Настройка бизнес-процессов ООО «Плави-Сервис»

Краткая информация о клиенте: 

Компания: ООО «Плави Сервис» 

О компании: ООО «ПЛАВИ-Сервис» является ведущим в Европе специалистом в комплексном строительстве «под ключ» и оснащении складов для хранения фруктов и овощей, оптовых рынков, центров логистики и производственных цехов различного профиля.

Город: Москва

Количество сотрудников: 20-50 

Какие задачи хотела решить компания с помощью Битрикс24?

Когда компания «Плави-сервис» обратилась в WebMens, у неё уже была установлена CRM Битрикс24. Портал работал некорректно и не отвечал запросам предприятия. 

Все настройки выполнялись нецентрализованно: периодически привлекались разные подрядчики, которые дорабатывали портал по-своему. 

За последнее время штат компании увеличился. Руководство поняло, что предприятие использует далеко не все возможности портала, вследствие чего во время принятия важных управленческих решений не хватает цифр и аналитики.  

Накопились проблемы, ошибки, недостаток функционала, поэтому было принято решение комплексно заняться перенастройкой CRM.  

Первоначальный список необходимого функционала: 

1. Автоматизированный контроль сроков во всех воронках.  
2. Уменьшение количества ручного переноса и ввода данных. Автоматизация работы в воронках. 
3. Перенос процессов внутреннего согласования в CRM. 

Процесс внедрения, особенности проекта: 

Руководитель проекта внедрения Битрикс24 предоставлял информацию для отстройки бизнес-процессов, вносил корректировки, участвовал в тестировании и принимал финальные работы.  

Когда компания «Плави-сервис» обратилась в WebMens, основной проблемой была некорректная работа уже установленного, но не настроенного правильно портала Битрикс24. Для заказчика было крайне важно выстроить систему анализа качества и количества проводимых сделок, внедрить единые стандарты работы, а также инструменты контроля эффективности сотрудников. 

С какими сложностями столкнулись на этапе внедрения: 

Для сотрудников заказчика было сложным обучение, которое проводил WebMens. Сотрудники высказали  пожелание, чтобы их обучали в более доступной форме и более динамично.  

Работа с решением. Достигнутые результаты:

Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить самые необходимые инструменты Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы. Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого. В рамках MVP было принято решение реализовать следующий функционал: 

Стандартные модули Битрикс24: 

1. CRM:  

1.1 Настроена воронка лидов.

Данная воронка предназначена для первичной обработки обращений, как потенциальных клиентов, так и действующих клиентов по которым нет сделок в работе. Здесь идет «отсеивание» некачественных обращений, спама и т.д. Задача сотрудника максимально быстро отреагировать на поступившее обращение и принять решение о дальнейшей обработке. Данная воронка буде полезна в первую очередь для руководителя, для контроля количества и качества обработки входящих обращений.

1.2 Настроена воронка продаж. 

Все потенциальные сделки фиксируются в направлении «Первичная обработка» и проходят от этапа отправки опросного листа до перевода в воронку «Регистрация проекта». Затем сделка проходит в третью воронку, в случае успеха, «Управление проектом», где идёт работа по заказу, транспортировке, сборке и в случае получения постоплаты за проект, сделка переводится в воронку «Сервисное обслуживание».

Руководитель контролирует работу менеджеров и меняет сроки задач, связанные со сделками, если того требует ситуация с клиентом.
Каждая воронка сохраняет историю работы с клиентом, все изменения в карточке сделки, информацию о товарах и документах. 

2. Бизнес-процессы: 

2.1 Внедрение бизнес-процессов по формированию документов.  

Схема обработки заключается в создании/коррекции эскизного проекта, затем создании/коррекции спецификации, в конце необходимо обеспечить сохранение текущих утверждённых файлов в системе Битрикс24. На каждом из этапов можно было вернутся и доработать каждый момент формирования документа. 

В зависимости от статуса и полей, можно сформировать разные типы файлов. В созданную папку на диске сохранялись файлы, папка генерировалась с названием «Текущая дата + время или число», чтобы можно было обратиться к архиву в любой удобный момент.  Также были созданы дополнительные поля в сделке, где из каждой можно было перейти в документ в режим редактирования

Преимущества от внедрения: 

• Во всех воронках автоматизированы постановка задач и контроль сроков. 
• А также в воронках снижено количество ручных манипуляций.  
• Сотрудники заносят данные по сделкам в CRM. Благодаря этому в Битрикс24 копятся цифры, по которым руководители могут понять, насколько хорошо дела идут в конкретном отделе или в компании в целом.  
• Бизнес-процесс позволяет формировать и согласовывать важные документы по сделке, сохранять в удобном формате для дальнейшей работы менеджеров.

Оценка сотрудничества с WebMens по 10-балльной шкале: 8 

Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе: 

• Комфортное общение. 
• Оперативные ответы. 
• Если вопрос сложный, то бизнес-аналитик WebMens выносит его на внутреннее обсуждение. Есть уверенность, что правильное решение будет найдено. 
• Участие в судьбе компании клиента.