Пищевик Инжиниринг

О клиенте:

Сфера деятельности – производство промышленного пищевого оборудования.

Сотрудники, работающие в Битрикс24 - 14 человек: бухгалтерия, конструкторское бюро, производство, руководство, менеджеры.

Производство и главный офис находятся в России, г. Екатеринбург. Работа и монтаж по всей России и странам СНГ.

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами пришел клиент?

Компания Пищевик Инжиниринг прежде всего – компания производитель, с отлаженным процессом производства.

При обращении к нам было сказано, что компания уже использует «самописную» CRM для работы с клиентской базой и записью звонков.

Но кроме этих основных функций система больше ничего не умела. Было важно ставить задачи, иметь чаты внутри сделок, автоматизацию процессов и генерацию документов.

Помимо Битрикс24 пробовали ранее Мегаплан и АмоCRM – обе системы не удовлетворили по функционалу. В каждой чего-то не хватало.

Было предложено использовать коробочное решение Битрикс24 Корпоративный портал. Клиенту была важна управляемость данными и дополнительный функционал в виде возможности создавать сайты, поэтому облачную версию не рассматривали.

Внедрением занимались именно мы, т.к мы уже работали совместно в рамках ИТ-аутсорсинга и как никто лучше знали процессы внутри компании.

Процесс внедрения, особенности проекта

Перед внедрением наши специалисты сделали выгрузку клиентов из текущей CRM системы, затем мы загрузили их в Битрикс24. С этим возникло много сложностей, в частности, за каждым менеджером были закрепленные компании, и эта информация не могла быть перенесена. Клиентов распределяли после импорта вручную, что заняло не мало времени.

В первую очередь внедрение коснулось отдела продаж.

Было спроектировано несколько воронок для разных производств. Были привлечены специалисты всех отделов, воронки отражали суть бизнес-процесса, от поступления заявки, до проектирования, оплат, отгрузки и пусконаладки.

Была произведена настройка интеграции с телефонией: звонки фиксируются и записываются. Менеджерам стало легче находить звонки клиентам в карточках сделок. Отработка негатива также улучшилась, в т.ч и благодаря удобной работе с отказами.

Затем был подключен конструкторский отдел и производство. Их участие в сделках облегчило коммуникацию и обмен документами.

Автоматизация позволила уменьшить рутинные операции, при смене стадий сделки осуществляются автоматические действия: назначение задач, отправка писем, генерация документов.

Обучение системе производилось как лично, на местах, так и дистанционно с помощью Zoom.

Отрабатывались сценарии использования. Каждый отдел имел свои сценарии работы с CRM.

Работа с решением. Достигнутые результаты

Активнее всего используется сама CRM, задачи и телефония.

Была осуществлена настройка и интеграция АТС от Мегафон.

Также активно используется автоматизация на роботах для облегчения контроля выполнения задач.

Примеры использования:

Отдел продаж:

Обзвон компаний, фиксация лидов, прослушивание записей разговора, конверсия в сделки. Постановка задач конструкторскому бюро.

Контроль со стороны руководства: прослушивание звонков, выявление слабых переговоров.

Конструкторское бюро:

Получение задач от менеджеров по сделкам, постановка задач отделу снабжения, постановка задач производству. Документация между отделами: счета, сметы, чертежи, договора.

Коммуникация с бухгалтерией по оплатам внутри корпоративного портала, в чатах.

По началу руководство неохотно использовало новый инструмент в силу своей занятости. С помощью руководителей отделов удалось активнее начать использовать систему.

Плюсы внедрения:

Меньше разрозненной информации: почта и чаты внутри Битрикс24, вместо переписок в whatsapp и skype.

Скорость обмена информацией между отделами существенно увеличилась.

Руководство получило удобный инструмент анализа: прослушивание звонкой, отслеживание дел в сделках, контроль отбракованных лидов.

Битиркс24 CRM действительно стала корпоративным порталом для всей компании, где можно видеть все процессы производства, отслеживать и работать с задачами, сделками и звонками. Это полноценный онлайн офис компании.