваться инструкцией по пользованию внутреннего портала Битрикс24
 

Достигнутые результаты и преимущества от внедрения Битрикс24

1. Удобное взаимодействие между сотрудниками и подчиненными подразделениями

• Вся переписка в чатах и комментариях к задачам

• Взаимодействие регламентировано через работу с задачами

1. Большое кол-во автоматизаций, что упрощает работу всем сотрудником, меньше рутинных действий

2. Система сама подсказывает что необходимо сделать сотруднику на определённом этапе

3. Контроль исполнения распоряжений, обращений

4. Оперативный поиск необходимой информации

Пример использование системы в рабочих ситуациях

Ситуация: в магазине перегорела лампочка

Менеджер магазина формирует заявку и нажимает «сохранить» -> отправляется задача на согласование административному директору, согласовывается –> заявка отправляется в службу эксплуатации отдельного региона, свободный сотрудник данного отдела забирает заявку на себя –> приступает к выполнению задачи –> приезжает в магазин и выполняет поручение-> возвращается в офис, закрывает задачу и описывает результат выполненной работы

Отзыв заказчика о проделанной работе
 Клиент остался доволен выполненной работой команды INFO CLICK:

• Личные пользователи получили удобный инструмент, который позволяет решит все возникающие вопросы в жизнедеятельности организации

• Руководители получили инструмент, который собирает все обращения в еденном месте

• Исполнители получили инструмент, который оперативно направляет обращения в нужный отдел и контролирует сроки исполнения данных запросах

Привели все отделы к еденному регламенту, где каждый подчиненный и руководитель точно знают, что им делать в рамках определённой ситуации.