Студия 3D печати

Индивидуальный предприниматель Бойков Дмитрий Сергеевич (YO3D или Студия 3D печати) - занимаются 3Д печатью, а также изготовлением и продажей диспенсеров для стаканов. Работают на портале 10 сотрудников. Компания находится в городе Йошкар-Оле.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришёл клиент?

На момент обращения клиента у компании не было портала Битрикс24. Для ведения заказов клиентов использовались Microsoft Excel, записи на бумаге. Битрикс24 понадобился для стабильного получения информации от клиентов и ведение заказов в единой системе, чтобы не было потери информации. Кроме того внедрение системы помогло бы решить следующий ряд вопросов:

• централизованный учет базы  клиентов и легкодоступность информации по клиентам для сотрудников;

• увеличение конверсии потока клиентов, путем интеграции сайта с порталом;

• наглядное визуальное отображение процесса ведения сделок;

• увеличение скорости обработки запросов клиентов сотрудниками;

• контроль ведения сделок.

Выбор был сделан в пользу Битрикс24, так как руководитель компании имел опыт работы с данной CRM-системой, приемлемые цены по тарифам и имеется возможность в дальнейшем расширять функционал системы (например, подключить платежную систему).

Клиент выбрал исполнителем нашу компанию по отзывам других клиентов и по географическому нахождению для очного обсуждения проекта.

3. Процесс внедрения, особенности проекта

Первым этапом были настроены воронки продаж: “Продажа диспенсеров” и “Продажа печатных изделий”. При настройке стадий воронки продаж и настройки роботов на стадиях, была проведена тщательная работа с бизнес-процессами компании. Карточка сделки, контакта и компании были настроены под клиента. Также были настроены роботы для создания задач на различных этапах сделки. Задачи автоматически создавались на производство и в бухгалтерию. 

Для активной работы с новыми и текущими клиентами была подключена телефония, e-mail сотрудников, мессенджер WhatsApp через сервис WazzUp, настроен и подключен telegram бот, а также подключён Instagram.  

Сокращено время работы с договорами и счетами за счёт настройки  шаблонов документов.

В результате проведенных работ была настроена воронка продаж “Продажа диспенсеров”, а за счет роботов были настроены следующие процессы:

• оптимизирована работа с задачами: 

• на этапе “Сделка” автоматически ставится задача на производство для установления даты изготовления заказа; 

• на этапе “Контроль оплаты” автоматически ставится задача на бухгалтера для отслеживания контроля оплаты клиентом;

• на этапе “Подготовка диспенсеров” автоматически ставится задача на отдел производства для начала изготовления заказа, уточнения срока изготовления;

• на этапе “Отгрузка товара клиенту” автоматически ставится задача на ответственного за доставку сотрудника, где сотрудник должен организовать доставку и уведомить клиента о дате доставки.

• настроены уведомления на ответственных:

• на стадии “Повторный звонок” ответственному за сделку сотруднику приходит уведомлении о новой сделке;

• на стадии “Сделка” ответственному за сделку сотруднику приходит уведомлении о необходимости заполнения рерквизитов клиента;

• на этапе “Обратная связь” ответственному за сделку сотруднику приходит уведомлении/напоминание о необходимости получить от клиента обратную связь по товару. Уведомление приходит через 30 дней после попадание сделки на данную стадию. Данное уведомление направлено на ожидание доставки клиентом и времени работы клиента с товаром.

Была настроена воронка продаж “Продажа печатных изделий”, за счет роботов были настроены следующие процессы:

• оптимизирована работа с задачами:

• на этапе “Регистрация заявки” автоматически ставится задача на ответственного за сделку сотрудника, от сотрудника необходимо определить стоимость заказа, определить срок изготовления заказа и уведомить клиента о стоимости и сроках.

• на этапе “Контроль оплаты” автоматически ставится  задача на бухгалтера для отслеживания контроля оплаты клиентом;

• на этапе “Подготовка изделий” автоматически ставится задача на отдел производства, ответственные за задачу должны определить срок производства и изготовить заказ;

• настроены уведомления на ответственных:

• настроены уведомления на первой стадии, уведомления направлены на обращение внимания сотрудника о новой сделке;  

• на этапе “Отгрузки товара клиенту” ответственному сотруднику приходит уведомление о необходимости оповестить клиента о начале отгрузки товара;

• на этапе “Обратная связь” сотруднику необходимо через 14 дней получить от клиента обратную связь и система  ему об этом напомнит.

Была подключена телефония виртуальная АТС Mango Office.

Мессенджер WhatsApp был настроен через приложение WazzUp, для возможности сотрудникам писать клиентам первыми. 

После успешного внедрения портала Битрикс24 и его настройки работа между отделами была оптимизирована, отпала нужда ручной постановки задач, необходимость ручного контроля за задачами на производство или в бухгалтерию, теперь легко отследить все задачи по сделкам и на каких этапах находятся сделки. 

Одно из сформулированных условий клиента было сократить время коммуникаций между отделами, этого удалось добиться с помощью роботов постановки задач на стадиях сделки. Теперь сотрудники не тратят время на общение и напоминание коллегам о задачах. Благодаря напоминаниям шанс забыть или упустить клиента существенно снизился.
На данный момент общение с клиентами стало максимально прозрачным, всё общение можно отслеживать и контролировать в карточке сделки как сотруднику, так и руководителю.

По окончании работ компании была отправлена CRM-форма для получения обратной связи. 

Таким образом, исходя из полученной обратной связи, ожидания компании Студия 3D печати по выполненным работам и сроку реализации оправдались. Компания довольна работой специалистов и рекомендовала бы нас своим коллегам и партнерам.