Битрикс24 для компании СФО НАЛ

1. Краткая информация о клиенте

 Компания «СУДЕБНОЭКСПЕРТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ СФО НАЛ» состоит из 90 человек и ведет деятельность в сфере лабораторных исследований и различных экспертиз. Основной офис компании находится в г. Барнауле.

2.Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?

Клиент уже имел опыт работы в коробочной Битрикс24 и пришел с запросом на изменение функционала системы.

Основные задачи, которые было необходимо выполнить: 

- организовать работу менеджеров и лаборантов 

- получить статистику по проектам

- получить данные по эффективности работы менеджеров

- избавить менеджеров от рутинных операций

- исправить ошибки в работе коробочной версии портала

3. Процесс внедрения, особенности проекта

На основе интервью с клиентом было составлено техническое задание с расписанным планом работ по настройке бизнес-процессов.

Список выполненных работ:

- настроена структура компании

- исправлены ошибки в работе коробочной версии портала

- настроено резервное копирование данных

- настроены воронки сделок, карточки, роботы

- автоматизирован процесс продажи и производства с помощью бизнес-процессов

- организована и автоматизирована работа сотрудников лаборатории по проектной деятельности на смарт-процессах

1.     Воронки

Под каждое направление продаж настроена отдельная воронка. 

Воронка «Продажи»: работа с собственными заявками на услуги, квалификация клиента, составление договора, оплата счета, передача в производство и контроль завершения производства. 

Воронка «Госзакупки»: работа с заявками, полученными по контракту на государственные закупки, передача в производство и контроль завершения контракта.  

Воронка «Субподряды»: работа с разовыми заявками по субподряду, передача в производство и контроль завершения работ.

2.     Роботизация

Воронка «Продажи»: на первой стадии ответственный менеджер получает уведомление о заявке. Также на стадии настроен контроль, если про сделку забудут.

После того, как квалификация пройдена, менеджеру ставится задание созвониться с клиентом и начать переговоры. Если переговоры начаты, сделку можно передвинуть на одноименную стадию и отслеживать процесс. Забытая на стадии «Квалификация пройдена» сделка уйдет на контроль руководителю через 15 и 30 дней. 

Как только клиент согласен заключить договор, менеджер высылает документы со счетом. На стадии «Счет отправлен» менеджеру ставятся задания отследить оплату счета. 

После оплаты счета сделка двигается автоматически в стадию, соответствующую указанной услуге. Создается элемент смарт-процесса «Лаборатория», менеджер получает запрос указать даты ведения проекта. После завершения смарт-процесса менеджер получает задание отправить результаты клиенту, получить ответ и завершает сделку после их выполнения. 

В воронке «Госзакупки»: после заключения контракта руководитель направления получает задание назначить ответственного. Новый ответственный так же становится ответственным за контакт и компанию. После передачи проекта в производство запускается бизнес-процесс, создающий элемент смарт-процесса для лаборатории. Как только контракт выполнен, менеджер получает задание проконтролировать получение оплаты. После получения оплаты сделка завершается.

Воронка «Субподряды» имеет структуру, аналогичную продажам, н ос меньшим количеством контроля. При передаче заявки в производство создается элемент смарт-процесса для лаборатории. После отправки результатов сделка закрывается менеджером. 

3.     Бизнес-процессы

1 Передача в производство: при запуске бизнес-процесса из роботов все документы по сделке добавляются на Диск, ответственному лаборанту ставится задача начать работы с информацией по сделке. 

2 Согласование договора: с помощью бизнес-процесса в ленте был организован реестр договоров с информацией о согласовании (дата, согласующий, статус договора). При добавлении данных по договору руководителю подавшего заявку отправлялось задание согласовать договор. В зависимости от результата выполнения проставляется статус договора. 

3 Аудит: при создании/изменении сделки в зависимости от направления (госзакупки, субподряд, продажи), необходимости аудита и стадии сделки определенному лаборанту ставится задача провести аудит. 

4 Расчет остатка суммы: при изменении сделки рассчитывается сумма остатка в зависимости от оплаченной суммы. Если сделка не завершена, но результат работ отправлен клиенту, менеджер получает комментарий с суммой остатка и задание проконтролировать оплату по сделке.  

5 Смена ответственных: при смене ответственного в сделке ответственный меняется в контакте и компании.

6 Назначение агентов: в зависимости от ответственного за сделку департамента автоматически проставляется ответственный за сделку агент и добавляется в наблюдатели к сделке. 

4.     Смарт-процессы

Смарт-процесс «Лаборатория» настроен для распределения работ по сотрудникам и отделам лаборатории. Настроенные канбаны направлений процесса позволяют наглядно оценить, сколько проектов находится на стадиях.

Направление «Новая заявка»: руководитель лаборатории получает задание распределить проект на ответственного. Ответственный готовит данные для начала проекта; если данных недостаточно, руководитель переводит процесс в соответствующую стадию. После проверки проект переносится в работу в соответствующее направление. Если работы по проекту предусмотрены в двух направлениях, процесс копируется, работа идет параллельно. 

Направления «ГТИ» и «Аналитическая группа»: направления разделены в соответствии с видом услуг и исполняющим работы подразделением для распределения прав доступа.

Проект идет последовательно до завершения. Если ответственный не сдает проект вовремя, все наблюдатели и руководители получают уведомление проконтролировать процесс. После окончания работ ответственный сотрудник меняет стадию, далее с проектом завершает работу менеджер, отправляет результаты клиенту и закрывает сделку. 

 4. Работа с решением. Достигнутые результаты

 Все заявки по продажам и проектам фиксируются в CRM и смарт-процессах, это наиболее активно используемые функции. 

Ведение сделок значительно упрощает работу по клиентам, у сотрудников всегда есть быстрый доступ к базе сделок, контактов и проектов. 

Установленные роботы по контролю забытых новых заявок и контролю сроков проекта помогли руководителям тщательнее отслеживать эффективность работы сотрудников и показали необходимость сбора отчетов по выполненным делам.

 5. Преимущества от внедрения

Автозадачи по контролю оплат помогли быстрее получать остатки по оплате от клиентов.

Задачи о получении обратной связи повысили количество полученных от клиентов данных для анализа эффективности работы компании и сотрудников.

Благодаря смарт-процессам отдел лаборатории стал работать более слаженно.

 6.    Отзыв клиента

От клиента был получен следующий отзыв: выражаем благодарность компании «21 Век» за проделанную работу по внедрению Битрикс24. Все наши пожелания по доработкам были учтены, ТЗ составлено грамотно и четко, проект выполнен профессионально, в срок и по лояльной цене.