Автоматизация тендерной воронки продаж

Компания клиент занимается оптовой торговле вычислительной техникой, телекоммуникационным и прочим офисным оборудованием. Территориально располагается в г. Ярославль, штат компании состоит из 9 сотрудников.

В процессе ведения бизнес деятельности клиент столкнулся со следующим сложностями такими как, ведение бизнес-процессов в экселе, непрозрачность степени загрузки и эффективности сотрудников, сложный анализ их деятельности, отсутствие объективного и своевременно контроля руководством.

Ключевую роль в выборе в пользу Битрикс24 сыграла возможность интеграции с системой торгов, которую клиент планировал использовать в дальнейшей работе и удовлетворение Битрикс24 общих требований заказчика к автоматизации общих взаимодействий между сотрудниками.

На начальном этапе знакомства с клиентом была проведена бесплатная презентация продукта, сформировано мини-ТЗ, по пожеланиям клиента, клиент был проинформирован о преимуществах продукта, а также про порядок дальнейшего взаимодействия с нашей компанией в случае дальнейшего сотрудничества, что сформировало у клиента положительное представление о нас и внедряемом продукте.

В первую очередь нами решались проблемы тендерного отдела занимающего основной деятельностью клиента, основная сложность возникла в том, что переход на Битрикс24 происходил и одновременно с переходом на новую систему ведения торгов, которая поддерживала интеграцию с Битрикс24.
С сотрудниками и руководством компании клиента были проведено общее собрание, на котором разъяснены цели и преимущества изменений, общее ознакомление с продуктом и его базовым функционалом, далее были проведены более детальные инструктажи сотрудников в рамках отделов и на конкретных рабочих местах, организована горячая линия для пользователей системы и ее поддержка по настоящий момент.
 
Проведенное внедрение Битрикс24 дало руководству удобный инструмент для объективного наблюдения, анализа и контроля за ходом дел в компании, без лишнего вмешательства в рабочий процесс сотрудников, благодаря наглядности представления сделок в работе в воронке продаж и активному использованию отчетов. Отдельно стоит выделить значительную роль руководства компании, которое проявило максимальный интерес, активно способствовало интеграции, что помогло нам проделать нашу работу без значительных трудностей и проволочек. 

  На данный момент активней всего в компании используется CRM, автоматизация, конкретно роботы и бизнес-процессы, на ключевой для клиента воронке по ведению тендерной деятельности. Решены задачи по автоматическому формированию сделок (из системы торгов с авто заполненными полями), автоматизация согласования решений по участию в конкретном тендере, решена задача выставления напоминаний сотрудникам о дате проведения предстоящих аукционов.

В результате внедрения значительно сократилась скорость принятия решений по участию в каком-либо тендере, сократилось время на поиск необходимых в работе документов, особенно при передаче дел от одного сотрудника к другому в рамках бизнес-процессов.
Благодаря улучшению планирования, понятного и однозначного распределения ролей и очередности работ в бизнес процессе, снизился стресс в работе сотрудников, от возникавших ранее ситуаций «нужно было сделать вчера», «ой, а аукцион оказывается сегодня, а документы не подготовлены» и и тп.