Внедрение CRM, разработка приложения «Expo Solutions Group»
Краткая информация о клиенте:
Компания: ООО "ЕСГ ГРУПП"
О Компании: ООО "ЕСГ ГРУПП" - ведущая выставочная компания полного цикла, специализирующаяся на организации конгрессно-выставочных мероприятий в рыбной отрасли. Компания предлагает современные решения в сфере организации участия в отраслевых выставках «под ключ».
Число сотрудников работающих в Битрикс24: 20 человек
Город / филиал: Головной офис - Москва, Филиал China Fisheries & Seafood Expo - Циндао, Китай, Филиал Seafood Expo Global - Брюссель, Бельгия.
ПЕРВЫЙ ЭТАП:
Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?
Проведя аудит мы отметили несколько ключевых болей компании:
Большая не структурированная клиентская база – порядка 20 000 компаний. Работа с клиентской базой велась в Excel, отсутствовал контроль коммуникации с клиентом, некоторых клиентов забывали добавлять в список.
Вручную производилось формирование всех контактных данных по клиенту и данных о заказанных услугах.
Отсутствовала истории взаимодействия с клиентом и наглядная аналитики в целом по клиентской базе.
Производился ручной расчет вознаграждения менеджеров по продажам и отсутствовал контроль внесенной оплаты за оказываемые услуги. Также вручную формировался список клиентов для технического отдела, по которым необходим монтаж спец. оборудования
Компания: ООО "ЕСГ ГРУПП"
О Компании: ООО "ЕСГ ГРУПП" - ведущая выставочная компания полного цикла, специализирующаяся на организации конгрессно-выставочных мероприятий в рыбной отрасли. Компания предлагает современные решения в сфере организации участия в отраслевых выставках «под ключ».
Число сотрудников работающих в Битрикс24: 20 человек
Город / филиал: Головной офис - Москва, Филиал China Fisheries & Seafood Expo - Циндао, Китай, Филиал Seafood Expo Global - Брюссель, Бельгия.
ПЕРВЫЙ ЭТАП:
Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?
Проведя аудит мы отметили несколько ключевых болей компании:
Большая не структурированная клиентская база – порядка 20 000 компаний. Работа с клиентской базой велась в Excel, отсутствовал контроль коммуникации с клиентом, некоторых клиентов забывали добавлять в список.
Вручную производилось формирование всех контактных данных по клиенту и данных о заказанных услугах.
Отсутствовала истории взаимодействия с клиентом и наглядная аналитики в целом по клиентской базе.
Производился ручной расчет вознаграждения менеджеров по продажам и отсутствовал контроль внесенной оплаты за оказываемые услуги. Также вручную формировался список клиентов для технического отдела, по которым необходим монтаж спец. оборудования
Процесс внедрения, особенности проекта:
Клиент выбирал между несколькими системами, поэтому мы решили безвозмездно настроить и продемонстрировать весомую часть решения на ДЕМО портале Битрикс24.
В итоге клиент выбрал Битрикс24 и нашу компанию и дополнительно отметил, что Битрикс24 позволили решить задачи, которые выходили за рамки стандартных функций CRM системы. Также ему понравилась стоимость лицензии и предлагаемый функционал за эту стоимость
После дальнейшего глубокого анализа рабочих процессов отдела продаж были поставлены следующие задачи:
- Структурирование, сегментация и импорт клиентской базы 20 000 компаний и контактов.
- Настройка карточек компании, контакта, сделки.
- Настройка 2-х воронок продаж: продажа выставочных услуг и продажа рекламных услуг.
- Подключение email ящиков сотрудников
- Необходимость автоматизации процесса расчета вознаграждения менеджеров.
- Автоматизация процесса учета оплаты за услуги.
- Автоматизация процесса формирования списка клиентов по которым необходимо участие технического отдела.
- Контроль выполнения работ техническим специалистом
Работа с решением. Достигнутые результаты
Импорт клиентской базы разделили на несколько подзадач. Продумали сегментацию клиентов по имеющимся признакам. Под определенные признаки создали поля в карточках компаний и контактов.
Очистили клиентскую базу от лишней информации. Большой объем работы провели с расчисткой телефонных номеров, основная трудность заключалась в том, что номера телефонов были представлены в разных форматах, было несколько номеров в одном поле и много иностранных номеров
В компании очень специфичные сделки – цикл сделки от 2 до 8 месяцев. Под такую технологию работы были продуманы этапы воронки продаж, которые позволяют четко определить, что сейчас происходит с клиентом и какое следующее действие нужно предпринять для успешной сделки.
Для хранения всей истории взаимодействия с клиентом были подключены личные email ящики всех менеджеров по продажам
Менеджеры получают определенный процент от каждой сделки. Процент зависит от определенных условий сделки. Мы автоматизировали процесс расчета процентов с помощью бизнес-процесса в сделках. Теперь в определенный момент система создает строку в списке, автоматически рассчитывает сумму вознаграждения менеджера и разбивает выплаты не три этапа. С помощью разграничений прав доступа к строкам списка, каждый менеджер видит только свои выплаты, а администратор контролирует список по всем менеджерам
Оплата за оказанные услуги проходит в несколько этапов. Мы автоматизировали процесс расчета выплат с помощью бизнес-процесса в сделках. Контроль выплат осуществляет бухгалтер. В момент внесения данных по выплате автоматически пересчитывается сумма долга
По сделкам с определенными признаками необходима техническая подготовка площадки. Мы автоматизировали процесс формирования списка для технического специалиста.
Дополнительно создается задача для подтверждения техническим специалистом, что он ознакомился с техническими требованиями
Преимущества от внедрения:
- Повысилась эффективность работы с клиентами. Теперь каждый менеджер видит всю историю взаимодействия с клиентом и четко понимает каике действия необходимо предпринять для продвижения сделки по воронке продаж. Благодаря контролю коммуникации по всем сделкам менеджеры не забывают о важных звонках и письмах
- Благодаря сегментации клиентской базы, менеджеры планируют работу с клиентами в порядке приоритетности.
- Появилась прозрачность в выплатах процентов менеджерам
- Автоматизация формирования списка заданий для технического специалиста освободила время менеджеров, а технический отдел получил полный набор информации, необходимой для выполнения своих обязанностей
- В целом работа с клиентами стала прозрачной и структурированной
ВТОРОЙ ЭТАП:
Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?
Ранее в данной компании нами выполнялось базовое внедрение Битрикс24 (отстроены воронки продаж, сегментирована клиентская база, реализован контроль коммуникаций). В этот раз к нам обратилась маркетолог, которая попросила автоматизировать привлечение участников выставок через сайт https://seafoodexporussia.com. На момент обращения все лиды с сайта вносились на портал Битрикс24 вручную.
Было необходимо реализовать следующие возможности:
- регистрация посетителей и представителей СМИ на мероприятие через сайт;
- бронирование стендов арендаторами через сайт;
- создание личного кабинета на сайте для арендаторов, чтобы они могли в них редактировать информацию о себе и добавлять участников;
- формирование базы контактов проявивших интерес к мероприятию для дальнейшей сегментации и адресной рассылки приглашений на следующие мероприятия
- получение аналитики о контактах реально посетивших мероприятие и тех, кто не пришел
- получение аналитики по источникам новых контактов
Процесс внедрения, особенности проекта:
В процессе обсуждения потребностей были проанализированы все пожелания и трудности отдела продаж и отдела маркетинга.
Нами было принято решение разработать локальное приложение в Битрикс24, которое будет иметь несколько модулей:
- модуль Администрирования
- модуль для встройки в карточку Сделки
- модуль для размещения на сайте.
- модуль для экспорта данных участников мероприятия (для печати бейджей)
Работа с решением. Достигнутые результаты
Реализацию проекта разбили на несколько шагов
Шаг 1. Регистрация посетителей и представителей СМИ.
Для участия в выставке в качестве посетителя человек заходит на сайт и переходит в раздел регистрации. Далее он вносит свои личные данные, данные своей компании, и регистрируется.На основе переданных с сайта данных система формирует в CRM Компанию и Контакт, а также Сделку в направлении «Посещение мероприятия» в стадии «Ожидание посещения».
Ответственным за сделку назначается сотрудник из отдела маркетинга. При этом автоматически отправляется письмо с приглашением и QR-кодом на E-MAIL участника. Кроме того, в базу данных Приложения добавляется запись с данными участника и кодом регистрации. Эти записи будут использоваться для функционала по регистрации посетителей на выставке и печати бейджей.
При регистрации представителя СМИ создается сделка в статусе «Ожидание проверки». Сделки в таком статусе проверяет менеджер.
Если менеджер отказывает в регистрации данного лица, то переводит сделку в стадию «Проиграна». При этом на E-MAIL отправляется письмо с отказом в регистрации.
Если менеджер согласовал регистрацию данного представителя СМИ, то он переводит сделку в стадию «Ожидание посещения». При этом, автоматически отправляется письмо с приглашением и QR-кодом на E-MAIL из контакта сделки. Кроме того, в базу данных добавляется запись с данными представителя СМИ и кодом регистрации.
Эти записи также будут использоваться для функционала по регистрации посетителей на выставке и печати бейджей.
Шаг 2. Бронирование стендов через сайт.
Для участия в выставке в качестве арендатора человек заходит на сайт в раздел бронирования стенда.
Далее он указывает контактные данные, желаемую площадь аренды и запрашивает условия аренды.
На основе переданных с сайта данных система в CRM создает Компанию, Контакт и Сделку в направлении «Выставочные услуги». Сделка получает стадию «Новая». Ответственным за Контакт, Компанию и Сделку назначается сотрудник отдела продаж.
Шаг 3. Личный кабинет для арендаторов.
Менеджер связывается с контактом из сделки в направлении «Выставочные услуги», редактирует данные в CRM, заводит субэкспонентов (при необходимости). Для участия в выставке в качестве арендатора человек заходит на сайт в раздел бронирования стенда.
Далее он указывает контактные данные, желаемую площадь аренды и запрашивает условия аренды.
На основе переданных с сайта данных система в CRM создает Компанию, Контакт и Сделку в направлении «Выставочные услуги». Сделка получает стадию «Новая». Ответственным за Контакт, Компанию и Сделку назначается сотрудник отдела продаж.
Шаг 3. Личный кабинет для арендаторов.
Далее менеджер создает личный кабинет для экспонента(субэкспонента) и направляет ему на электронную почту логин/пароль.
В личном кабинете экспонент(субэкспонент) имеет возможность отредактировать данные о компании, а также добавить участников с автоматической регистрацией в CRM и отправкой E-Mail с приглашением.
При редактировании данных в личном кабинете автоматически обновляются данные в карточке компании.
Возможность редактирования данных через личный кабинет завершается в определенную дату, указанную в настройках Приложения.
Также у менеджера есть возможность блокировки личного кабинета.
Шаг 4. Настройка CRM-маркетинга
За 1 день до мероприятия всем участникам отправляется SMS-уведомление с напоминанием о мероприятии. Отправка сообщений из Битрикс24 осуществляется с помощью сервиса СМС.РУДля E-MAIL – рассылок из Битрикс24 используется сервис Send-Pulse с использованием транзакционных писем через SMTP-протокол.
Преимущества от внедрения:
- После разработки и внедрения Приложения у сотрудников значительно сократилось время на обработку регистраций участников мероприятия.
- Благодаря личному кабинету арендатора снизилось количество ошибок при передаче информации об участниках.
- Автоматическая отправка писем по настроенным E-Mail шаблонам, генерация QR-кодов посетителей, готовый экспорт данных для бейджей также существенно сократили временные издержки сотрудников.
- Благодаря CRM-маркетингу сотрудники быстро и легко выполняют массовые рассылки напоминаний о мероприятии.
Отзыв заказчика о проделанной работе:
Сотрудники ООО "ЕСГ ГРУПП" высоко оценили преимущества от автоматизации на всех этапах и планируют дальнейшие работы с нами.
Название проекта
Внедрение CRM, разработка приложения «Expo Solutions Group»
Проект партнера
WebMens
Сфера бизнеса
Выставки, семинары, конференции
Тип проекта
Облачный Битрикс24
Год публикации
2022
Узнать стоимость внедрения
