Внедрение Битрикс24 для завода им. Платова

1. Краткая информация о клиенте

Завод металлоконструкций в Ростовской области им. Платова, имеющий доп. офисы в Москве, Хабаровске, Ектеринбурге, Перми и Кемерово.

Завод Платова — предприятие, основой которого являются тесные и взаимовыгодные отношения с клиентами вне зависимости от масштаба их бизнеса. Основное направление предприятия является конструкторская, технологическая и производственная деятельность, направленная на обеспечение предприятий металлургической, горнодобывающей и химической отраслей, а также железнодорожных путей сообщения. Предприятие ведет собственные разработки, проводит аналитический и технический анализ оборудования, что, с учетом тесного сотрудничества с ведущими предприятиями России и стран СНГ, приводит к отличным результатам.

На текущий момент у завода им. Платова есть следующие виды продуктов:

1) Горно - шахтное оборудование

2) Металлургическое оборудование

3) Вулканизационное оборудование

4) Коксохимическое оборудование

5) Насосное оборудование

6) Подъемно транспортное оборудование

Клиентами АО "Завод имени М.И. Платова" являются крупные и средние государственные и коммерческие компании металлургические заводы, химической, добывающей промышленности, а также компании связанные с транспортной, строительной, энергетической и торговой отраслью.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами пришел клиент.

В организации работы наблюдались симптомы ненужной ручной работы, отсутствие должного контроля за ситуацией и работой менеджеров, отсутствовало налаженные процессы взаимодействия между отделом продаж и производством.

Завод им. Платова на момент обращения к нам был озадачен вопросом автоматизации работы отделов продаж и производства, чтобы упростить, ускорить и систематизировать взаимодействие, повысив общую продуктивность работы всех взаимосвязанных отделов.

Вместе с тем улучшить качество работы с заказчиками, держать на контроле ключевые моменты, оперативно решать вопросы, возникающие в процессе продажи и дальнейшей реализации.

Для решения этих вопросов заказчик выбрал коробочную версию корпоративного портала Битрикс24.

3.  Процесс внедрения, особенности проекта.

Первым важным шагом к внедрению корпоративного портала является аудит бизнес-процессов компании и написание на его базе технического задания, которое определит все требования Заказчика и опишет бизнес-процессы в компании. Аудит проводится путем интервьюирования топ-менеджеров и ключевых фигур компании. По итогам аудита формируются процессно-событийная модель с декомпозицией бизнес-процессов, оптимальные технические решения для настройки Битрикс24 и точный объем работ.

На первом этапе мы настроили организационную структуру компании внутри Битрикс24, распределив роли сотрудников и права доступа к разделам CRM.

Настроили корпоративную почту и интеграцию с сайтом для сбора заявок в CRM.

Исходя из описанных бизнес-процессов в ТЗ произвели настройку следующих воронок: 

• отдел продаж, 

• конструкторский отдел, 

• производство, 

• дебиторская задолженность.

Все воронки взаимосвязаны и по мере движения сделки по воронке продаж на определенных стадиях ответственным сотрудникам ставятся соответствующие автозадачи. Например, менеджерам отдела продаж:

1. квалифицировать заявку, получить данные для расчета;

2. сделать расчет, подготовить КП, согласовать КП с руководителем. Отправить КП клиенту;

3. согласовать КП и заключить договор;

4. составить и отправить  договор клиенту.

Настроили автозадачи в воронке конструкторского отдела:

1. направить приказ в конструкторский отдел;

2. указать ответственного конструктора;

3. отправить и согласовать с клиентом чертежи;

4. отправить уведомление на производство;

5. отправить заявку на согласование с коммерческим директором, начальником производства и проектировщиком.

Настроили все необходимые пользовательские поля в карточках: компаний, контактов, сделок, что позволяет структурировать и хранить обязательную и важную информацию о Заказчике и заказах. В любой момент можно быстро найти необходимые данные и при повторных заказах не требуется собирать их заново.

Реализовали отдельно реестры (списки) документов, которые используются для хранения данных по заказам, производству и закупке, что сильно облегчает работу с каждым клиентом, особенно при повторных заказах.

В части автоматизации мы настроили бизнес-процессы на основе списков документов:

1. Бизнес-процесс проверки заполнения полей в сделке.

2. Бизнес-процесс работы с реестром заявок для создания копии сделки со всеми данными для воронки конструкторского отдела.

3. Бизнес-процесс добавления копии сделки в реестр производства из реестра заявок.

Отдельным большим и важным этапом работ была нестандартная интеграция с ПО “1С” для двустороннего обмена с Битрикс24.

Первично клиент попадает в воронку CRM в Битрикс24 и идет до стадии “заказ передан в производство”. Когда сделка попадает на этот этап в 1С создается заказ с указанным клиентом и заполненным значением номенклатура клиента, после чего заказ обрабатывается в 1С, а сделка переходит в воронку производство.

Для ускорения всех процессов документооборота мы создали в CRM Битрикс24 шаблоны следующих документов:

- заявка на производство;

- заявка на разработку тз;

- договор.

Настроили необходимые отчеты для руководителей по результатам работы отдела продаж.

Последним этапом было комплексное обучение сотрудников и техническая поддержка проекта.

4. Достигнутые результаты.

Благодаря Битрикс24 компания решила одну из приоритетных своих задач - автоматизацию бизнеса: когда процесс продаж органично перетекает в производственный процесс, а участники процесса понимают свои задачи/сроки и контролируют ход сделки.

В результате такого слаженного процесса, сотрудники успевают делать больше и правильно планировать - как продажи, так и производство продуктов, что говорит о повышении эффективности самого процесса в комплексе и работы сотрудников.

Автоматизация также улучшила и качество работы с клиентами.

Руководству гораздо легче планировать производство и сроки проектов, осуществлять контроль как за деятельностью сотрудников, так и за ключевыми показателями компании, благодаря настроенным отчетам и уведомлениям.

Битрикс24 позволила оптимизировать занесение и хранение обращений и информации о клиентах, истории коммуникаций, отслеживать сроки, планировать события в календаре производства, автоматизировать повторяющиеся заказы.

Систематизация и защита клиентской базы, как одна из важных задач компании, также была решена и больше не вызывает вопросов.

5. Преимущества от внедрения

Регламентированность действий сотрудников - не нужно искать инструкции и вспоминать, кто и что должен делать - все задачи и уведомления автоматически появляются у ответственных в нужный срок.

Автоматизация повторяющихся действий и ручной работы, двусторонний обмен с 1С помогают снизить уровень рутины и освободить время сотрудников для важных дел. В качестве бонуса - позволяет избежать ошибок “человеческого фактора”.

Повышение эффективности коммуникаций - вместо переписки в почте и телефонных звонков, бегания по отделам с листом бумаги, поиска и согласования последней версии документа - вся необходимая информация автоматически передается ответственным на нужном этапе, а вся история прохождения документа видна в самом процессе.

Учет в документообороте - все документы и заявки хранятся в едином реестре со сроками, суммами, ответственными, файлами и т.д.

6. Примеры использования системы в рабочих ситуациях конкретного отдела/департамента.

Общая логика работы в разделе CRM с клиентами:

При входящих, исходящих запросах - менеджер по продажам создает сделку в воронке продаж, заполняя поля карточек: сделка, компания, контакт.

Цель менеджера - заключить договор с клиентом, создать реестр заявки на просчет конструкторами данного изделия (реестр привязан и находиться внутри карточки сделки, а также в отдельном меню - списках, для удобства работы конструкторов).

При успешном завершении сделки в воронке продаж - формируется сделка в воронке “Конструктора”, где также отражен реестр заказа. Приходит уведомление руководителю конструкторов о том, что поступила заявка на проектирование. В ходе работ, при заполнении поля, в реестре заказа “передаем на производство (да/нет)” создается реестр производства, сразу поступает уведомление руководителю производства о новых позициях.

Производство работая над заказом может создавать реестр закупки - в отдельном списке, а также устанавливать статусы работы над конкретными позициями в заказе.

7. Отзыв заказчика о проделанной работе.

Автоматизация бизнеса - это была одна из приоритетных задач нашей компании. В ходе исследования вопроса выяснилось, что Битрик24 способна закрыть эту потребность. Мы обратились к нескольким подрядчикам и выбрали MMP GROUP, исходя из таких критериев, как глубина погружения в вопросы проекта и детальное КП с описанием условий сотрудничества и примерами реализаций похожих задач.