• Создать b2b-портал для оптовых клиентов.
• Выполнить интеграцию личного кабинета, 1С и Битрикс24.
  

• Автоматизировать формирование счета и закрывающих бухгалтерских. документов.

• Создать календарь для бронирования ростера.

• Автоматизировать напоминания.

• Реализовать оформление заказа напрямую у фермера.

Процесс внедрения: чем Вебфлай помогли
На старте проекта было много гипотез, как должны работать те или иные функции. В результате мы собрали MVP, который почти 2 года проходил боевое тестирование клиентами «Колибри кофе». Обратная связь от них легла в основу будущих итераций личного кабинета: обновился дизайн, появилась адаптивная вёрстка под мобильные устройства и новые функции.


Автоматизация документооборота
Приёмка заказа, выгрузка его в программу, формирование счёта, исполнение, формирование бухгалтерских документов и начисление бонусов происходят автоматически и практически мгновенно. В результате получилось значительно разгрузить персонал и сделать сервис максимально дружелюбным к новым сотрудникам: благодаря работающей связке 1С — Личный b2b-кабинет — Битрикс24, погружение в работу новичка теперь занимает всего час. Один час против долгих месяцев обучения и контроля до автоматизации — «Настоящее чудо», как сказала Валентина Моксунова.
Конвертация валют
Менеджерам не нужно выставлять счёт в долларах, напоминать про правильную конвертацию по курсу ЦБ и всё равно потом получать оплату с ошибками. Благодаря автоматической конвертации, цифры наконец стали сходиться.
Календарь аренды ростера
У «Колибри кофе» 3 ростера для разных целей обжарки с разной тарификацией. Раньше приходилось вести запись людей самостоятельно. Сейчас система автоматически даёт возможность сориентироваться: после того, как клиент заказал кофе, она рассчитывает необходимое количество часов для выполнения обжарки купленного кофе и предлагает в календаре выбрать подходящий слот. Менеджеру остается утром открыть календарь и посмотреть, к какому времени прогреть забронированный ростер.
Напоминание клиентам о новом заказе
В Битрикс24 настроили бизнес-процесс: CRM собирает данные из 1С, отслеживает даты заказов и оповещает менеджера, если клиент давно ничего не покупал. В определённую дату Битрикс24 ставит менеджеру задачу связаться с клиентом и узнать, нужна ли помощь с профилями обжарки и надо ли оформить новый заказ. Система не запутается в датах и не пропустит ни одного покупателя.
Автоматическая задача в Битрикс24 на звонок клиенту - 

Дата напоминания настроена исходя из даты последней доставки и региона проживания клиента. Для каждого из 7 федеральных округов рассчитан свой интервал времени (от 1 до 3 недель) с учётом логистики. Также закладывается время, необходимое для того, чтобы заказчик обжарил и попробовал кофе.
Если покупатель не оформляет заказ, то менеджер оставляет в CRM комментарий с датой повторного созвона. А если оформляет, то «Колибри кофе» получает новую заявку и прибыль за счёт простой автоматизации. 
Покупка кофе напрямую у фермера
Такой способ выгоден для каждой стороны: фермеры не теряют деньги, продавая товар через биржи, где цены сильно опускают. А заказчики могут купить кофе нужного качества, сэкономив на закупке за счёт отложенной поставки. «Колибри кофе» отвечает за всю логистику. А личный b2b-кабинет позволяет клиентам выбирать и оплачивать кофе до того, как его загрузят в контейнеры и отправят в Россию. Система позволяет разбить платежи на части и будет автоматически выставлять счета за выбранный период.

Работа с решением. Результаты клиента.

• Обработка заявки происходит в автоматическом режиме. Оптовые покупатели могут оформить заказ 24/7.

• Документы формируются автоматически: выставление счета происходит с учетом текущего курса валют и бонусов покупателя.

• Система рассчитывает часы аренды ростера для обжарки нужного количества кофе и предлагает “окно” в графике.

• Система берет данные из 1С о поставках и ставит менеджеру задачу напомнить клиентам о необходимости оформить новый заказ.

• Оптовые клиенты могут купить кофе в стране фермера, до отправки в Россию, и сэкономить на этом.

Преимущества от внедрения

• Экономия времени со стороны как покупателя, так и продавца. Оформление заказа занимает около 5 минут, вместо 2-3 дней, как было ранее.

• Снизилось количество ошибок, которые ранее происходили под влиянием “человеческого фактора”.

• Заказчик получает оплату от покупателей по правильному курсу валют, ранее цифры не сходились из-за ошибок при конвертации.

• Экономия на ФОТ. Автоматизация помогла отказаться от найма еще одного менеджера.

• Выросла частота заказов. За счет автоматизации менеджер вовремя напоминает клиентам о необходимости сделать новый заказ.

• После автоматизации, чистая выручка компании выросла в 2 раза.